La pillola -3 : Automazione Registrazione Ritenute di Acconto

Scenari operativi:

Il problema della registrazione di fatture con ritenuta d’acconto è presente per tutti quei soggetti i quali emettono ritenuta d’ acconto per quelle ditte che invece devono pagarla. 

Solitamente il volume più oneroso riguarda quello delle fatture attive dei liberi professionisti. 

Impatto sul lavoro:

 In questo caso viene trattata una situazione che riguarda circa il 2-5% delle fatture passive. 

Mentre per quanto riguarda le fatture attive concerne soprattutto quei soggetti che vanno ad emettere le ritenute d’acconto. 

Sono presenti però anche dei casi ibridi in cui i soggetti che emettono ritenute di acconto vanno anche ad emettere fatture normali. 

In questa specifica casistica la problematica non sono i volumi, ma bensì il fatto che, se questa operazione non viene automatizzata ma fatta manualmente, la registrazione di questa tipologia di fattura andrebbe ad obbligare un operatore a passare molto tempo davanti al proprio computer svolgendo un’attività molto ripetitiva che, con il tempo, potrebbe portare alla perdita di interesse della persona nei confronti del lavoro che svolge.

Come funziona Il binomio Teamsystem-Robot:

Per le ritenute d’acconto sono presenti  due casi operativi:

• La contabilità ordinaria 
• la contabilità semplificata

Parlando della contabilità ordinaria l’utente  è sempre libero di decidere autonomamente se attivare o meno il modulo di registrazione delle ritenute d’ acconto ditta per ditta e può inoltre farlo unicamente per le fatture attive o solo per quelle passive. 

Diversamente, per la contabilità semplificata l’ utente deve decidere durante la fase di impostazione su quale codice e costo oppure codice ricavo (in conformità dei casi) deve essere registrata la fattura con ritenuta d’acconto. 

Il robot opera riconoscendo la ritenuta tramite un’analisi del testo della fattura per poi procedere alla registrazione con la metodica di registrazione delle ritenute d’acconto all’interno dell’apposito cruscotto.

Nel caso della contabilità ordinaria è presente un’ ulteriore complicazione. In questo caso infatti  il cruscotto di registrazione va a richiedere anche una modalità di pagamento.

Dalla nostra esperienza basata sul confronto di più di 15 studi professionali dislocati su diverse aree geografiche siamo giunti alla conclusione che, la metodica maggiormente vantaggiosa con cui affrontare questa problematica e’ quella di scegliere un codice banca fisso per ogni cliente.

Si tratta di un trade off che ha il compito di bilanciare la necessità di registrare la fattura con quella di richiedere al cliente i dati del pagamento di cui il robot non può essere a conoscenza.

In questo caso si va a selezionare la modalità usata per la maggior parte delle situazioni e si lascia poi al commercialista il compito di revisionare il caso speciale. 

Questo approccio è stato suggerito da diversi studi professionali in quanto permette al commercialista di non dover affrontare la completa mole di lavoro contabile ma solamente la piccola frazione di casistiche particolari. 

Benefici concreti:

La funzione di automazione di fatture con ritenuta d’acconto permette di rendere autonomo un processo che anche se non cospicuo in termini numerici, porta inevitabilmente ad un volume di fatture molto tedioso per chi lo deve gestire soprattutto se lo studio in questione con il tempo si è abituato ad un alto livello di automazione dei processi di data entry e data classification.

Analizzando quello che è il  risparmio di ore lavorative questa funzione porta ad un beneficio cumulativo, in quanto porta a un rafforzamento del valore dell’ automazione andando a diminuire il numero dei casi che necessitano della gestione manuale da parte di un operatore.

Ma  torniamo al quadro di insieme…

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