Giuditta SpassiniIl tuo studio è soddisfatto del software gestionale? Ti farebbe comodo ottimizzare i processi ma le tue conoscenze informatiche non ti consentono di capire nel dettaglio i prodotti sul mercato?
Ecco una guida pratica per consentire una scelta informata.
Scegliere un software gestionale non è mai semplice.
Chi si affida al passaparola, chi valuta personalmente i casi studio dei prodotti presenti sul mercato e decide di apprenderne in dettaglio le differenze tecnologiche.
Qualcuno invece si ritrova con uno studio già avviato e semplicemente ripiega sul gestionale già in uso.
Vige per tutti una grande verità:
Con le possibilità di ottimizzazione del lavoro presenti oggi sul mercato è diventato antieconomico per uno studio di commercialisti non informarsi sulle nuove soluzioni che la tecnologia offre.
Soprattutto per quanto riguarda quelli che chiameremo “assistenti digitali”, un termine generico che indica degli ausili tecnologici all’automazione, alla robotizzazione e all’ottimizzazione dei processi in studio.
In particolare, oggi il progresso informatico consente di sviluppare degli assistenti digitali basati – chi più e chi solo a parole – sull’intelligenza artificiale.
L’intelligenza artificiale va di moda, soprattutto nella sua versione generativa.
Ma al di là della moda, abbiamo già a disposizione dei risultati concreti di diversi studi commercialisti che hanno scelto di integrarla al proprio flusso di lavoro (scorri fino alla fine dell’articolo per vedere i casi studio che abbiamo scelto per dimostrarlo).
Prima di entrare nel dettaglio su quali caratteristiche tecniche dovrebbe avere un assistente digitale davvero utile al tuo lavoro quotidiano, iniziamo con un piccolo glossario per evitare fraintendimenti:
Intelligenza artificiale
L’intelligenza artificiale (AI) è un campo dell’informatica che mira a creare sistemi capaci di eseguire compiti normalmente tipici dell’intelligenza umana. Questo include diverse attività come il riconoscimento vocale, l’apprendimento, il ragionamento, la risoluzione di problemi, la percezione o la comprensione del linguaggio.
Intelligenza artificiale generativa
L’intelligenza artificiale generativa è una branca dell’IA in grado di generare testi, immagini, o altri media mediante una tecnica di apprendimento nota come reinforcement learning . Questi modelli vengono “addestrati” con una grande mole di dati, e in un secondo momento sono in grado di rielaborare questi dati usandoli per ricreare informazioni di valore.
Prendiamo l’ottimo ChatGPT: si tratta di un sistema di intelligenza artificiale che consente di comunicare in linguaggio naturale (il linguaggio umano) e di ricevere una risposta ugualmente in linguaggio naturale.
Sono ormai stati dimostrati i vantaggi di questo tipo di assistenti digitali intelligenti, per i commercialisti.
Esempi di intelligenza artificiale nella vita quotidiana di uno studio
Prendiamo un lavoro molto comune nel quotidiano degli studi di commercialisti: l’analisi dei flussi di cassa. Un assistente digitale basato sull’intelligenza artificiale (non generativa) potrebbe venire addestrato dalla software house ad esaminare automaticamente le ricevute e le fatture caricate nel sistema. Questo assistente digitale potrebbe identificare la natura della spesa (ad esempio, viaggi, materiali di consumo, spese di rappresentanza) e categorizzare le spese di conseguenza. Questo non solo risparmia tempo ma può anche fornire analisi predittive basate su tendenze di spesa, aiutando a offrire consulenze più mirate ai clienti in termini di budgeting e pianificazione fiscale.
E ricordiamo:
Questo esempio rappresenta l’1% delle possibilità che l’intelligenza artificiale offre. Ecco perché è fondamentale conoscere meglio la tecnologia alla base dell’intelligenza artificiale (generativa e non): solo conoscendo l’IA si può capire come risparmiare davvero tempo ed energie e massimizzare l’efficienza del proprio studio.
Attenzione all’assistente digitale: cosa c’è oggi in commercio
La buona notizia per i commercialisti è che già alcune funzioni di automazione sono già integrate in alcuni software gestionali.
Ad esempio:
- Caricamento automatico di documenti: oggi la tecnologia della maggior parte dei software gestionali per commercialisti consente all’intelligenza artificiale di “vedere” un testo e memorizzarlo. Questo semplifica la memorizzazione dei documenti e non obbliga più il singolo collaboratore a inserire un documento manualmente;
- Monitoraggio: ormai quasi tutti i gestionali offrono opzioni di monitoraggio della contabilità: è possibile vedere il volume di fatture, il fatturato aggregato, come anche creare bilanci e consuntivi usando alcuni automatismi;
- Estrazione di dati a fine anno: molti gestionali consentono di estrarre i dati delle fatture del cliente in massa, per semplificare la rendicontazione futura;
- Importazione bancaria automatizzata: molto utile, anche se spessissimo in queste funzioni manca una vera intelligenza capace di comprendere la transizione bancaria e catalogarla con la corretta contropartita contabile o associarla alla corretta fattura
Invece ci sono altre funzioni che possono essere integrate al tuo gestionale già in uso, grazie all’ausilio di un assistente digitale o di un robot.
Qui si seguito affronteremo l’argomento in modo generale, focalizzandoci poi sul robot di Mentally AI, ad oggi l’assistente digitale più completo, rapido e con miglior rapporto qualità-prezzo presente sul mercato.
Caratteristiche che dovrebbe avere un assistente digitale intelligente
Per semplificare concretamente il lavoro di uno studio, un assistente digitale intelligente, in base alla tecnologia oggi in nostro possesso, dovrebbe garantire un minimo sindacale di funzioni:
- Capacità di gestione dei casi complessi: pensiamo alla burocrazia italiana, che funziona bene per i casi standard, ma può diventare estremamente farraginosa per i casi speciali. Lo stesso vale per gli strumenti di assistenza digitale oggi in commercio, che promettono di far risparmiare tempo al tuo studio automatizzando alcune funzioni. Molto bene l’automatismo sui casi semplici, ma come se la cavano questi strumenti con i casi complessi?
- Evitare la dinamica “scatola nera”: Se hai un collaboratore umano a cui hai delegato un compito, e poi gli/le chiedi come ha fatto a svolgerlo, il collaboratore ti darà una risposta dettagliata.
Invece il tuo assistente digitale come ti risponde?
Come ha fatto a svolgere il compito che gli hai assegnato, e in base a quali dati? In poche parole: è trasparente il modo in cui ha reperito le informazioni?
È meglio fare attenzione a fidarsi delle scatole nere. Meglio privilegiare un assistente digitale trasparente, che mostra con chiarezza tutti i dati su cui si è basato per arrivare a una determinata conclusione;
- Controllo dei propri dati: Se te ne vai dal tuo gestionale attuale, chi tiene i dati dei tuoi clienti? Sapevi che le banche e gli istituti di credito sono sempre stati restii alla tecnologia del cloud server proprio per questo motivo?
Immagina una grande banca che consegna a una software house tutti i propri dati sensibili. E se il prezzo del servizio cresce nel tempo, la banca è obbligata a rimanere con quella software house, onde non rischiare la compromissione dei propri dati. Questa dinamica si chiama locked-in, ed è assolutamente da evitare.
- Assistenza clienti funzionante: Gli errori nel mondo dei commercialisti costano cari. Se il tuo assistente digitale non funzionerà, il fornitore avrà la dedizione sufficiente per prendere in carico il tuo caso in tempo?
Si riuscirà ad operare un ravvedimento virtuoso in tempo?
- Come la contabilità in outsourcing: un buon assistente digitale ti toglie tutti i pensieri degli automatismi della contabilità fine a se stessa, e funziona come un servizio di contabilità in outsourcing. Un robot se ne occupa molto meglio di un essere umano, una volta che sa cosa fare!
Ecco perché un assistente digitale davvero utile non è un prodotto standardizzato venduto a tutti gli studi commercialisti in modo indiscriminato, senza alcune personalizzazione. Un vero assistente digitale si adatta ai processi già presenti in studio, e spinge a migliorarli in chiave di ottimizzazione;
- Non solo un algoritmo ripulito: sulla carta funziona tutto. Ma non basta avere l’algoritmo migliore: serve che l’assistente digitale che pensi di scegliere dimostri di sapersi calare nella pratica quotidiana degli studi commercialisti. Ecco perché un buon fornitore di assistente digitale è anche in grado di dare dei consigli operativi per migliorare la funzionalità dell’assistente digitale stesso.
Un esempio pratico: l’intelligenza artificiale diventa inservibile se le voci di costo che stai utilizzando sono troppe o utilizzate in maniera troppo diversa dalla media. Questo accade perché l’IA non può apprendere perché non vede dei dati che interpreta come simili.
Questo concetto non si apprende per scienza infusa, ma deve essere comunicato dal fornitore di un assistente digitale come valore aggiunto, come competenza specifica.
Ma l’assistente digitale funziona con l’IA generativa?
La risposta a questa domanda è: dipende. Per una gestione quotidiana dello studio la situazione ottimale sarebbe integrare al proprio gestionale un robot per automatizzare alcune ripetitive azioni di contabilità base e monitoraggio avanzato e trasparente.
In più, è possibile utilizzare l’intelligenza artificiale generativa, offerta ad esempio da ChatGPT, per automatizzare flussi di lavoro specifici della studio che difficilmente una software house prenderebbe in considerazione – e anche per questo seguire un corso di assistente GPT è sempre consigliabile.
Attenzione però a manovrare questi strumenti con leggerezza.
L’IA generativa, se usata male, sa essere estremamente pressapochista.
Prova a sottoporre a Google Bard (competitor di Chat GPT) qualche domanda quantitativa sul tuo settore: vedrai che dopo averti dato risposte generali comincerà a darti risposte specifiche che molto raramente sono corrette!
(Questa, nel settore, la chiamiamo allucination).
Oggi infatti alcune tecnologie non sono abbastanza affidabili per dare risultati affidabili in alcuni contesti.
Capire i contesti in cui l’IA generativa è affidabile è la chiave del successo, per uno studio.
Il robot di Mentally.ai è molto più di un assistente digitale!
Infatti, il robot di Mentally.ai agisce in un modo specificamente studiato per adattarsi con il software gestionale Teamsystem, per una gestione efficiente ed ottimizzata che tolga i lavori ripetitivi agli esseri umani, e li lasci in mano a un robot.
Le funzioni di un robot Mentally.ai sono molte, ma nel panorama degli assistenti digitali spiccano le capacità di Mentally di:
- Sa gestire i casi complessi;
- Ha analitiche d’eccellenza: niente effetto scatola nera, perché Mentally.ai ha investito sull’analisi dati proprio per questo motivo.
Con Mentally il commercialista ha il diritto e l’opportunità di conoscere tutti i dati sul suo cliente, anche quando è il robot a scaricare e contabilizzare i documenti elettronici automaticamente;
- Mentally.ai non è locked-in. Non obbliga a mantenere un account attivo per visualizzare i propri dati, ma è tenant-specifico: Mentally prende i dati direttamente dal cassetto fiscale, esattamente come farebbe un dipendente umano. Il robot intelligente di Mentally non ti rende schiavo, ma libero!
- Possibilità di fare previsioni: grazie alle complesse analisi dati di Mentally, e alla loro totale trasparenza, potrai fare delle previsioni davvero complesse, e non solo basate sulla somma delle registrazioni contabili dei clienti;
- È fatto da commercialisti per commercialisti: il robot di Mentally.ai non è stato ideato da un progettista software avulso dal mondo fiscale/tributario. Il robot Mentally è pensato da persone che conoscono nel dettaglio la vita quotidiana di uno studio di commercialisti;
- Assistenza dedicata: Mentally.ai non viene da una grande e dispersiva software house. Chi sceglie il robot ottiene un’installazione e una consulenza ad hoc, con un professionista a tua completa disposizione per 5 ore e delle possibilità di formazione continua.
Questi sono i motivi per cui diciamo che Mentally.ai non è solo un assistente digitale!
Non ti darà solo qualche monitoraggio superficiale e qualche automatismo nella gestione dei bilanci.
Mentally.ai cambia radicalmente il modo in cui gli studi si avvicinano al business, e soprattutto consente di visualizzare i propri processi di studio più da vicino.
Casi studio
Consigliamo la lettura di casi studio concreti, che parlano dell’esperienza di studi commercialisti che hanno provato Mentally.ai.
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