GiuliaLa metodologia delle 3 automazioni che trasforma CU, F24 e controlli di gestione in processi da 30 minuti invece che 3 giorni liberando così il team per consulenza strategica e controllo di qualità ad alto valore
Pietro Micheli, managing partner dello Studio Associato Bianchi & Partners di Milano, mi ha chiamato lunedì mattina alle 7:30. “Paolo, è iniziato l’inferno. Ho 142 Certificazioni Uniche sul tavolo, i miei 18 collaboratori sono già in affanno, e siamo solo alla seconda settimana di marzo.”
La sua voce tradiva quella stanchezza che conosco bene. La stessa che sento ogni anno da gennaio in poi, quando gli studi commercialisti si preparano alla maratona più dura: la stagione delle dichiarazioni dei redditi.
“Quest’anno deve essere diverso,” ha continuato Pietro. “Non posso permettermi di perdere altri tre collaboratori senior per burnout come l’anno scorso. E soprattutto, non posso continuare a dire no a nuovi clienti perché non ho le risorse per gestirli.”
Tre settimane dopo, Pietro mi ha richiamato. Questa volta il tono era completamente diverso. “Paolo, abbiamo appena completato 95 dichiarazioni in una settimana. Con lo stesso team. E i miei collaboratori escono dall’ufficio alle 18:00.”
Pietro in questo arco di tempo ha implementato le tre innovazioni che stanno trasformando la stagione delle dichiarazioni da incubo operativo in vantaggio competitivo.
1. Integrazione Automatica CU → Dichiarazione: Da 3 Giorni a 30 Minuti per Cliente
“Guarda,” mi dice Pietro con un sorriso, “all’inizio ero scettico. Ma poi ho capito che stavo buttando via giorni interi di lavoro per ogni gruppo di dichiarazioni quando potevo ottenere lo stesso risultato in mezz’ora, forse anche meno”
Il problema era sempre lo stesso: ricevere decine di Certificazioni Uniche, estrapolare manualmente tutti i dati rilevanti, verificare le congruenze, calcolare le ritenute, e infine inserire tutto nei quadri corretti della dichiarazione. Un processo che per 142 CU richiedeva settimane di lavoro intensivo.
Il sistema Mentally Copilot analizza automaticamente 142 Certificazioni Uniche e fornisce i dati cumulativi da inserire nei quadri C, G e S della dichiarazione dei redditi. In 30 minuti invece che 3 giorni.
“Non so come spiegartelo,” dice Pietro, “il sistema prende le CU, le ‘legge’ in automatico e mi da i valori cumulativi che posso mettere nei quadri giusti. I ragazzi devono solo controllare che sia tutto ok. Una roba da non credere.”
I numeri parlano chiaro: €168K di ritenute elaborate automaticamente, 3 anomalie identificate automaticamente, 95% compilazioni semplificate. Pietro ha recuperato 15 ore settimanali per ogni collaboratore senior, tempo che ora dedica al controllo di qualità e supporto clienti invece che all’inserimento dati.
2. F24 Intelligenti: Risposte Immediate senza Perdere Tempo
“E poi c’è la storia degli F24,” continua Pietro. “Dio mio, che incubo erano. Un cliente mi chiama, io devo dire ‘aspetta che controllo’, faccio scaricare tutto a qualcuno, poi magari lo richiamo il giorno dopo. Una perdita di tempo assurda.”
Il problema si moltiplicava durante la stagione fiscale: centinaia di F24 da elaborare, clienti che chiamano di continuo per chiarimenti, e la sensazione di essere sempre in ritardo su tutto.
Elaborazione automatica di 303 F24 con riassunto valori cumulativi clienti da inserire nei quadri della dichiarazione redditi. 87% di tempo risparmiato. Analisi AI conversazionale per risposte immediate sui versamenti. Sono stati fatti, sono stati fatti in tempo, ci sono anomalie nel passato? I dati del consulente del lavoro sono in sintonia con quelli del cassetto fiscale? Ci sono situazioni particolari da gestire?
“Adesso ho tutto sotto controllo in tempo reale,” racconta Pietro. “Il sistema analizza automaticamente tutti gli F24, crea summary per i clienti, e ti da dei resoconti utili per compilare la dichiarazione. E se ho una domanda o un dubbio, posso chiedere direttamente al sistema e ottenere una risposta in 15 secondi.”
303 F24 elaborati automaticamente, 87% di pre-compilazione della dichiarazione, €31.4K di versamenti analizzati. Il team di Pietro ora risponde ai clienti in tempo reale invece che “ti richiamo tra due giorni”.
3. Controllo di Gestione in Tempo Reale: Trasformare i Ritardi in Opportunità
“La terza innovazione, però, è quella che mi ha davvero stupito,” ammette Pietro. “Durante la stagione delle dichiarazioni, inevitabilmente accumulo ritardi sulla contabilità ordinaria. Prima questo significava clienti insoddisfatti. Continuano a vederci come i funzionari dell’ agenzia dell’ entrate, come il male minore inevitabile ma non come fidati consulenti. Il ritardo nel tenere aggiornata la contabilità non fa che acuire questa percezione..”
Il problema era duplice: durante Marzo-Luglio, la priorità va alle dichiarazioni, ma i clienti hanno comunque bisogno di reportistica aggiornata per le loro decisioni aziendali. E a settembre, quando si riparte con i controlli di gestione, mancano mesi di analisi.
Didascalia: Analisi automatica ricavi/costi in tempo reale con AI personalizzata per insight immediati. €287K costi Q1, margine operativo 23.6%, anomalie identificate automaticamente per adeguati assetti. Possibilità di compiere oltre 100 tipologie di analisi personalizzate con interfaccia domanda e risposta. Questo significa zero conoscenza Excel, PowerBi, Dax, SQL e la capacità di generare grafici, tabelle e report in secondi anziché ore.
“Ora posso mandare ai clienti report aggiornati settimanalmente senza nessuno sforzo,” spiega Pietro con soddisfazione. “Il sistema analizza automaticamente ricavi e costi in tempo reale, identifica anomalie, e genera report personalizzati. E a settembre, quando riprendo con gli adeguati assetti, ho già tutti i dati analizzati e le anomalie identificate.”
Inoltre posso aggiungere i dati degli stipendi e del costo dei finanziamenti , ammortamenti etc.. e dare anche una stima veloce della situazione contabile generale con pochi minuti di lavoro.
€287K di costi analizzati automaticamente, 23.6% di margine operativo monitorato in tempo reale, 42 fornitori attivi sotto controllo. Il risultato? I clienti di Pietro ricevono consulenza strategica anche durante la stagione fiscale, e lui può offrire servizi di adeguati assetti più approfonditi perché ha 6 mesi di dati già analizzati.
I Numeri della Trasformazione
La trasformazione di Pietro ha prodotto risultati documentati:
- 75% di automazione nella pre-compilazione dei quadri legati alle CU e F24 dichiarazioni
- 15 ore settimanali recuperate per ogni collaboratore senior
- Zero straordinari durante la stagione fiscale per molti collaboratori
- 15% di nuovi clienti acquisiti senza assumere personale ( attraendoli con nuovi reports, non banali, e una tempistica di risposta piu’ veloce)
- ROI del 340% in 8 mesi
“Non è questione di sostituire il lavoro del commercialista,” conclude Pietro. “È questione di liberarci da tutto quello che le macchine possono fare meglio di noi, per concentrarci su ciò che solo noi possiamo fare: Un supporto di valore all’ imprenditore e all’ azienda che vada oltre l’adempimentalismo. Tuttavia per noi è stato importante il cambio di mindset nella vendita, comunicazione e erogazione di questi servizi. Serve focus organizzativo. .”
Il Tuo Momento di Verità
Se gestisci uno studio con 5+ dipendenti e 100+ clienti, sai esattamente di cosa sto parlando. Ogni anno la stessa storia: marzo arriva e si trasforma tutto in una corsa contro il tempo, straordinari infiniti, collaboratori stressati, e la sensazione di essere sempre in ritardo.
Ma cosa succederebbe se questa stagione fosse diversa? Se i tuoi collaboratori uscissero dall’ufficio alle 18:00 anche a marzo? Se potessi accettare nuovi clienti invece che dire “risentitevi a luglio”?
La tecnologia che ha trasformato lo studio di Pietro è disponibile. Il sistema Mentally Copilot supporta studi con qualsiasi gestionale e può essere implementato in 1 settimana, in tempo per questa stagione fiscale. Il carico formativo è tecnicamente basso, lo scoglio formativo più grosso è il mindset è accettare di fare le cose in maniera nuova, più snella più veloce. E’ anche accettare di migrare da adempimentalisti che fanno data entri a strateghi del prompt engineering, ovvero di dare comandi a voce all’ AI in maniera da sfruttata al massimo.
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