Giuditta SpassiniIl personale qualificato è la chiave per la sopravvivenza. Oggi una nuova prospettiva si apre per gli studi di commercialisti alla ricerca dei collaboratori giusti.
Finché si tratta di orchestrare il lavoro quotidiano e le scadenze, tutto bene. Ma sempre più studi hanno problemi nel trovare personale all’altezza.
Ogni studio ha affrontato questo iter: che sia per una dipendente che va in maternità e ha bisogno di immediata sostituzione. O che sia perché lo studio si ingrandisce e ha bisogno di personale.
O infine, a ridosso della scadenza, quando il lavoro quadruplica, diventa di estrema urgenza trovare un collaboratore fidato da far lavorare solo per un certo periodo – idealmente.
Il problema è che trovare questo tipo di forza lavoro non è facile.
Non è facile innanzitutto trovare tra i propri collaboratori esistenti le competenze giuste per fronteggiare le tempistiche sempre più strette e le sfide sempre più tecnologiche che il lavoro di commercialista oggi richiede.
Ma è ancora più arduo trovare dipendenti nuovi.
Quando si parla di assumere, da un lato abbiamo le persone già in grado di lavorare, ma da tempo fuori dal mercato del lavoro.
Dall’altro, sappiamo che i neodiplomati in ragioneria non hanno le soft skill necessarie, tra cui soprattutto la capacità di lavorare in gruppo, la precisione sulle procedure e sulle scadenze, ma anche la competenza e il tono giusto per fornire consulenza ai clienti dello studio.
Quindi, quale categoria di nuovo lavoratore assunto saprà ottimizzare realmente i processi di studio?
Meglio la ricerca di competenze di contabilità o esperienze pregresse nell’uso del gestionale?
Oppure sono meglio le abilità trasversali (soft skill) e quelle logico deduttive (QI)?
Quanto è importante l’adattabilità tecnologica del neoassunto?
Possiamo sin d’ora dire che le capacità tecnologiche sono oggi una conditio sine qua non, e i consulenti di digitalizzazione per gli studi sono una prassi talmente comune da rendere immediatamente poco competitivi gli studi che non hanno ottimizzato le proprio tecnologie digitali in modo efficace e all’avanguardia.
Un cattivo uso del gestionale porta a costi operativi più alti, e via via ad una perdita di clienti a scapito degli studi più grossi e digitalizzati – e questo ce lo mostrano i dati in nostro possesso sul mercato del lavoro odierno in Italia.
Scegliere nuovi collaboratori di studio non è facile anche per un discorso di formazione: quanto tempo resterà in studio la nuova risorsa così faticosamente e lungamente formata?
Il turn over nelle mansioni contabili, in alcuni casi, è altissimo, perché il lavoro viene percepito come ripetitivo e non gratificante. Spesso i giovani neoassunti, dopo essere stati formati a spese del piccolo studio professionale, passano a lavorare direttamente come controller nel confortevole ambiente aziendale.
È normale che sempre più studi si chiedano se sia conveniente investire in formazione di nuove risorse.
Un’altra domanda molto sentita dai commercialisti è: chi si occuperà, in studio, di allocare del tempo per fare da tutor ed evitare che il nuovo arrivato faccia errori?
Quel tempo viene effettivamente sottratto alle attività di lavoro quotidiano di studio.
Possiamo sintetizzare i dubbi che gli studi affrontano nella ricerca di personale con una questione: capire quanto tempo serve per formare nuovo personale.
Secondo un sondaggio condotto dal team di Mentally, il principale problema riscontrato dalle figure apicali degli studi di commercialisti in Italia è la mancata comprensione tecnica del proprio gestionale, anche da parte di persone che gestiscono lo studio dopo aver lavorato a lungo come collaboratori dello stesso.
Non comprendere appieno come funziona il gestionale significa anche non capire quanto tempo è effettivamente necessario per svolgere un lavoro, per imparare a farlo, e per formare una nuova risorsa a svolgerlo.
Ciò accade perché i gestionali attuali non consentono una completa visibilità sui processi, e gettano tutto il lavoro in un mucchio difficile da mappare.
In più i gestionali sono complicati.
Sono in continuo aggiornamento, e spesso affastellano funzioni nuove su funzioni vecchie, rendendo il reperimento delle informazioni sempre più laborioso.
La difficoltà delle figure apicali dello studio è del tutto comprensibile: chi dirige uno studio non ha il dono dell’ubiquità, e spesso ha deleghe e responsabilità tali che fisiologicamente perde il contatto con le mansioni più operative; accade in ogni settore.
D’altra parte, i gestionali oggi in commercio non aiutano a chiarificare la complessità delle mansioni, dato che risultano essere più complicati e farraginosi rispetto al passato.
Spesso anche il personale già assunto riscontra forti difficoltà nella comprensione dei gestionali.
Nel panorama italiano emerge ormai chiaramente la necessità di un mindset di tipo analitico (e non solo contabile!), che non tutte le risorse umane possiedono.
Esistono delle possibili linee da seguire
Mai pensato di prendere e formare una risorsa completamente nuova al mercato del lavoro, ma senza un percorso di studi legato alla contabilità?
Può sembrare un controsenso, ma osserviamo il mercato del lavoro contemporaneo: vediamo due grandi categorie di lavoratori molto preparati, che performano generalmente bene sin dal primo posto di lavoro, e di cui c’è un surplus.
Stiamo parlando in particolare di laureati in materie umanistiche con votazioni eccellenti, oppure di neodiplomati di scuole tecniche, che potrebbero anche essere passati per un periodo di alternanza scuola-lavoro. Modalità, quest’ultima, che non vincola a periodi di prova e selezioni accurate, e che permette di vedere come il ragazzo o la ragazza in questione si relaziona con i colleghi e con i programmi di contabilità presenti effettivamente nello studio.
Spesso pochi mesi sono sufficienti per capire l’orientamento al lavoro e l’adattabilità di queste nuove leve.
In entrambi i casi si parla di persone fresche di studi, con predisposizione all’apprendimento e con l’elasticità mentale sufficiente – per via del loro percorso – per apprendere le complicazioni a volte superflue dei gestionali oggi in uso, e le difficoltà intrinsecamente correlate alla contabilità.
Una volta formati al lavoro contabile, avranno probabilmente già lo spessore analitico per occuparsi di consulenza.
C’è poi una terza via.
Migliorare in generale il controllo che si ha sui processi.
Saper mappare i processi che i propri collaboratori mettono in atto quotidianamente è fondamentale. Solo gli studi auto-consapevoli sono in grado di rimanere a galla nel complesso panorama contemporaneo, in cui una concorrenza agguerrita e tecnologie sempre nuove costringono a rimanere perfettamente consapevoli su ciò che accade al proprio interno.
Solo la conoscenza dei flussi di lavoro porta a migliorare concretamente il lavoro del personale, nuovo o esistente che sia.
Centinaia di studi in Italia hanno scelto di migliorare la propria comprensione del cliente con il robot Mentally.ai.
I robot di Mentally.ai introducono una serie di analitiche che permettono al personale di mappare i processi nel dettaglio ed avere visione completa su ciò che fanno, visionando a colpo d’occhio tutte le informazioni utili, e di conseguenza imparando a ragionare differentemente.
Mentally.ai offre anche alle figure apicali degli studi la possibilità di vedere i risultati ottenuti da ogni singolo collaboratore.
Ciò significa risolvere il principale problema per chi dirige uno studio: quello della visibilità.
Sarà possibile vedere i progressi del singolo collaboratore in modo autonomo, e capire le difficoltà specifiche dei task assegnati – elemento molto utile se si parla di un collaboratore in formazione!
Mentally.ai è in grado di:
- Dare un risparmio di tempo concreto agli studi di commercialisti. Parliamo di un risparmio generale del 65% sulle ore lavorate in contabilità dai collaboratori di studio;
- Dare statistiche che monitorano i carichi di lavoro effettivi sul personale (qui spieghiamo come capire quali funzioni è possibile delegare al robot in tranquillità);
- Consentire una serie di semplificazioni sull’uso del gestionale: con Mentally.ai si può scegliere di bypassare la user interface, in modo da allontanare i collaboratori dalle attività che, se affrontate tramite gestionale, sarebbero troppo complesse;
- Gestire meglio i picchi di lavoro: un lavoro contabile normalmente svolto in 10 minuti, ad esempio la registrazione di 5 transazioni bancarie, viene svolto da Mentally.ai in 1 minuto (il rapporto è di 10:1, in termini di tempo);
- Dare un’analisi dati d’avanguardia: il robot Mentally.ai non solo riduce il tempo lavorato, ma con le sue analitiche consente anche di monitorare quello che i vari dipendenti fanno e il loro carico di lavoro individuale.
Ma oggi vogliamo anche parlare di una rivoluzione nel mercato dei software gestionali per commercialisti.
La rivoluzione arriva dall’incontro tra l’IA, il software gestionale, e una competenza decennale in lavoro contabile e di consulenza.
La rivoluzione è Ade.Mentally.
Ade.Mentally, per ora disponibile per una fase di test solo a una lista riservata di studi, offre un’interfaccia di intelligenza artificiale in grado di potenziare al massimo il lavoro contabile, aiutando il commercialista anche nel reperire informazioni d’insieme che semplificano il lavoro di consulenza.
Lo potremmo paragonare a un sistema di formazione continua del personale, perché continuamente mostra informazioni sui clienti e le mette in relazione tra loro.
Con i suoi due moduli, Fatture360 e Ricavi360, Ade.Mentally offre una visione d’insieme senza precedenti sul cliente, entrando nel dettaglio e fornendo informazioni da un’unica schermata di consultazione. Fatture360 è la schermata d’insieme che permette di capire tutti i dettagli degli ordini d’acquisto e di vendita dei tuoi clienti.
Senza obbligo di cliccare su tante schermate diverse, l’intelligenza artificiale di Ade.Mentally raduna le informazioni in questa visione a 360 gradi del cliente.
Il guadagno in termini di tempo e visibilità è considerevole: secondo i nostri test, abbiamo stimato che in un decimo del tempo (rispetto all’operatore umano) Ade.Mentally legge tutte le fatture e fornisce informazioni specifiche, su richiesta.
Invece Ricavi360 offre un’analisi costi e ricavi dettagliata, un’azienda alla volta, che consegni ai collaboratori di studio un’idea chiara di tutti i dettagli.
Solo con la completa visibilità offerta da questo sistema di intelligenza artificiale è possibile avere una visione d’insieme dei clienti del proprio studio.
Ade.Mentally sarà disponibile in versione Beta da aprile 2024.
Clicca qui per aderire alla lista d’attesa!
In conclusione
Di soluzioni operative ce ne sono diverse. Si possono operare delle scelte oculate per la scelta del proprio personale in studio, ad esempio selezionando risorse provenienti da lauree umanistiche o da istituti tecnici, come suggerito sopra.
Invece, se il tuo studio è pronto per seguire la via tecnologica e ottimizzare realmente i processi di studio, queste sono le 5 opzioni a disposizione:
1- Teamsystem + Mentally.ai: la soluzione robotica pensata da commercialisti per i commercialisti, che si integra con il gestionale Teamsystem.
2- Ade.mentally versione BETA – qualunque sia il gestionale in uso presso il tuo studio: esplora l’intelligenza artificiale VERA applicata alla acquisizione e disseminazione, interna allo studio, d’informazione sui tuoi clienti. Clicca qui per entrare nella lista d’attesa!
3- Robot per Profis: Profis è un gestionale con diverse limitazioni. Per chi usa Profis, Mentally offre robot più semplificati, in grado di gestire dal 50 all’80% del flusso annuale di fatture;
4- Hai un altro gestionale? Per chi utilizza sistemi gestionali meno ricchi di funzionalità rispetto al gestionale Teamsystem, come Ipsoa o Passepartout: è il momento del passaggio al binomio Teamsystem-Mentally. Il pacchetto vale per 30 anagrafiche e riduce drasticamente le ore lavorate, per un concreto ritorno sull’investimento; Il rapporto qualità-prezzo è imparagonabile e dirompente rispetto alla vostra corrente soluzione. Clicca qui per richiedere informazioni!
5- Opzione personalizzata: Hai un gestionale fruito su un browser come Chrome, Firefox o Microsoft Edge? Hai un budget di un certo livello? L’opzione personalizzata è la soluzione per il tuo studio. Clicca qui per richiedere informazioni!
L’era della produttività industriale negli studi è iniziata.
Lascia che il tuo studio sia un’avanguardia.
PRENOTA
30 MINUTI DI CONSULENZA GRATUITA
