In genere, uno studio è strutturato in base all’area di competenza: per ciascuna azienda vengono offerti servizi di contabilità, identificati dalla lettera C, numerati da 1 a N per rappresentare le diverse aziende. Oltre a ciò, vengono forniti servizi di tassazione, indicati come TA1, TA2 e così via, e in alcuni casi, servizi di consulenza aziendale più sofisticati, designati come 1, 2 e così via, in base all’azienda servita. Questi servizi sono completati da attività di assistenza al cliente e gestione delle relazioni, che attraversano tutte le aree di competenza.

Tuttavia, questa organizzazione si trova ad affrontare alcune sfide rilevanti. In primo luogo, non agevola lo sviluppo di competenze altamente specializzate in una specifica area. In secondo luogo, l’addestramento di un gran numero di individui su diverse mansioni non garantisce uniformità nei risultati, a causa delle variazioni individuali in termini di interesse, motivazione e abilità. 

Infine, i vantaggi derivanti dall’automazione e dall’utilizzo dei robot si manifestano appieno quando si collabora con un numero limitato di specialisti, piuttosto che in un contesto con un vasto team. In un’organizzazione tradizionale, l’automazione può rivelarsi meno efficace.

Di fronte a simili sfide, desideriamo presentarti una piena ristrutturazione dell’approccio lavorativo. Di cosa si tratta?

3. L’approccio proposto

Un cambio di paradigma per maggiore produttività

Immaginiamo un servizio di contabilità trasversale, gestito da un piccolo team di specialisti. Ad esempio, due professionisti a tempo parziale dedicati al 50% o al 100% a questo servizio. Questi si concentreranno su una specializzazione profonda, sfruttando al massimo le tecnologie avanzate e fornendo un servizio di alta qualità sia all’interno dello studio che ai clienti esterni. Lo scopo è di ottenere il potenziale per massimizzare l’efficacia dell’automazione, garantendo un servizio di eccellenza.

In questo modo, superiamo l’organizzazione tradizionale e consentiamo a uno studio contabile di raggiungere una maggiore produttività e scalabilità, affrontando nuovi clienti a costi più contenuti senza necessariamente aumentare il personale. Questa rappresenta la chiave per ottenere risultati notevoli, migliorando la redditività e l’efficienza dell’intero studio.

La svolta sta in un semplice ripensamento delle logiche di processo:invece di affidare una singola persona alla gestione di diverse ditte attraverso tutte le aree di competenza, la nostra proposta è quella di avere specialisti versatili, affiancati dai robot, che offrono servizi specifici sia all’interno dello studio sia ai clienti.

Da ciò ne deriva un ridimensionamento strategico del personale o una sua ridistribuzione su servizi come tassazione e consulenza aziendale, come illustrato nella figura sottostante. Riprendendo lo schema, l’immagine mostra chiaramente il passaggio da un unico individuo che gestisce una sola ditta a uno scenario in cui lo stesso individuo si occupa di più ditte. Va da sé che una tale modifica porta a un notevole incremento della produttività e a una scalabilità del business significativamente più elevata. Mentally sta attualmente testando questo modello con diversi studi attraverso progetti pilota, cercando la migliore strategia di implementazione.

In generale, riteniamo che questa sia la modalità organizzativa più efficace per ottenere risultati superiori. Con questo metodo, è possibile raggiungere una notevole scalabilità del business e consentire ai commercialisti di acquisire nuovi clienti, senza la necessità di ingrandire il proprio organico.

L’obiezione sollevata dai commercialisti è che automatizzando la contabilità, i singoli individui potrebbero perdere la capacità di monitorare da vicino i dettagli finanziari. Tuttavia, questa è un’opinione che si basa su un fraintendimento.

I robot responsabili della registrazione contabile sono in grado di catturare un vasto numero di dati e informazioni. Questi dati possono poi essere facilmente accessibili attraverso pannelli di controllo e, inoltre, è possibile incorporare numerosi livelli di dettaglio nel processo di automazione in modo più efficiente rispetto a quanto si farebbe manualmente.

4. L’adozione del pacchetto TeamSystem

Una soluzione integrata per massimizzare l’efficienza

Per comprendere appieno il suo impatto, prendiamo in considerazione alcuni casi reali: diversi studi stanno investendo in pacchetti di robot Mentally e Teamsystem; questo perché è in questa collaborazione che si realizza la massima efficienza del nostro robot. Arriviamo ora alla domanda: qual è il motivo di tali investimenti? 

La ragione è che stanno esplorando nuove opportunità di business. Ad esempio, nel settore dei contribuenti forfettari, uno studio medio in nord Italia addebita tipicamente tra i 700 e i 900 euro per servizi completi. Di solito, per gestire 100 aziende forfettarie, uno studio impiega una persona dedicata che comporta un costo annuale di circa 40.000-45.000 euro, se consideriamo anche i costi indiretti. In termini di marginalità, questo può oscillare attorno ai 10.000 euro.

Ora, con l’introduzione dei robot, questo scenario cambia radicalmente. Passiamo da un rapporto di una persona per ogni unità lavorativa a meno del 25% di una persona per unità lavorativa, riducendo il costo annuale da 40.000 a 10.000 euro. Quest’aumento dell’efficienza si traduce in un incremento considerevole della redditività, portando i guadagni da 10.000-15.000 euro a 35.000-40.000 euro con un investimento iniziale minimo sui robot.

È interessante notare che persino studi che inizialmente non avevano adottato Team System stanno ora adottando il nostro pacchetto personalizzato. Questo pacchetto, del valore di circa 5.000 euro, comprende TeamSystem Studio, dotato di un robot completamente integrato per la gestione di circa 20.000 fatture e più di un centinaio di modelli grafici.

In pratica, questi studi stanno diventando creatori delle proprie soluzioni su misura, simili a “mini Fiscozen”, adattandole alle specifiche esigenze dei commercialisti. Così facendo, sviluppano le proprie soluzioni per soddisfare la crescente domanda di mercato, mantenendo al contempo un elevato livello di redditività.

Mentally è fortemente impegnata nell’appoggiare questi studi in questa iniziativa, contribuendo ad aumentare la loro profittabilità e a adattarsi con successo ai mutamenti in corso nell’ambito del settore contabile.

5. Strategia e visione con Team System

Colpire nuovi segmenti di mercato con efficacia

Studi contabili che inizialmente non sembravano propendere per TeamSystem stanno ora integrando questa soluzione nella loro strategia aziendale. Stanno creando unità operative indipendenti e snelle, che sfruttano TeamSystem in sinergia con i robot per conquistare segmenti di mercato che spesso erano stati trascurati o gestiti in modo non ottimale.

Questi segmenti di mercato si suddividono principalmente in due categorie: da un lato, troviamo i forfettari, mentre dall’altro,  le aziende con un elevato volume di fatture. Queste ultime, in passato, avevano cercato di internalizzare la contabilità, ma alcune di esse preferiscono ancora affidarsi al loro commercialista di fiducia. Grazie al nostro pacchetto completo, queste realtà possono avviare nuove attività di business rilevanti.

L’adozione di Team System e dei robot consente agli studi contabili di accedere a questi nuovi segmenti di mercato a costi notevolmente ridotti, garantendo al contempo servizi di alta qualità. Una prospettiva di business che si sta dimostrando estremamente promettente, giustificando così la transizione a TeamSystem da parte di alcuni studi.

6. Le barriere al cambiamento

Superare le resistenze per abbracciare il futuro

Focalizziamoci ora sull’ultima sezione di questo articolo, dedicata alle principali sfide legate all’adozione di soluzioni automatizzate. Una delle sfide più significative è la resistenza al cambiamento che talvolta ancora affligge alcuni studi contabili, soprattutto se operanti in aree geograficamente marginali. Si tratta di una paura che affonda le sue radici nell’inerzia e nella tendenza alla procrastinazione, tipica di coloro che debbono gestire ogni giorno ingenti volumi di mansioni da sbrigare e che colpisce, in qualche forma, anche i commercialisti.

Ciò accade poiché non esiste una connessione diretta tra il calendario fiscale annuale e l’adozione di uno strumento di Ottimizzazione Aziendale (BOT). Un BOT può essere implementato in qualsiasi momento dell’anno, senza necessità di aspettare l’inizio dell’anno fiscale. La persistente idea sbagliata che il BOT debba essere allineato con le scadenze fiscali è un ostacolo senza fondamento. In realtà, è vantaggioso implementare questa tecnologia il prima possibile, poiché consente di iniziare il processo di formazione e ottenere risultati ottimali in tempi brevi.

Un’altra sfida riguarda le sottili resistenze dei dipendenti. Resistenze che non si manifestano necessariamente come un rifiuto aperto, ma che spesso si traducono in ritardi e procrastinazioni controproducenti. È importante comprendere che iniziare il processo di automazione quanto prima è sempre vantaggioso, poiché consente di avviare la formazione e ottenere i migliori risultati il prima possibile.

Infine, figura il problema dell’allontanamento della figura dirigenziale dal campo operativo della contabilità, conseguenza del quale è la scarsa consapevolezza delle priorità interne ai flussi, di cui inoltre si perde il valore strategico delle ore lavorate. E’ in questi casi che il robot offre il suo aiuto più prezioso: 

•  l’implementazione di sistemi robotizzati offre una visibilità significativa sui carichi di lavoro, una visibilità che prima spesso mancava.

Arrivati a questo punto, una volta circoscritte sfide e barriere, è importante tenere presente che i vantaggi della robotizzazione, come precedentemente delineati, sono tangibili e significativi. Per coloro che desiderano approfondire come queste innovazioni possano migliorare la configurazione dello studio professionale, offriamo l’opportunità di prenotare una sessione di consulenza gratuita con i nostri esperti di Mentally. Questo vi permetterà di esplorare personalmente i vantaggi della robotizzazione e di valutare come potrebbero essere integrati efficacemente nel vostro team di lavoro. Per farlo, clicca il bottone “prenota”.