Andy LeIn che modo le capacità operative di Teamsystem coadiuvate dal giusto robot rendono possibile primeggiare sulla concorrenza.
Molto frequentemente, all’interno degli studi professionali, i soci non hanno la precisa conoscenza di ciò che accade all’interno del proprio studio in termini di allocazione, ore lavorate e priorità su cui i dipendenti si concentrano.
Le attività che maggiormente sottraggono tempo prezioso agli impiegati sono quelle contabili, che vengono tuttora svolte manualmente perchè “si è sempre fatto così”.
Tuttavia, è proprio il fatto che il modus operandi sia rimasto invariato per anni che rende impossibile per i soci dello studio avere una chiara idea di quali attività, e quali no, portano a ingenti perdite di tempo.
Ed è proprio per questo motivo che si fatica a visualizzare a pieno i vantaggi che potrebbero essere apportati da un’automazione intelligente.
Ciononostante, grazie ad uno studio che è stato svolto in collaborazione con dei nostri clienti operativi nella regione Veneto, possiamo dimostrare che, a distanza di soli tre mesi dall’inizio dell’implementazione con i robot, la quantità di ore che vengono risparmiate all’interno dello studio ,grazie all’automazione di procedure standard e monotone, porta a importanti variazioni all’interno del bilancio dello studio.
Quello che accade quindi, è che l’automazione di determinate procedure contabili e di riconciliazione bancaria porta il commercialista ad essere nuovamente padrone del proprio tempo, non dovendo più spendere intere giornate davanti al pc per operazioni standard e noiose. Questo perché tali mansioni verranno svolte da robot altamente specializzati capaci di svolgere il lavoro quantitativo in modo veloce, puntuale e con un margine di precisione prossimo al 100%.
Pertanto, il professionista commercialista, avrà l’opportunità di seguire un numero maggiore di clienti, di creare per loro servizi che hanno un vero valore aggiunto e quindi, con il tempo, introiti maggiori.
Le operazioni automatizzabili che portano un maggiore guadagno in termini di capitale economico e umano sono, allo stesso tempo, operazioni che solitamente non possono essere automatizzate perché troppo complesse.
Elenchiamone una parte:
- Registrazione fatture multilinea { con più beni e diverse righe di fatturazione}
- Registrazione fatture con Competenze
- Registrazione fatture con cespiti
- Registrazione fatture con nuove anagrafiche
- Registrazione ritenuta d’ acconto
- Impostare regole di registrazione in Teamsystem
- Regole contenenti stringhe per diminuire i flussi di lavoro futuri.
- Registrazione fatture attive nei Sezionali
- Registrazione fatture passive nei Sezionali
- Registrazione Fatture attive e passive per le ditte quater
- Registrazione fatture attive per diversi tipi di codici ricavo
- Riconciliazione e mappature di fatture e transazioni bancarie su TS-pay
- Reverse Charge
- Auto Fatturazione
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La pillola -6 : Registrazione fatture attive per diversi tipi di codici ricavo
Scenari operativi:
Il problema riguardante i codici di ricavo multipli si manifesta per quelle ditte che lavorano in settori operativi differenti tra di loro. Basandoci sulla nostra esperienza, possiamo dire che il caso concerne solitamente le aziende che vendono sia beni che servizi.
Questa casistica però può verificarsi anche per scenari maggiormente complessi in cui le tipologie di ricavi possono variare anche da 3 a 5.
Si tratta di casi molto di nicchia ma che, malgrado ciò, esistono.
Impatto sul lavoro:
Grazie alla nostra esperienza, possiamo affermare che questa casistica non impatta un importante numero di ditte. L’automazione della registrazione delle fatture attive per diversi tipi di codici ricavo, invece, può avere un impatto sostanziale sull’ economia dello studio del commercialista.
È infatti vero che, per talune ditte, i cui volumi di fatture attive sono significativi, lo svolgimento di questa operazione può richiedere un notevole sforzo in termini di tempo per lo studio.
Grazie alle analisi svolte nei riguardi di studi che hanno già eseguito una transizione verso l’automazione dei processi più monotoni, possiamo affermare che solitamente queste aziende non sono propositive all’idea di tornare allo svolgimento manuale di tutte queste operazioni e, inoltre, non tollerano l’idea di avere porzioni di lavoro non automatizzate. Porzioni di lavoro che quindi richiedono l’impiego di capitale e tempo umano per il loro svolgimento.
Come funziona Il binomio Teamsystem-Robot:
Il funzionamento di questo binomio e’ molto lineare.
Tutti i robot di automazione e robotizzazione dei processi hanno un cosiddetto file di’ impostazione all’interno del quale il commercialista spiega al robot come comportarsi a seconda delle situazioni.
Parlando del caso specifico della contabilità il file contiene al suo interno una lista dove sono riportate tutte le ditte su cui va effettuata una scelta rispetto a quale modalità operativa va utilizzata.
In questo caso infatti, basta semplicemente avvertire il robot che, una determinata ditta, ha diversi codici di registrazione del fatturato.
Serve inoltre impartire al robot dei suggerimenti per come trovare e individuare le linee di fatturazione da associare ad alcuni codici rispetto ad altri. La seconda richiesta non e’ necessaria per i sistemi d’ intelligenza artificiale generici ma, nel nostro caso preferiamo introdurla in quanto, in genere, il commercialista italiano si dimostra poco tollerante nei confronti dell’errore statistico legato all’intelligenza artificiale.
In questo modo, oltre ad ottenere maggiore certezza di precisione, avrai la garanzia che le performance verranno eseguite con percentuale d’errore quasi nulla.
Benefici concreti:
Questa funzione permette di estendere la tipologia di casi e processi che vengono completamente robotizzati. Progressivamente diminuiscono i volumi di fatture per i quali il robot richiede un feedback. Nel tempo quindi questa funzionalità si rivela un grande alleato per diminuire l’ intervento umano in operazioni tediose ed estremamente noiose.
Riassumendo con qualche postilla
- Con Mentaly potrai assicurarti livelli di precisione vicini al 100% dall’inizio alla fine del processo di registrazione, dimenticati l’errore umano!
- All’interno del tuo studio tu e i tuoi soci potrete offrire un valido supporto strategico sfruttando la tecnologia offerta dall’analisi predittiva attraverso dashboard dettagliate, questo servizio renderà il rapporto con i vostri clienti maggiormente stabile, difficilmente vi lasceranno dopo aver visto la potenzialità degli strumenti che possedete
- Grazie al robot sarai sollevato dallo svolgimento di operazione e incarichi ripetitivi e sarai nuovamente padrone del tuo tempo
Liberati da ogni dubbio! Saremo entusiasti di darti ancora più informazioni riguardo alle enormi potenzialità del binomio Teamsystem-Robotizzazione nella chiamata gratuita di 30 minuti a tua disposizione.
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