Giuditta SpassiniNel contesto tecnologico attuale si è resa possibile una contabilità totalmente meccanizzata, come un prodotto di serie: scopri lo strumento del Robotic Hub Contabile.
Siamo in un’era di grandi cambiamenti per quanto riguarda la digitalizzazione dei processi e l’industrializzazione dei servizi contabili.
Un’era per certi versi simile alla meccanizzazione di alcuni processi industriali avvenuta durante la Rivoluzione Industriale della fine dell’800, quando la meccanizzazione del telaio portò ad un aumento massivo della produzione, alla riduzione dei costi di produzione e alla diffusione di uno stile di consumo totalmente diverso nella popolazione generale.
I cambiamenti economici che ne conseguirono sono noti: non solo la crescita esponenziale dell’industria tessile, ma anche un’urbanizzazione accelerata, e infine lo stravolgimento delle dinamiche lavorative, sintetizzabile come una transizione da un’economia agraria a una industriale.
Oppure, guardiamo a un caso più recente: la Germania. Qui il fervente dibattito accademico e l’innovazione industriale relativi all’industria 4.0 stanno facendo scuola.
*Con Industria 4.0 intendiamo la combinazione di Internet delle cose, big data, social media, cloud computing, sensori, Intelligenza Artificiale, robotica applicate alla produzione, alla distribuzione e all’uso di beni fisici.
Una rivoluzione che significa aumento dell’efficienza, in primis, quindi anche aumento dei profitti: il Ministero Federale tedesco per gli Affari Economici e l’Energia stima che in un periodo di dieci anni il potenziale di mercato delle tecnologie dell’industria 4.0 in Germania sarà di quasi 45.000 miliardi di euro.
Cosa significa aumento dell’efficienza?
Innanzi tutto, riduzione dei costi operativi, ma anche capacità di risposta più rapida alle esigenze del mercato e possibilità di maggiore personalizzazione del prodotto, che diviene quindi più efficace per il consumatore finale.
La buona notizia è che tale rivoluzione ha un deciso impatto positivo anche sul lavoro quotidiano del commercialista. Siamo in piena era di industrializzazione dei servizi contabili, il che significa anche, di conseguenza, migliorare la consulenza finanziaria offerta alle aziende clienti.
Stiamo parlando nello specifico di Robotic Hub Contabile.
Ricordiamo dagli anni ‘50 il Giappone e le sue avveniristiche linee di produzione di automobili, dove i robot lavoravano fianco a fianco con gli esseri umani?
Oggi uno scenario possibile è perfettamente replicabile in uno studio di commercialisti, grazie al Robotic Hub contabile.
Un Robotic Hub è una centrale robotica del tutto de-materializzata (quindi, del tutto digitale), che vede un insieme di robot replicare il lavoro di un contabile “umano”.
Sostanzialmente, un robotic hub ha al suo interno svariate funzioni, ad esempio:
- Registrazione robotica intelligente delle fatture
- Registrazione robotica intelligente dei corrispettivi
- Riconciliazione bancaria robotizzata
- Importazione massiva di dati dal cassetto fiscale del sito dell’Agenzia delle Entrate
- Schermate di analisi dati che monitorano il processo industriale, anche note come “analitiche di processo”, che scandagliano il processo di registrazione quotidiano di un robot contabile, e consentono la mappatura e il monitoraggio di tutte le sue attività.
Esempio pratico
Poniamo che uno studio di commercialisti sia oberato di lavoro in vista di una scadenza fiscale, tipicamente nel periodo delle dichiarazioni fiscali. In quel momento, tutti i collaboratori di studio sono focalizzati sul recuperare le informazioni dalle aziende e dai contribuenti privati. Tutti conosciamo i picchi di lavoro tipici del lavoro commercialista/di consulenza fiscale: tutti lavorano senza sosta, e aumentano le ore di lavoro straordinario.
Immaginiamo di poter delegare in questo momento a un robot tutte le funzioni elencate sopra.
Al collaboratore di studio basta cliccare un pulsante, che dà l’avvio al Robotic Hub contabile. Quindi, all’interno dell’Hub, vengono messi al lavoro dei collaboratori robotizzati, che si occupano di scaricare estratti conto, di scaricare i dati dal cassetto fiscale, di registrare le fatture e corrispettivi già a gestionale, e infine di fare anche un passo in più, svolgendo una riconciliazione bancaria senza errori e in autonomia.
È evidente che un risultato simile va molto oltre qualsiasi modulo in I.A. offerto dagli applicativi oggi in uso.
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Come e perché l’idea di questo Robotic Hub?
Ormai quasi tutte le categorie di contribuenti che lavorano in proprio sono tenute alla fattura elettronica, che de-materializza un documento prima impossibile da catalogare, standardizzare e riorganizzare in modo digitale – perché la fattura cartacea ha impedito finora qualsiasi tipo di reportistica o automazione.
Grazie all’avvento della fatturazione elettronica è possibile avere a propria disposizione terabyte di dati in formato “giusto” (elettronico), quindi pronti per essere dati in pasto ad un lavoratore digitale ad una frazione del costo dei dati cartacei.
Del resto, ogni Rivoluzione Industriale ha bisogno di una serie di tecnologie intermedie, fondamentali per svolgere il vero grande passaggio a una nuova concezione di produttività.
Chi può avvalersi di un Robotic Hub?
È un errore credere che i Robotic Hub contabili siano appannaggio solo delle multinazionali e delle grandi aziende.
Oggi l’avanguardia tecnologica, in contabilità, si è democratizzata: i robot contabili sono disponibili a costi ridotti anche per le PMI ed i Professionisti.
Ci sono però ancora alcune barriere all’ingresso: infatti un Robotic Hub contabile non può che rivolgersi a uno studio che punta all’industrializzazione del processo contabile e quindi che ha interesse reale nell’aumentare l’attività che viene eseguita dal singolo operatore.
Com’è fisiologico che sia, non tutte le realtà si sentono pronte al cambiamento, per quanto i vantaggi siano innegabili e già dal breve termine: molti sono convinti che “si è sempre fatto così” e quindi i processi attuali siano cristallizzati. Le realtà con un approccio simile non possono sicuramente sposare l’ingegnerizzazione ulteriore che porta un robot contabile.
Inoltre, può beneficiare di un Robotic Hub ad esempio un’organizzazione che ha sia una capacità di innovare che di gestire i processi, quindi un’organizzazione dove i processi NON sono lasciati al caso.
Lo studio che può rivolgersi a un Robotic Hub contabile deve avere un certo interesse a formare i propri collaboratori in modo oculato e orientato al profitto e alla crescita delle singole professionalità – soprattutto in un ambito come quello informatico, oggi non più trascurabile.
Infine, solo gli studi che pensano di poter vincere nel mercato attraverso un’innovazione di servizio e possiedono una struttura manageriale che privilegia i KPI (Key Performance Indicators) e quindi la misurazione tangibile di risultati possono beneficiare dei vantaggi di un insieme di robot contabili.
Nel tessuto degli studi professionali italiani, raramente vediamo tutte queste caratteristiche presenti contemporaneamente; tuttavia, l’unica condizione imprescindibile è la volontà di iniziare una nuova strategia.
La formazione per un Robotic Hub contabile, invece, può essere acquisita con facilità, così come gli operai della prima rivoluzione industriale hanno appreso l’uso del telaio meccanico.
Qual è il reale valore economico di un Robotic Hub Contabile?
Una volta automatizzate le funzioni ripetitive e noiose, un robot contabile consente a uno studio di commercialisti tre incrementi:
1) Vendere attività a valore aggiunto con il tempo risparmiato
2) Aumentare il numero di clienti per la contabilità.
3) Introdurre flessibilità nell’ orario di lavoro del personale dando spazio a modelli di flessibilità per categorie di lavoratori che necessitano di tale flessibilità
La situazione del tessuto imprenditoriale italiano sta andando in questa direzione.
Si sa che in Italia una porzione di aziende ha ancora bisogno di contabilità, e spesso ha bisogno di prime note e bilanci quasi in tempo reale, per migliorare il proprio merito creditizio, ma anche per avere più visibilità sulla liquidità.
È proprio qui che un Robotic Hub Contabile si rivela un alleato prominente del commercialista anche per la consulenza finanziaria alle aziende. Un alleato che consente al commercialista di assumere un ruolo nuovo, di partner strategico per le aziende, di alleato nella crescita, e non solo di mero contabile. La grande crescita di domanda delle figure di controller aziendali, come anche di consulenti finanziari, sembra rispondere proprio a questo bisogno, da parte delle aziende, di una contabilità più a valore aggiunto, più strategica, più a tutto tondo.
Benefici di un Robotic Hub in numeri
- Produttività incrementata dal 150% al 500%, a seconda del volume di contabilità e della preparazione dei collaboratori che si hanno a disposizione. Ciò non può succedere con funzioni solo del gestionale (Come spieghiamo in questo articolo);
- Aumento dei profitti che può andare dal 10% al 40%: a parità di collaboratori di studio, aumentano i clienti gestibili dal singolo, attraverso un comodo hub di servizi robotizzato e che consente di avere visibilità su tutte le informazioni;
- Monitorare e ottimizzare i processi: attraverso la misurazione noi possiamo migliorare, costantemente;
- Aumentare la velocità delle operazioni contabili: un Robotic Hub contabile ci permette di fare la contabilità in tempo reale, quindi avere i bilanci aggiornati e dare alle banche esattamente quello che stanno cercando;
- Standardizzazione del servizio: oggi uno dei problemi che gli studi hanno è che non tutti i collaboratori svolgono il lavoro alla stessa maniera;
- Diminuzione dei costi operativi: questa è la naturale conseguenza di una maggiore precisione e velocità, in qualsiasi processo!
- Flessibilità nei modelli d’impiego dando spazio ed accesso a modelli che possano venire incontro a varie esigenze.
- Maggiore indipendenza dai fornitori di software: un Robotic Hub contabile consente di gestire i tuoi dati a casa tua, e non attua una dinamica lock-in, come invece tendono a fare i tradizionali fornitori di software.
Come si implementa un Robotic Hub Contabile?
Mentally.ai offre diverse soluzioni per i commercialisti e per le aziende.
La soluzione più rapida ed economica si applica ai gestionali Team System Studio e Team System Gamma.
In alternativa, Mentally offre una soluzione chiavi in mano, con un commercialista digitale che si occuperà di monitorare il vostro robot contabile.
Per una personalizzazione completa Mentally.ai offre anche dei robot personalizzati, “scritti” su misura per le esigenze del tuo studio, e per qualsiasi tipo di gestionale.
Le nuove tecnologie degli anni ‘20 hanno portato il lavoro del commercialista a cambiare volto, per sempre.
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