Andy LeIntegrare Teamsystem un robot di automazione renderà più libero e innovativo il tuo studio professionale: vediamo come
Durante gli anni 80 e 90 del novecento la professione del commercialista era una delle più ricercate tra i giovani studiosi. La situazione però nel corso dei decenni sembra essere parecchio cambiata, soprattutto negli ultimi 5 anni.
Facendo un confronto tra l’anno 2020 e il 2021 il numero di tirocinanti presenti all’interno degli studi professionali di commercialisti è diminuito di circa 1500 persone, ovvero del 11%.
Questa statistica genera ulteriori preoccupazioni nei confronti di un problema persistente :la mancanza di figure professionali e motivate interessate a svolgere questa professione.
Generalmente i commercialisti di tutta la penisola non hanno problemi di carenza di personale ma, allo stesso tempo si affidano da numerosi anni a figure meno competenti rispetto al passato e poco interessate al lavoro che svolgono perché, data l’enorme mole di lavoro contabile ripetitivo e monotono presente è impossibile svincolarsi da queste persone.
Qualcuno deve pur farlo il lavoro contabile…
Esiste però una soluzione. Si tratta di adottare all’interno del tuo studio professionale un robot di automazione delle operazioni di contabilità, reportistica e comunicazione .
Seguendo la strada dell’innovazione tecnologica potrai liberarti dall’80 fino al 90% del lavoro contabile e svincolarti dal personale impreparato a cui da troppo tempo eri inevitabilmente legato..
Potendo quindi premiare i tuoi dipendenti migliori promuovendoli a mansioni più soddisfacenti e, allo stesso tempo, liberarti dei sovraccarichi che frenano la crescita del tuo studio.
Oltre a tale importante cambiamento potrai anche fare affidamento su un lavoro svolto in maniera quasi completamente autonoma senza bisogno del tuo feedback in modo efficiente, veloce e altamente preciso.
Agli occhi del commercialista l’idea di automatizzare i processi operativi appare più come qualcosa di aleatorio che una soluzione concreta. Questo perché determinate operazioni risultano particolarmente tediose. Ciò non corrisponde necessariamente alla realtà: il robot è altamente competente ed è infatti in grado di svolgere anche queste automazioni, vediamone alcune:
- Registrazione fatture multilinea { con più beni e diverse righe di fatturazione}
- Registrazione fatture con Competenze
- Registrazione fatture con cespiti
- Registrazione fatture con nuove anagrafiche
- Registrazione ritenuta d’ acconto
- Impostare regole di registrazione in Teamsystem
- Regole contenenti stringhe per diminuire i flussi di lavoro futuri.
- Registrazione fatture attive nei Sezionali
- Registrazione fatture passive nei Sezionali
- Registrazione Fatture attive e passive per le ditte quater
- Registrazione fatture attive per diversi tipi di codici ricavo
- Riconciliazione e mappature di fatture e transazioni bancarie su TS-pay
- Reverse Charge
- Auto Fatturazione
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La pillola -7 : Registrazione fatture per Sezionali e Quater
Scenari operativi:
Questi sono casi operativi oggettivamente più complessi della norma. Spesso sezionali e quater vengono confusi ma hanno utilizzi differenti.
Il sezionale e’ una metodologia di contabilità che permette di aggiungere alle fatture sia attive che passive un codice addizionale per poter attribuire il ricavo o il costo ad una unità operativa differente.
Per esempio, un supermercato con più di una sede, oppure un ristorante che ha anche tabacchi possono separare costi e ricavi in maniera da attribuirli ad unità operative dell’ azienda differenti.
I commercialisti solitamente utilizzano questa modalita’ per la reportistica contabile.
Le ditte Quater in Teamsystem sono un concetto simile dal punto di vista tecnico ma diverso da quello legale, in questo caso l’ agenzia delle entrate richiede di codificare la porzione di fatture sia in entrata che in uscita a cui si applica un regime IVA differente in maniera separata.
Impatto sul lavoro:
Si tratta ovviamente di un caso complesso che va ad interessare gli studi in maniera diversa tra loro. Nel novero degli studi seguiti con i nostri robot ce ne sono diversi che presentano questa casistica in almeno il 10% del volume di fatture totali.
Frequentemente la casistica si manifesta su ditte specifiche per le quali gli studi vorrebbero un automazione almeno nel caso di fornitori e clienti in cui a priori si può stabilire o la linea di business, per i sezionali, o il regime IVA per i Quater.
Come funziona Il binomio Teamsystem-Robot:
Dal punto di vista tecnico questo è una delle casistiche più complesse in cui disaccoppiare il lavoro del commercialista da quello della macchina.
Sono presenti diversi metodi per ottenere un risultato soddisfacente. Noi abbiamo approcciato il problema con un’ intelligenza ibrida per mantenere i costi bassi e, allo stesso tempo, garantire allo studio la più alta percentuale di precisione possibile.
Lo scopo è quello di mirare ad un abbattimento sostanziale dei volumi di fatture da registrare che cadono in questa categoria.
Come funziona la sinergia tra Teamsystem ed il robot in questo specifico caso?
Dal momento in cui le casistiche sono molte e variegate, a seconda che si tratti fattura attiva o passiva, si è optato per far richiedere all’utente una determinata tipologia di fattura e di indicare al robot dei criteri con cui identificare quando attribuire una fattura ad un sezionale o Quater. Tipicamente l’utente indica il codice da ricercare nelle fatture attive e delle stringhe da ricercare nelle fatture passive. Siccome soprattutto nelle fatture passive esiste una casistica molto variegata a fronte di pochi dati per l’allenamento dell’ intelligenza artificiale, è presente un’ulteriore possibilità di scegliere per alcuni fornitori una modalità semi automatica. In questo caso il robot individua dei fornitori specifici per i quali andrà a richiedere un feedback all’utente.
Il beneficio di questo approccio è che si va ad automatizzare il volume maggiore possibile, lasciando all’ utente i casi in cui il bot potrebbe non avere un’ alta precisione. Ma in ogni caso l’utente non ha bisogno di ricontrollare i casi in cui il robot funziona con 100% di automazione
Benefici concreti:
Questa funzione permette di estendere la tipologia di casi e processi che vengono completamente robotizzati.
Di fatto porta la percentuale di fatture registrate completamente in autonomia dal robot al di sopra del 90%.
In alcuni studi si arriva a volumi del 97%, si tratta della famosa ciliegina sulla torta.
Gli studi che raggiungono questo livello di automazione difficilmente tornano indietro.
Concludiamo con un piccolo focus sulle capacità di Mentaly:
- Mentaly si sviluppa assieme a te, con il tempo e la continua aggiunzione di nuove regole da seguire, il robot diventerà sempre autonomo e, la percentuale di operazioni dove sarà richiesto il tuo feedback diminuirà progressivamente
- Il robot ti permette di tornare padrone del tuo tempo, liberandoti dallo svolgimento di tutte quelle attività che non ti concedono di dedicare tempo alla crescita del tuo studio professionale
- Mentaly rende possibile il raggiungimento di percentuali di precisione che fino ad oggi hai creduto impossibili, se il robot non è sicuro di svolgere un’azione precisa al 100% richiede il tuo feedback
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