Un Passo Indietro per decifrare il Contesto Tecnologico

Spesso, quando affrontiamo temi quali automazione, robotizzazione di processo  e intelligenza artificiale, la discussione si perde in affermazioni vaghe o promesse utopistiche. Tuttavia, il nostro intento è di schivare tali generalizzazione e spostarci su un piano diverso. Il nostro obiettivo consiste nel far luce sui dettagli tecnici che rendono possibile la robotizzazione  della riconciliazione bancaria. Abbiamo citato l’automazione intelligente come fulcro della soluzione: cosa comporta realmente in termini specifici?

Il Dettaglio che Fa la Differenza: Imparare dalle impostazioni dell utente 

L’automazione intelligente è supportata da un insieme di algoritmi in grado di imparare dai dati. Si tratta di un approccio che analizza le transazioni passate e le relative classificazioni per prevedere la categoria di nuove transazioni. Non stiamo parlando di un algoritmo rigido e predefinito, ma di un sistema che si adatta e si perfeziona nel tempo grazie agli input iniziali e alle correzioni degli utenti.

Sfatiamo un mito: Il ruolo dei sistemi di acquisizione dati dalle banche 

Quando si introduce lo studio professionale alla riconciliazione bancaria, non è raro trovarsi di fronte a una nube di incertezze. Gli studi infatti, tendono a  confondere il ruolo connesso all’acquisizione del dato dai conti correnti nel gestionale con quello riguardante l’elaborazione della contabilità sul dato. Ciò significa scegliere tra contropartita contabile, cliente e fornitore o codice di costo della specifica transizione. Sebbene l’acquisizione dei dati svolga un ruolo decisivo nell’ottimizzazione del tempo investito in contabilità, essa non rappresenta l’essenza stessa della riconciliazione.

La PSD2 come Catalizzatore: Innovazione nei Processi Contabili e Distinzione dei Flussi di Lavoro

Ne avrai sentito parlare: la PSD2, o Direttiva sui Servizi di Pagamento 2, è una regolamentazione dell’Unione Europea che impone alle banche di concedere l’accesso ai dati dei conti correnti, sempre previo consenso del cliente, a fornitori di servizi terzi conosciuti come Account Information Service Providers (AISP). Questo accesso deve avvenire attraverso un processo altamente dettagliato e regolamentato.

Numerose software house stanno sviluppando e integrando servizi, sia propri sia di terzi, per sfruttare le potenzialità offerte da questa direttiva. Un esempio è Teamsystem Pay. Tali soluzioni consentono agli studi di aggiornare automaticamente e quotidianamente i dati delle transazioni bancarie nei loro sistemi gestionali, eliminando la necessità di telefonate o importazioni manuali di file con elenchi di transazioni mensili.

L’introduzione di simili sistemi rappresenta un vantaggio significativo per gli studi contabili; si traduce in una drastica riduzione dei tempi di lavoro, una comunicazione più efficiente e una maggiore tempestività nell’accesso ai dati. I consulenti Mentally possono aiutare gli studi che hanno remore su questi servizi sul come renderli efficienti e governare il carico di autorizzazioni necessarie per integrare questi servizi già esistenti nel vostro gestionale e poi nei robot Mentally. 

Tuttavia, è essenziale non perdere il focus: la mera acquisizione automatizzata dei dati non si sostituisce alla complessità del processo di riconciliazione bancaria. Gli studi professionali devono comprendere che l’aggiornamento delle informazioni bancarie e l’elaborazione contabile delle transazioni rappresentano due flussi di lavoro distinti. Entrambe le fasi sono cruciali, ma hanno esigenze e trattamenti differenti.

Il Ruolo Primario del Robot: Assorbire il Sovraccarico

Il sistema, basato su un progressivo insieme di algoritmi e dati forniti dall’utente, costituisce una soluzione tutt’altro che banale, ma si dimostra di inestimabile aiuto per gli studi contabili nell’affrontare le ingenti quantità di transazioni bancarie che giungono quotidianamente. Questo supporto tempestivo e concreto si traduce in una significativa riduzione delle ore impiegate in una delle attività più laboriose all’interno degli studi contabili. Tuttavia, è importante sottolineare che la quantità precisa di flusso di lavoro eliminato e le ore risparmiate devono essere valutate caso per caso in un approccio operativo che richiede diversi mesi di osservazione e sperimentazione. Il nostro consiglio per gli studi contabili è di iniziare quanto prima il processo di meccanizzazione e robotizzazione del flusso delle fatture per acquisire una solida competenza nella gestione dei robot digitali e successivamente intraprendere il percorso con i robot dedicati alla riconciliazione bancaria.

Massimizza l’Efficienza Operativa con l’Automazione delle Transazioni Bancarie

Facciamo il punto della situazione: l’integrazione dell’automazione e dei robot nella gestione delle transazioni bancarie offre agli studi contabili una serie di benefici sostanziali. In particolare:

• l’automatizzazione focalizzata sui processi di fatturazione e corrispettivi consente una significativa riduzione del carico di lavoro manuale, permettendo ai professionisti di dedicare più risorse alle attività di analisi finanziaria e consulenza strategica ad alto valore aggiunto.

• Nonostante l’intrinseca complessità di talune operazioni, l’automazione consente di minimizzare gli errori umani, migliorare la precisione delle registrazioni finanziarie e garantire la coerenza dei dati. Questo si traduce in una maggiore trasparenza e affidabilità nelle operazioni interne dello studio e nelle relazioni con i clienti.

Delineato il quadro, a questo punto appare chiaro come un elemento da considerare sia il tempismo. Finora abbiamo parlato di benefici sul piano generale, ma è in questa sezione che ci concentreremo sul particolare; si tratta di Mentally, una proposta da noi elaborata e della quale puoi usufruire sin da subito. Con Mentally.ai hai la possibilità di accedere ai benefici sopracitati e agire su tutti quei processi che spesso incrinano la produttività degli studi professionali italiani. Le tempistiche con le quali si decide di avviare l’implementazione con il robot è un aspetto che influisce notevolmente sui risultati auspicati. 

Sappiamo che attendere ulteriormente per alcuni non è un’opzione, soprattutto in un momento in cui sembra che lo standard qualitativo generale delle modalità operative si stia elevando velocemente e i commercialisti fanno sempre piu’ fatica a approvvigionarsi di adeguata forza lavoro per venire incontro a questa domanda crescente. Consultando il nostro team di esperti, potrai valutare un percorso di potenziamento del tuo studio e cominciare a costruire una soluzione adatta alle tue specifiche esigenze.  Per farlo, basterà prenotare una consulenza gratuita in cui valutare i dettagli del piano proposto. Clicca sul bottone in basso.