La pillola -4 : Automazione regole di registrazione e stringhe

Scenari operativi:

Una delle esigenze principali per tutti gli studi di commercialisti che decidono di approcciarsi ad un sistema di automazione per l’operazione di registrazione delle fatture è quello di riuscire a trovare il miglior binomio per avere un bilancio vincente fra i costi del servizio di automazione e la precisione che si ricava da esso.

Ogni studio professionale che si rispetti però richiede una precisione che si aggira intorno al 100% per poter soddisfare completamente i propri clienti e per avere la tranquillità che solo un lavoro ben svolto può darti.

Il fulcro della questione è quindi essere in grado di trovare dei compromessi tecnologici che nello stesso frangente siano capaci di limitare i costi ma anche di assicurare altissima precisione. 

Per fare questo una soluzione c’è, si tratta di un intelligenza ibrida che si compone in parte di intelligenza artificiale e in parte di regole di registrazione memorizzate all’interno di TeamSystem.

Impatto sul lavoro:

 La situazione alla quale ci riferiamo è direttamente correlata alla tipologia di fatture le quali hanno più beni da registrare e che solitamente riguarda una percentuale che va dal 10 al 20% del totale volume di fatturazione.

Il grande vantaggio che introdurre regole e stringhe operative porta è che con il tempo questo volume di fatture su cui il robot richiede un feedback diminuisce sostanzialmente e quindi con il progredire dell’automazione i risultati saranno sempre più conformanti con il passare del tempo.

Come funziona Il binomio Teamsystem-Robot:

 Prendiamo come esempio il caso in cui il robot tramite email richiede all’utente un aiuto in termini di suggerimenti per completare un determinato numero di fatture. 

Questo aiuto viene richiesto tramite degli input presenti un foglio Excel online. 

Il dato particolare è che l’utente può scegliere come Teamsystem deve ricordarsi e generalizzare quindi una regola di registrazione. 

Selezionando una stringa di testo, che ad esempio riporta una riga di registrazione che dice “ 1Kg di banane Chiquita” l’utente può dire al robot di applicare la regola di registrazione ogni qualvolta che trova la parola “banane” oppure “banana” per essere indipendenti dal singolare e plurale. 

Questa operazione porta anche il nome di stemming ovvero il processo di riduzione della forma flessa di una parola alla sua forma radice avendo quindi una regola unica.

Nel file di feedback l’ utente puo’ in aggiunta scegliere se nel futuro vuole questa regola di registrazione sia applicata ad un particolare cliente, ad un particolare fornitore o sia generalizzata per tutte le anagrafiche. 

Grazie a questo esempio capiamo quindi quanto l’assistenza dell’utente sia importante per poter ottenere le proprie e personali regole di automazione e costruendo di seguito nel tempo un sistema creato su misura per il  nostro studio e per le nostre esigenze.

Capiamo allora che unendo l’intelligenza artificiale che cerca di proporre all’utente quali codici registrazione e quali codici IVA usare, assieme al sistema di regole memorizzate da noi decise con Teamsystem si possono ottenere precisioni molto alte nel processo di registrazione. 

In modo da poter offrire al cliente un servizio di estrema qualità e, allo stesso modo, poter risparmiare molto tempo che saremo liberi di investire in ulteriori attività di crescita del nostro studio.

Benefici concreti:

Abbiamo quindi capito in questo articolo quanto, il continuo inserimento di nuove regole da noi pensate per le nostre esigenze all’interno del gestionale Teamsystem, andrà con il tempo a diminuire progressivamente il numero di fatture per cui il sistema richiede un feedback da parte dell’utente, andando a risparmiare molte ore lavorative e diventando nuovamente padroni del nostro tempo.

Ma  torniamo al quadro di insieme…

• • Il Robot per Teamsystem [Mentaly]  ti permette di organizzare un sistema di automazione pensato appositamente per le tue esigenze sarai infatti tu a decidere il tipo di regole che il robot deve seguire e, in quali occasioni
  • Le regole contenenti stringhe da te impostate ti permetteranno di diminuire i flussi di lavoro e quindi il tempo richiesto anche per il futuro, svincolando te e il tuo personale da operazioni ripetitive
  • Mentaly ti assicura livelli di precisione molto alti durante il processo di registrazione, in questo modo i tuoi clienti si sentiranno ancora più seguiti sapendo di poter contare su un servizio efficace e soprattutto efficiente

  Elimina ogni dubbio: Prenota una consulenza gratuita di 30 minuti con il nostro team!  Noi ti aiuteremo a capire al meglio le potenzialità del binomio Teamsystem-Robotizzazione