Giuditta SpassiniUn’intelligenza artificiale può riconoscere la differenza tra fatture verso la PA o tra privati, tra TD04 e AF01. Può anche aiutare a creare un business plan, limitando del 65% il carico di lavoro del commercialista.
Non si fa che parlare dei vantaggi pratici dell’Intelligenza Artificiale per i commercialisti, ma vige anche molta confusione su cosa veramente si possa fare.
Hai provato ad esempio ad aprire il celebre chatbot Google Bard e chiedergli di assistere il vostro studio in qualche operazione contabile?
Hai provato a chiedergli qualche informazione sull’aggiornamento della normativa?
I risultati di questo tipo di ricerche con questo tipo di intelligenza artificiale non sono affatto soddisfacenti.
Per questo motivo oggi vedremo 3 applicazioni specifiche dell’intelligenza artificiale nel lavoro di studio, cercando di comprendere, a fronte delle tempistiche raccolte sul campo, quanto tempo possa essere di volta in volta risparmiato nelle varie attività.
Nello specifico, le attività pratiche delegabili all’Intelligenza Artificiale sono:
1) Contabilità per alti volumi di registrazione fatture
2) Aggregazione di informazioni – soprattutto da fonti disparate o non facilmente accessibili
3) Aiuto per consulenza – particolarmente utile per le scadenze strette
Vediamo di analizzarli nel dettaglio e capire il risparmio concreto di tempo, sulla base di un’analisi delle tempistiche medie degli studi svolta dal team di analisi dati di Mentally.ai.
1. Contabilità per alti volumi di fatture e transazioni bancarie
Quando uno studio si ritrova ad avere a che fare con la registrazione di oltre 20mila fatture, è evidente che l’ipotesi di poter delegare il lavoro a una robotizzazione è vista di buon occhio.
Aumentare la produttività è possibile per ogni studio, con risultati particolarmente rilevanti per gli studi che gestiscono un alto volume di documenti.
Infatti, nell’analisi di processo, un alto volume di fatture da gestire implica anche una forte ripetitività di lavoro, che potrebbe essere perfettamente delegata all’intelligenza artificiale, riducendo la soglia di errore prossima allo 0%. Un alto volume di fatture implica di conseguenza anche un alto volume di transazioni bancarie da catalogare e associare alle fatture stesse.
Come sappiamo, si tratta di un lavoro manuale e molto tedioso!
Prendiamo la creazione di un profilo di fatturazione tramite configurazione di un sezionale.
Non è immediato pensare che un’intelligenza artificiale possa riconoscere la differenza tra fatture verso la PA e privati, tra TD04 e AF01, o comprendere cos’è un’autofattura, una nota di credito, un reverse charge.
Sappiamo bene che la scelta dei codici di registrazione per le spese e i ricavi costituisce un’operazione con variabilità molto alta, date le tipologie disparate di documenti e data anche la grande variabilità di clienti, e le loro variegate preferenze, con cui gli studi in media si trovano ad avere a che fare.
Quindi, certamente siamo di fronte a una certa ripetitività, ma anche a una variabilità che rende difficile per il professionista delegare serenamente il lavoro a una macchina.
Cosa succederebbe infatti in caso di errore?
Tuttavia, guardiamo al tempo medio speso in questa operazione: per una registrazione fattura, se la fattura è già caricata in automatico sul software, il tempo di registrazione per le fatture di vendita varia dai 30 secondi ai 2 minuti, che arrivano anche a 5 minuti per le fatture di acquisto e autofatture più complesse che richiedono una ricerca o un’interazione con il cliente.
Il calcolo è molto semplice!
La robotizzazione intelligente del processo porterebbe a un risparmio di tempo considerevole – tuttavia è importante scegliere una robotizzazione specializzata e non affidarsi ciecamente alle IA generaliste presenti sul mercato.
Il risparmio di tempo è ancora più marcato quando guardiamo alla registrazione delle transazioni bancarie, che di solito richiedono dai 90 secondi fino ai 15 minuti (quest’ultimo caso, quando bisogna cercare tra gli F24 o chiamare il cliente per farsi dire per cosa si sia emesso un assegno o che transazioni contenga una Riba).
Qui è dove la moderna intelligenza artificiale, quella su cui si basa ChatGPT per esempio, ci viene in aiuto, con la capacità di imparare in base a ciò che lo studio commercialista stesso le ha insegnato.
Questo tipo di processo e tecnologia però sono complessi da sviluppare e richiedono competenze molto specifiche per evitare un buco nell’acqua e spendere risorse in soluzioni che non accelerano l’esecuzione complessiva del lavoro o non diminuiscono massivamente l’ammontare delle ore lavorate.
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Oppure: vediamo le tempistiche di una registrazione di transazione bancaria.
Se consideriamo sistemi di acquisizione automatica dei movimenti bancari, dobbiamo innanzitutto considerare i tempi per andare a creare un estratto conto, che sono variabili da sistema a sistema.
A queste va aggiunto il tempo medio speso dall’utente umano per entrare nel gestionale, accedere all’apposita sezione e creare la transazione bancaria con gli importi corretti e la data corretta.
Operazione che, esclusi i tempi di creazione dell’estratto conto, può arrivare anche a 2 minuti per singola transazione registrata, nel caso di file di piccole dimensioni.
Dove invece è necessario ricercare il movimento bancario tra tante righe di estratto conto, le operazioni si allungano.
C’è poi un secondo campo di applicazione per l’intelligenza artificiale nello studio di commercialisti:
2. Aggregazione di informazioni
Un altro settore di fatica per il commercialista, di cui generalmente non si parla molto ma che è di cardinale importanza, è il settore dell’aggregazione di informazioni.
Prendiamo un esempio: supponiamo che un cliente abbia un avviso bonario nel cassetto fiscale. Il documento c’è, è scaricabile manualmente e disponibile per la consultazione.
La data di questo avviso bonario è messa nel sito dell’Ade in formato HTML, quindi sarebbe perfettamente possibile per il sito, invece che obbligare il professionista a consultare ogni cassetto fiscale periodicamente, dare una sorta di notifica quando arriva un documento e un riassunto di tutte le scadenze inerenti ad uno specifico cliente e quelle inerenti a tutti i clienti dello studio. Ma le informazioni utili per lo studio sono spezzettate tra la pagina e le pagine web del cassetto fiscale e i documenti scaricabili in formato PDF, costringendo così i collaboratori o a un continuo login e logout, perdendo del tempo, oppure ad una costante compilazione di fogli Excel riepilogativi.
Abbiamo menzionato il tecnicismo del codice HTML per un motivo: un programma robotizzato potrebbe aiutarci, perché saprebbe trovare le informazioni necessarie, già scritte in un formato comprensibile alle macchine.
Purtroppo ad oggi queste informazioni devono essere recuperate manualmente.
Però, pensiamo a tutti i clic necessari per fruire dell’avviso bonario di cui sopra.
Sulla schermata del sito è presente la data di emissione.
All’interno del file PDF che il professionista scarica si trova invece la scadenza e l’ammontare del pagamento.
Tutte queste informazioni devono essere prese da questi vari punti e aggregate manualmente in un file di appunti, che servirà al professionista per effettuare il pagamento.
Immagina se queste informazioni fossero tutte in un unico posto.
Immagina un’unica tabella per ogni cliente, oppure la possibilità, come in Excel, di filtrare le informazioni per tutti i clienti, ad esempio cercando solo i “pagamenti in scadenza oggi” o i “pagamenti in scadenza entro la fine della settimana”.
Oppure, consideriamo le fatture con diverse linee.
Prendiamo le fatture elettroniche con ad esempio 150 linee di fatturazione, e pensiamo a tutte le informazioni qui contenute.
La maggior parte dei gestionali oggi in commercio non mostrano tutte queste informazioni.
In tal modo i commercialisti perdono visibilità sull’andamento delle singole aziende seguite
Ma c’è una notizia positiva: la robotizzazione intelligente può portare a uno snellimento del lavoro anche in questo senso – a seconda del tipo di lavoro richiesto, interviene una diversa intelligenza artificiale.
Dopo il robot Mentally.ai per le contabilità ad alto volume, è in fase beta un nuovo prodotto in grado di consultare direttamente il cassetto fiscale.
Apriremo il programma beta agli studi qualificati nelle prossime settimane.
Attenzione: questo strumento si rivolge a tutti gli studi indipendentemente dal gestionale utilizzato.
Mantieniti in aggiornamento con le nostre e-mail per sapere quando il prodotto sarà disponibile!
In ultima battuta ricordiamo le tempistiche per alcuni processi di aggregazione di informazioni: il calcolo e liquidazione IVA sottrae all’operatore umano anche 10 minuti del suo tempo.
Invece, il calcolo ed invio dell’F24 dipende molto dal software utilizzato, ma in generale fra generazione e invio mail al cliente ci si impiegano fino a 2 minuti per un utente esperto e che già sa usare le automazioni concesse dal software, mentre per il controllo si arriva anche a 10 minuti a operazione.
C’è infine un terzo ambito nel quale l’intelligenza artificiale può oggi aiutare il commercialista:
3. Aiuto per consulenza
Sono in pochi a sapere che, nonostante la sua fase ancora embrionale di sviluppo, l’Intelligenza Artificiale può costituire una valida alleata anche per le operazioni a più alto valore aggiunto, come la consulenza alle aziende.
I calcoli basati sul robot Mentally.ai ci hanno portato a concludere che senza intelligenza artificiale un business plan occupa non meno di 4 ore di tempo per un collaboratore di studio, mentre con l’intelligenza artificiale queste tempistiche si possono ridurre a 1 ora.
In questo contesto non si parla certo di grandi volumi – rispetto alla registrazione di fatture, il numero di creazione di business plan per uno studio è decisamente limitato.
Tuttavia, c’è sempre un margine di ripetitività che può essere limitato tramite la robotizzazione, ma anche e soprattutto di capacità decisionale dell’Intelligenza Artificiale.
Qui l’IA ha ancora un certo margine di errore, ma Mentally.ai proprio per questo motivo offre una completa trasparenza del processo e dei dati analizzati, in modo che il commercialista sia in grado di vedere a colpo d’occhio se sono stati commessi errori.
Secondo i nostri calcoli, condotti con il cronometro alla mano, si risparmia comunque tempo in modalità robotizzata, a conti fatti.
Oltre che di business plan, si parla di creazione di preventivi, di analisi patrimoniali, di consulenze di controllo di gestione. Non è facile trovare in commercio un’IA in grado di aiutare tutti gli studi per tutte le attività, proprio per questo è consigliabile seguire un corso di IA e personalizzasi gli strumenti generalisti oggi esistenti per crearsi degli assistenti digitali su misura.
Ma veniamo a un dubbio comune:
L’IA è una scatola nera?
La risposta è semplice:
No, perché è una questione di competenze.
Si tende a temere l’Intelligenza Artificiale a più livelli, principalmente per quella che viene erroneamente interpretata come una scarsa trasparenza.
In realtà, se un collaboratore di studio è stato formato all’utilizzo dell’intelligenza artificiale – che si tratti di GPT o che si tratti di un robot applicato al gestionale, è possibile aumentare il livello di informazioni possedute, e a un costo più basso.
La formazione nell’IA è fondamentale. Non aspettarti soluzioni chiavi in mano!
Il robot Mentally.ai arriva infatti con una consulenza specializzata e impostata precisamente sulle esigenze del tuo studio. I nostri tecnici e formatori si occupano personalmente dell’installazione del robot nei tuoi gestionali e della formazione per il suo utilizzo.
Per riassumere
Il tuo studio può decidere di affacciarsi in vari modi all’intelligenza artificiale e ai suoi vantaggi unici e irripetibili.
Da un lato, il nostro corso su ChatGPT insegna a impostare i GPT per i compiti più ripetitivi.
Dall’altro, abbiamo il robot Mentally.ai, che offre diverse opzioni per gli studi.
Robot Mentally.ai: tutte le opzioni
1) TeamSystem: Per gli utenti di Team System, Mentally propone una soluzione robotica di alto livello, attualmente in uso presso centinaia di studi (il numero è in rapida espansione, vista la diffusione della consapevolezza sull’Intelligenza Artificiale). Consulta qui le funzioni complete di Mentally.ai applicato a Teamsystem!
2) Altri Gestionali con funzionalità non estese: Per chi utilizza sistemi gestionali meno ricchi di funzionalità rispetto al gestionale Teamsystem, come Ipsoa o Passepartout, Mentally suggerisce il passaggio alla combinazione Teamsystem-Mentally. Questa combinazione offre un livello di efficienza senza precedenti, con un pacchetto combinato Gestionale Teamsystem più Robot Mentally per 30 anagrafiche che al tempo stesso amplifica le capita dello studio e riduce drasticamente le ore lavorate. L’adozione di questa soluzione consente dei risparmi di tempo che renderanno il tuo studio competitivo, in un mercato sempre più rapido ed esigente;
3) Robot per Profis: Per questo gestionale che presenta diverse limitazioni, Mentally offre robot più semplificati, capaci di gestire dal 50 all’80% del flusso annuale di fatture, rendendoli una soluzione immediatamente accessibile e estremamente utile per semplificare i processi contabili;
4) Partnership: vuoi investire in una soluzione personalizzata? Se hai una buona capacità di investimento, questa soluzione potrebbe essere l’ideale per il tuo studio!
È importante notare che lavorare con Mentally non è per tutti.
Se condividi con noi l’urgenza di imparare a sfruttare l’Intelligenza Artificiale a nostro favore e se vuoi far impennare i profitti dello studio risparmiando tempo e spendendo le ore dei tuoi collaboratori in attività a più alto valore aggiunto:
Contattaci per iniziare a usare il robot Mentally.ai oggi!
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