Facciamo esempi  concreti

Molti sono i casi che possono confermare l’efficacia di un robot circa la precisione delle sue prestazioni. Prendiamo l’esempio dei clienti  fornitori e della  riconciliazione bancaria. In uno studio professionale con soli due aiutanti è possibile che questi creino  due nomi per il medesimo fornitore per poi scambiare lo stesso tra due clienti generando intoppi su intoppi che inevitabilmente lo studio dovrà sistemare in fase di controllo. Tutto questo nonostante le nuove versioni di Teamsystem propongano un’anagrafica unica. Ecco, questo è un classico errore di mancanza di standardizzazione.

Un altro esempio tipico è il codice di registrazione fatture. Prendiamo il caso dei carburanti; ci sono diverse sottocategorie con deduzioni irpef  e altre differenti. Qui accade di frequente che la stessa esatta situazione venga registrata in due diverse maniere per mano di due diversi collaboratori. Inoltre, si verifica spesso che due ditte gestite dallo stesso studio possano avere a fine anno detrazioni fiscali differenti pur avendo un profilo di spesa simile.

Ancora più grave è il caso in cui più collaboratori si alternano alla registrazione fatture di una stessa ditta dove si finisce per contabilizzare in maniera sempre diversa, senza alcuna coerenza, a scapito del cliente.

Mancanza di standardizzazione? Vediamo altre problematiche.

Chi più ne ha più ne metta. Ma continuiamo fornendo esempi concreti.

Un altro settore in cui le problematiche di processo sembrano essere ordinaria amministrazione è quello del caricamento manuale delle fatture dell’ade. Si tratta di un flusso residuale, eppure ancora c’è.

Qui la situazione si complica: il motivo è che talvolta TS digital non accetta le fatture durante la prima prova per poi riuscirci durante quella successiva.

 In sostanza qui succede che alcune fatture o non vengono caricate o si generano delle disfunzionalità con le fatture estere, le auto fatturazioni e le fatture della pubblica amministrazione. Il sintomo cambia di volta in volta ma la  causa rimane la stessa: mancanza di standardizzazione e regole ferree.

Veniamo poi a due ulteriori casi per veri intenditori. 

• Il primo: il caso della proliferazione selvaggia del sezionale in cui ogni dipendente ne crea a iosa senza seguire una visione d’insieme per lo studio. Questo, inutile spiegarlo, con il risultato di aumentare drasticamente la complessità della gestione dello studio.

• Il secondo; questo è il caso in cui si creano regole di registrazione con codici conto che fanno parte del piano dei conti riservato a teamsystem. Tipicamente al primo aggiornamento di TS questi conti vengono azzerati e tutta la classificazione viene persa. 

Quando si fa la moltiplicazione di tutte le casistiche che esistono nel caricamento, registrazione di fatture e transizioni bancarie, così come nelle variazioni che si possono apportare ai piani dei conti ne esce fuori un quadro caotico. Un quadro in cui la mancanza di standardizzazione conduce a risultati disomogenei e a ore di lavoro perso.

I benefici della standardizzazione sono molteplici, ma andiamo nello specifico. Grazie alla nostra proposta, potrai capire alcuni dei numerosi vantaggi garantiti dall’automazione. Frutto di anni di esperienza e ricerca, abbiamo messo a punto Mentaly, un software che collabora in simbiosi con Teamsystem in grado di snellire fino al 96% del lavoro ripetitivo riducendo drasticamente il margine d’errore. Cos’altro fa il robot? Ebbene, le sue funzioni non si riducono a questo.

• Dall’analisi delle fatture Mentaly rende i dati fruibili e accessibili utili per la progettazione di nuovi e vantaggiosi servizi per il cliente.
• Lavorando in quasi totale autonomia, persino di notte e nei weekend, Mentaly dialoga con l’utente in base alle sue esigenze, permettendo una gestione dei processi efficace senza alcuna perdita di controllo. 
• Presenta un’interfaccia familiare e semplice da usare per il commercialista abituato a usare Excel. Persino il professionista meno ferrato in tecnologia potrà usufruire in fretta dei vantaggi di un software innovativo. Questo grazie anche al nostro supporto.

Le funzioni e i vantaggi del software non finiscono qui. Ne abbiamo parlato approfonditamente nei nostri articoli precedenti. Vuoi evitare gli errori? Passa alla standardizzazione. Prenotando una sessione gratuita di 30 minuti potrai ottenere le chiarificazioni di cui hai bisogno.