Andy LeRiducendo al minimo il carico residuale di data entry da svolgere manualmente si ottiene sia precisione che tempo libero da dedicare al cliente.
Sarà noto ai più che la robotizzazione dei flussi operativi attraverso l’introduzione di strumenti tecnologici innovativi e il disegno di nuovi processi all’interno degli studi professionali rappresenta parte di un progetto di digitalizzazione più ampio e ormai in fase di sperimentazione da diversi anni.
Una vera e propria trasformazione che coinvolge i settori più disparati, ma che vede protagoniste le aree in cui la quantità di operazioni suscettibili a automazione raggiunge il grado più elevato.
La rivoluzione digitale si impernia infatti sull’idea di introdurre supporti nuovi nel normale svolgimento delle attività lavorative al fine di ridisegnarne i processi.
E’ qui che la robotica svolge un ruolo di primo piano: è attraverso l’automazione robotica che professionisti come te hanno l’opportunità di eliminare inutili sprechi di tempo, abbattere i costi e liberarsi da avvilenti mansioni ripetitive. Ciò avviene grazie alla facoltà di tale strumento di eseguire operazioni di routine nel corso delle quali solitamente l’essere umano commette errori che alla fine del giorno si rivelano fatali.
Prestando attenzione a una visione di insieme, ti sarà facile intuire come a tale semplice provvedimento si leghino in realtà una serie di vantaggi concreti. Automatizzare le mansioni ripetitive significa emancipare le prestazioni del tuo studio professionale dall’assunzione di nuovo personale; significa limitare le spese grazie alla possibilità di svincolarti dai dipendenti meno produttivi. Significa costruire valore.
Vediamo però in quali casi la robotica in simbiosi con Teamsystem mostra i suoi risultati più significativi:
- Registrazione fatture multilinea { con più beni e diverse righe di fatturazione}
- Registrazione fatture con Competenze
- Registrazione fatture con cespiti
- Registrazione fatture con nuove anagrafiche
- Registrazione ritenuta d’ acconto
- Impostare regole di registrazione in Teamsystem
- Regole contenenti stringhe per diminuire i flussi di lavoro futuri.
- Registrazione fatture attive nei Sezionali
- Registrazione fatture passive nei Sezionali
- Registrazione Fatture attive e passive per le ditte quater
- Registrazione fatture attive per diversi tipi di codici ricavo
- Riconciliazione e mappature di fatture e transazioni bancarie su TS-pay
- Gestione flussi di fatturazione che richiedono intervento manuale commercialista
- Reverse Charge
- Auto Fatturazione
- Automazione invio F24
- Automazione comunicazione F24 con il cliente
- Automazione scarico libro giornale e creazione dashboard di analitica
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La pillola -8 : Riconciliazione e mappature di fatture e transazioni bancarie su TS-pay
Scenari operativi:
Questo è una delle grandi insidie legate alla contabilità. Associare la parte di contabilità con gli effettivi flussi finanziari che tipicamente vengono registrati nelle banche. Questo serve per poter produrre i flussi di cassa, lo stato patrimoniale e varie analisi sull’ effettiva liquidità e solvenza dell’ azienda. L’operazione consiste in pratica nell’associare un fattura ad un effettiva transizione di denaro registrata in banca.
Impatto sul lavoro:
L’impatto sul lavoro del commercialista e’ molto rilevante. Parliamo di una delle attività più onerose per il gruppo, sia dal punto di vista della quantità di tempo investito, sia dal punto di vista della qualità delle energie profuse, dal momento che a lungo andare può condurre al logoramento della stimolazione mentale, necessaria invece per il raggiungimento degli obiettivi.
Questo processo ha due componenti principali:
- a) l’ acquisizione delle transizioni bancarie
- b) l’ associazione della transazione bancaria con le fatture attive e passive.
Cumulativamente questi due processi rappresentano nella nostra esperienza tra il 20 ed il 40% del lavoro in contabilità degli studi professionali. A loro volta le due componenti rappresentano approssimativamente il 60% ed il 40% del tempo impiegato. Queste percentuali tuttavia cambiano da studio a studio e da cliente.
Come funziona Il binomio Teamsystem-Robot:
La nostra strategia tecnologica per il momento è stata quella di coadiuvare TS-pay, un nuovo servizio di Teamsystem, con un robot che lavora in simbiosi con TS-pay. TS-pay fondamentalmente risolve il primo dei due flussi di lavoro citati prima. Ovvero l’ acquisizione e digitalizzazione dei dati delle transizioni bancarie all’interno del gestionale. La migrazione a TS-Pay per lo studio non è una transizione indolore. Infatti convincere i clienti a dare accesso diretto alle banche e soprattutto a svolgere tutto il processo di sottoscrizione e autorizzazione digitale, che è corposo, non è semplicissimo.
I benefici sono ovviamente notevoli in quanto una volta che TS-pay è collegato alle banche si risparmia tra il 50 ed il 60% del tempo che viene dedicato alla riconciliazione delle fatture con le transizioni bancarie.
E’ qui che si innesta la nostra proposta: il nostro robot ha la finalità di eliminare gran parte del rimanente 40-50% del lavoro ripetitivo e tedioso. In questo caso il robot lavora sul principio già più volte affermato di eseguire automaticamente in maniera indipendente dall’ utente una serie riconciliazioni tipo 70-80% per i casi più evidenti mentre una una porzione minoritaria richiede un feedback al commercialista. Il feedback viene dato in maniera veloce tramite un foglio Excel senza la necessità di entrare nei meandri della complessa interfaccia utente di Teamsystem.
Benefici concreti:
Il connubio tra TS-pay ed il nostro robot elimina circa il 25-40% del lavoro che normalmente svolgono gli studi contabili, costringendo il personale a dedicarsi ore e ore a operazioni alienanti. Si tratta di una delle automazioni più importanti con un grosso effetto sui processi produttivi ed il benessere mentale del commercialista e dei suoi collaboratori.
Ora un rapido sguardo alla nostra proposta
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- Riduce il lavoro contabile sino a un a percentuale del 96%, consentendo al tuo team di focalizzarsi su attività a più alto valore aggiunto
- monitora autonomamente le proprie performance agendo in quasi totale autonomia. Una volta configurato, è in grado di interagire con l’utente in base alle sue indicazioni.
- Il software riduce drasticamente il margine d’errore potenziando le performance del tuo studio professionale.
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