Il Dilemma delle Scadenze:

Come saprai, la maggior parte degli studi professionali vive all’ombra delle scadenze, con la convinzione che ogni attività debba essere incastrata in un rigoroso calendario fiscale. Questo approccio non solo è obsoleto ma ignora il potenziale della robotizzazione, il quale può rivelarsi particolarmente prezioso proprio nei periodi di picco. A ridosso dell’estate spesso si crede di non poter intervenire più e di dover aspettare almeno l’arrivo di settembre per ripartire e per iniziare un percorso nuovo. Un’idea che ha scarso fondamento quando si tratta di robotizzazione dei processi: l’integrazione di un collaboratore robotico all’interno del team non prevede alcun limite di tempo. E’ possibile compiere il passo in qualsiasi periodo dell’anno, persino nei momenti in cui di solito si tende a rimandare e dove, anzi, il robot può risultare una vera ancora di salvezza. Un esempio sono proprio i mesi estivi, quando gli adempimenti fiscali si intensificano e i collaboratori faticano a starvi dietro. E’ in tali occasioni che la robotizzazione presenta i suoi più grandi vantaggi:

lo snellimento delle operazioni, grazie al suo aiuto,permette al commercialista di arrivare a settembre con la contabilità già organizzata e pronta per le verifiche.

Altra falsa credenza: La Confusione dei Contratti Software

L’industria della contabilità è da tempo influenzata da pratiche e aspettative consolidate, in particolare quando parliamo di introduzione di nuovi strumenti e soluzioni software. Tradizionalmente, i contratti con fornitori di software di gestione si estendono su più anni e tendono a sincronizzarsi con l’anno fiscale, creando un ciclo che può ostacolare l’agilità e la flessibilità richieste dal dinamico ambiente di business attuale.

Molti commercialisti sono così portati a pensare che ogni significativa evoluzione tecnologica debba avvenire in coincidenza con l’inizio di un nuovo anno fiscale. Nulla di più errato.

Si tratta solo di un’altra convinzione radicata nella logica dei monolitici sistemi di gestione, i quali spesso richiedono una transizione o un aggiornamento massivo delle infrastrutture IT e dei database durante i periodi di rinnovo contrattuale.

Tuttavia, come accennato, l’avvento dei robot contabili rappresenta un distacco da questo modello tradizionale. Questi strumenti di automazione non sono vincolati dai cicli contrattuali e non richiedono la completa sostituzione dei sistemi IT esistenti. Possono essere integrati gradualmente nell’ecosistema software di uno studio contabile, iniziando a robotizzare processi specifici, come l’elaborazione delle fatture o la riconciliazione bancaria, senza interrompere le operazioni in corso.

I robot contabili sono progettati per essere flessibili e scalabili, con la capacità di adattarsi alle strutture dati esistenti e di lavorare in parallelo con altri software di gestione. Questo permette una transizione fluida e graduale, minimizzando i rischi e le interruzioni che normalmente accompagnano l’implementazione di nuove tecnologie.

Adottare un simile strumento significa poter agire su una roadmap personalizzata e indipendente dalle restrizioni temporali imposte da accordi pluriennali. È possibile iniziare con un singolo processo, valutarne l’impatto e l’efficacia, e poi espandere gradualmente l’automazione ad altri ambiti, seguendo il ritmo naturale di crescita e le esigenze specifiche dello studio

Procrastinazione: Un Nemico Silente

Altro punto sul quale focalizzare la nostra attenzione. La procrastinazione nell’introduzione di innovazioni tecnologiche rappresenta un nemico insidioso all’interno degli studi contabili. La tendenza a posporre può derivare da abitudini consolidate che inducono i professionisti a pianificare cambiamenti significativi in momenti precisi, come l’avvio dell’anno fiscale, trascurando il fatto che l’adozione e la formazione all’uso di robot contabili è un processo che beneficia di un avvio immediato. Rinviare tale passo strategico non fa altro che protrarre la mancanza di quei benefici che la robotizzazione è pronta a fornire. 

Ogni giornata lavorativa trascorsa senza il supporto della robotizzazione rappresenta una serie di opportunità non colte: tempo che, se investito nell’apprendimento e nell’integrazione di nuove soluzioni automatizzate, frutterebbe efficienza e prospettive di crescita a lungo termine. Attese ingiustificate possono quindi tradursi in un ritardo nel guadagnare quel margine competitivo che deriva da una maggiore efficienza operativa e un elevato standard qualitativo nel servizio offerto, essenziali in un mercato sempre più orientato verso l’innovazione. Tra i vari elementi da prendere in considerazione quando si tratta di pianificare una trasformazione figura inoltre l’aspetto legato al training. 

 E’ essenziale riconoscere che l’integrazione di innovazioni sia nel prodotto che nel processo necessita di una fase di apprendimento e adattamento da parte dello studio contabile. Avviare precocemente questo percorso permette di affrontare con maggior serenità la transizione: più tempo si dispone per formare il personale e assimilare le nuove pratiche, più si è preparati ad abbracciare il cambiamento con competenza e agilità.

Da Burocratico a Strategico: La Trasformazione del Commercialista con Mentally

Con una gamma di servizi che include il training diretto negli studi e l’outsourcing parziale di compiti contabili, Mentally dota gli studi professionali di strumenti avanzati per spostare l’attenzione dalle sole attività burocratiche verso l’erogazione di consulenze strategiche ad alto valore aggiunto. Questa evoluzione del ruolo del commercialista è un invito a ridefinire la propria professione alla luce delle potenzialità offerte dalla robotizzazione, intravedendo in esse non solo un’opportunità di miglioramento operativo, ma anche di crescita qualitativa del servizio offerto.

Pertanto, fra i benefici chiave derivanti dall’integrazione di Mentally nella tua realtà professionale, si evidenzia:

• La Flessibilità Temporale: Mentally evidenzia la possibilità di implementare l’automazione in qualsiasi momento dell’anno, contrariamente alla convinzione comune che tali cambiamenti debbano avvenire all’inizio dell’anno fiscale.
• Una Transizione Tecnologica Graduale: Mentally supporta l’integrazione graduale della robotizzazione, permettendo ai commercialisti di adattarsi senza interrompere le operazioni esistenti e di espandere l’automazione in modo controllato
• Crescita a Lungo Termine: Mentally promuove la crescita professionale dei commercialisti attraverso il miglioramento della qualità del servizio e la creazione di un margine competitivo nel mercato.

Avviare questo cammino innovativo è possibile in ogni istante, libero da qualsivoglia restrizione temporale e indipendente dalle consuetudini stagionali. Affrontare il cambiamento in momenti non tradizionalmente associati a trasformazioni significative può, controintuitivamente, rivelarsi una mossa assai strategica. Posticipare l’innovazione significa spesso confluire in un flusso congestionato di domande e necessità, mentre un’azione tempestiva può tradursi in una gestione più snella e in una risposta più agile alle esigenze.

Per coloro che ambiscono a distinguersi nel loro campo, offriamo l’opportunità di unirsi a noi in una sessione informativa gratuita. È l’occasione per discutere insieme le modalità di implementazione delle soluzioni robotiche, per realizzare un avanzamento operativo tangibile e per rafforzare quell’aspetto consulenziale che rappresenta la vera essenza e il valore aggiunto del loro lavoro.