Profilo del nostro Case study

Si tratta di uno studio contabile situato nelle Marche, Italia, composto da circa 20 dipendenti. Questa realtà ha radici profonde nel territorio marchigiano e si caratterizza per un’organizzazione che fonde elementi di familiarità con un solido approccio industriale e una marcata strutturazione dei processi.

Già in passato, lo studio aveva avviato un percorso di ottimizzazione dei processi, dimostrando un impegno costante verso l’efficienza e la modernizzazione. Iniziative significative, come la digitalizzazione delle fatture cartacee, erano già state intraprese, evidenziando un precoce interesse per lo snellimento dei processi e l’innovazione.

All’inizio di questa avventura nell’adozione di soluzioni robotiche, sorgono dei dubbi. Il team dello studio non era sicuro di quanto potesse effettivamente beneficiare dall’introduzione dei robot contabili e aveva difficoltà a quantificare in modo preciso i vantaggi. Tuttavia, la scelta di abbracciare questa strada si è dimostrata estremamente efficace, portando a risultati sorprendentemente positivi.

In che modo? Un’analisi dettagliata dei dati finanziari

Dopo due anni dall’implementazione dei robot contabili, lo studio ha riportato risultati eloquenti, in grado di dimostrare chiaramente il valore della robotizzazione . In particolare, con un investimento annuale di circa 5.000 euro, lo studio è riuscito a razionalizzare il personale di due unità, generando un notevole risparmio di circa 60.000 euro all’anno. Questa riorganizzazione è stata accompagnata da un ringiovanimento del team, conferendo al reparto contabile una nuova vitalità. 

Parliamo di un ripensamento profondo dei processi che ha poco a che fare con i tradizionali sistemi di automazione, i quali agiscono più che altro su una lieve ridefinizione dei ruoli professionali. 

Da un punto di vista strettamente economico, questo risultato rappresenta un risparmio significativo di 60.000 euro l’anno, a fronte di un investimento annuale relativamente modesto. Eppure, ciò che conferisce un’ulteriore emblematicità a questo caso è il notevole ritorno di investimento, che ammonta a ben 12 volte l’importo inizialmente investito, equivalente al notevole 1.200%.

Questo livello di ritorno di investimento supera di gran lunga le prestazioni tipiche degli investimenti finanziari, come i buoni del tesoro, le azioni ogli investimenti in private equity, che generalmente offrono rendimenti massimi intorno al 18-20%. 

Il Valore Aggiunto per i Clienti

Ma la robotizzazione non riguarda solo il risparmio finanziario. Un altro aspetto cruciale è il valore aggiunto per i clienti. Con l’aiuto dei robot, lo Studio Contabile  è stato in grado di aggiornare la contabilità in tempo reale o entro 24 ore. Questo ha permesso loro di generare report automatici settimanali, fornendo ai clienti una panoramica chiara delle loro finanze. Questa soluzione inedita  non solo ha migliorato la qualità del servizio, ma ha anche portato a una maggiore fidelizzazione dei clienti.

Attualmente, l’interesse che tali soluzioni sembrano suscitare creano nuove opportunità di business, innescando un ciclo virtuoso. Questo fenomeno ha anche contribuito a incrementare i ricavi, poiché i clienti, avendo accesso a dettagliate informazioni finanziarie, cercano sempre più consulenza per ottimizzare ulteriormente la loro situazione finanziaria.

I Motivi Chiave del Successo dello Studio. Punto per Punto.

Quando analizziamo i risultati ottenuti da  questo studio rispetto ai concorrenti, 

emergono chiaramente quattro principali fattori:

1. Dedizione Storica all’Ottimizzazione dei Processi: Da sempre, lo studio ha posto grande enfasi sull’ottimizzazione dei processi. Questa passione per il miglioramento non era confinata solo alla leadership, ma era una visione condivisa da tutti. Questa inclinazione era dovuta a diversi fattori. Primo fra tutti, il desiderio del personale di aumentare la propria produttività, ottenendo risultati migliori in tempi più brevi. Inoltre, la presenza di membri qualificati, molti dei quali laureati con notevoli capacità logico-deduttive, ha ulteriormente rafforzato questa inclinazione.

2. Eccellenza nella Gestione del Software: Lo studio ha dimostrato nel tempo una gestione eccellente del proprio sistema gestionale. Avevano già condotto analisi approfondite per ottimizzare il software contabile, assicurando una struttura dati rigorosa e standardizzata. Ciò ha agevolato l’integrazione dei robot nel sistema, permettendo un’applicazione fluida e veloce della tecnologia.

3. Abilità nell’Utilizzo dei Robot: La rapidità con cui lo studio ha compreso e adottato la robotica è notevole. Il personale non solo ha visto il valore aggiunto dei robot, ma ha anche imparato a usarli efficacemente. Piuttosto che limitarsi a inserire dati, sono diventati “guidatori” dei robot, monitorando e ottimizzando le operazioni quotidiane. Questa sinergia ha permesso loro di “parlare” lo stesso linguaggio dei robot, migliorando enormemente l’efficacia del sistema.

4. Cambiamento Organizzativo: Lo studio ha riconosciuto che, per robotizzare efficacemente la contabilità, era necessaria una trasformazione radicale. La contabilità è stata immaginata come un centro di competenza trasversale all’interno dello studio. Ciò ha portato a una riduzione del personale dedicato esclusivamente alla contabilità, e la creazione di un team specializzato nella gestione dei robot. Questo team di eccellenza, pur non essendo dedicato esclusivamente ai robot, ha fornito servizi contabili a tutto lo studio, consolidando ulteriormente l’efficienza del sistema.

Questi quattro elementi fondamentali delineano la formula vincente alla base del successo dello studio. Essi costituiscono un modello essenziale per ogni organizzazione che mira a distinguersi e innovare nel suo settore.

Robot vs. Soluzioni Tradizionali: Le Differenze Chiave

Il successo avanzato di Studio Contabile merita un confronto diretto con le metodologie tradizionali offerte dalle società di software gestionale. Nonostante il panorama tecnologico sia in rapido movimento, persistono molte ambiguità e interpretazioni errate. Per scegliere con cognizione, è essenziale avere una visione chiara e informata. Mentre “automazione” e “robot” sono termini sempre più diffusi, spesso vengono evocati senza una piena comprensione del loro impatto e potenziale. Alcuni software tradizionali si sono adattati per ottimizzare aspetti puntuali, ma la vera robotizzazione rappresenta una metamorfosi dell’intero sistema lavorativo.

A differenza dei software gestionali tipici, i robot inaugurano un nuovo capitolo, gestendo autonomamente operazioni complesse e liberando risorse umane preziose, un fattore chiave nel dominio contabile.

Alcune piattaforme tradizionali, ancorate a modelli ormai superati, tendono a contabilizzare semplicemente le postazioni, senza ambire a una trasformazione profonda del lavoro. I robot, al contrario, puntano a rinnovare l’intero ecosistema lavorativo, affrontando e risolvendo le inefficienze che spesso gravano sui team. Questa evoluzione assicura un’ottimizzazione completa dei processi, traducendosi in notevoli risparmi e ritorni d’investimento. Detto ciò, proviamo ora a dare uno sguardo ravvicinato a un collaboratore robotico al fine di capirne i meccanismi e svelarne le logiche.

Esplorazione Approfondita con Mentally

Arrivati sin qui, intendiamo focalizzarci su una nostra proposta, ideata specificamente per gli studi contabili italiani: Mentally. Questo collaboratore robotico ha già riscosso notevole successo, trasformando profondamente la dinamica degli studi professionali che hanno scelto di integrarla nella loro routine.”

• Mentally si basa su algoritmi avanzati per snellire i processi contabili, riducendo l’onere delle attività manuali ripetitive fino a un’efficienza di processamento del 96%.

• Dal punto di vista tecnico, Mentally è capace di eseguire complessi task contabili in modo autonomo, anche durante i periodi di inattività del team, come di notte o nei weekend.

• La piattaforma Mentally è dotata di meccanismi di monitoraggio e reporting in tempo reale, che permettono una tracciabilità delle operazioni dettagliata e una risoluzione proattiva di eventuali anomalie.

•  La sua architettura consente una scalabilità su misura, adattandosi alle esigenze sia di piccoli studi contabili che di grandi organizzazioni, garantendo sempre performance e sicurezza dei dati.

• Inoltre, il suo modello permette un apprendimento continuo. Ciò significa che più viene utilizzato, più “Mentally” diventa efficace e preciso nelle sue operazioni, anticipando possibili esigenze e adattandosi ai cambiamenti nei workflow contabili.

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