Giuditta SpassiniL’I.A. e la robotizzazione possono andare di pari passo per ridurre di 4 volte il carico di lavoro contabile?
In questa seconda puntata della serie “Mentally Riconcilia” parleremo della tecnologia robotica del feedback, un trade off fondamentale per gli studi e le aziende che vogliono raggiungere volumi industriali a bassissimo rischio di errore.
Hai perso la puntata precedente? Eccola:
1) Nasce Mentally Riconcilia, il primo robot per efficientare la riconciliazione bancaria.
Si parla sempre più spesso di I.A. nel settore contabile, tributario e di consulenza aziendale.
C’è ancora diversa nebbia però attorno ai concetti cardine dell’Intelligenza Artificiale, e di quali standard essa debba soddisfare per essere economicamente utile e affidataria di compiti delicati di uno studio di commercialista, dove non si può ammettere tolleranza per gli errori. La buona notizia è che esiste un tipo di Intelligenza Artificiale che può arrivare a lavorare con margini di errore dello 0%.
Per calare questa affermazione utopistica nella realtà, qui di seguito parleremo delle funzionalità uniche nel suo genere di Mentally Riconcilia, il primo robot che rende la riconciliazione bancaria completamente meccanica, grazie a un’I.A. puntellata da regole dettate dal commercialista stesso.
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La riconciliazione bancaria è un procedimento laborioso, anche per i gestionali più funzionali come TeamSystem, Profis e Zucchetti. .
I gestionali aiutano, ma hanno in media il grosso limite di architetture software vecchie e “stratificate” negli anni, con funzioni nuove aggiunte quando ve n’era la necessità, ma per forza di cose senza una programmazione organica. Ciò significa una sola cosa: disordine, e processi farraginosi.
Le tecnologie odierne per la semplificazione contabile consentono di fare molto meglio:
Nello specifico: la robotizzazione combinata con l’intelligenza artificiale aggiunge l’elemento del feedback.
Il feedback è la richiesta da parte del robot dell’opinione del collaboratore umano, ed è fondamentale per lasciare che il computer lavori in autonomia e consegni sulla scrivania del commercialista una riconciliazione bancaria priva di errori.
Vediamo meglio di cosa si tratta.
L’aspetto fondamentale di Mentally Riconcilia è la sua capacità di svolgere ogni giorno lo stesso carico di lavoro, senza interruzioni per imprevisti, ferie o stress da scadenza fiscale. In più, Mentally Riconcilia fa risparmiare tempo e energie ai collaboratori di studio, perché non possono “insegnare” all’I.A. a prevedere anche i casi più d’eccezione.
Ciò significa:
- Non dover più ricontrollare tutto quello che fa il software in automatico;
- Ottimizzare la user experience dei collaboratori, limitando in modo incalcolabile la ripetitività di alcuni compiti, e di conseguenza la frustrazione;
- Limitare il carico di responsabilità sul singolo.
Ecco come funziona il processo di riconciliazione robotizzata e intelligente.
Il commercialista che adotta Mentally Riconcilia non dovrà far altro che chiedere al robot di importare i dati delle proprie aziende clienti. Parliamo di dati basilari, come l’IBAN, il tipo di movimenti, e similari. In tal modo stiamo istruendo Il Robot su cosa cercare e dove cercarlo.
Un lavoro di compilazione facilitato dal robot, e che risparmierà fino a 3 volte il tempo dei tuoi collaboratori di studio in futuro.
A questo punto, il cliente viene “riconosciuto” dal nostro robot Mentally Riconcilia, e questi sarà in grado di demandare all’Intelligenza Artificiale tutto il lavoro manuale della riconciliazione vera e propria, come la classificazione della contropartita contabile, l’identificazione del movimento bancario come “cliente” o “fornitore”, insomma tutte le attività prima destinate all’operatore umano.
Il robot a questo punto prosegue con la sua analisi, e in base alle transazioni bancarie rilevate, e in base alle informazioni che raccoglie autonomamente dal cassetto fiscale, fa una cernita e crea una previsione sulla tipologia di transizione e sui potenziali documenti associati ( fatture ed molto altro…).
Insomma, il robot è in grado di comportarsi proprio come un collaboratore di studio.
Questa previsione del robot Mentally Riconcilia verrà inserita in un foglio di calcolo e verrà inviata allo studio secondo le modalità preferite dal collaboratori: siamo nella fase del FEEDBACK.
Il processo di feedback è ciò che rende il robot Mentally unico nel suo genere.
In una prima fase, qualsiasi Intelligenza Artificiale ha la necessità di correggere il tiro, e il feedback è parte integrante di questo processo.
Inoltre, il robot Mentally aiuta ad identificare i casi “speciali” che vogliamo ricontrollare personalmente, magari perché richiedono un’attenzione particolare.
Anche la cadenza per l’invio di questo feedback è stabilita dal collaboratore di studio, in modo da ottimizzare l’aggiornamento della contabilità del cliente in tempo. Come già accennato, il robot è come un fidato collaboratore che rispetta le scadenze al minuto.
Come accade per uno stagista o per un neoassunto, questo è il momento di “istruire” il robot mostrandogli dove ha sbagliato – a differenza degli esseri umani in formazione, al robot bastano pochi clic per una comprensione immediata.
I benefici sono indiscutibili e competitivi:
Da un lato, l’affidabilità e la correggibilità dell’I.A., che prevede il probabile codice costo/ricavo, il numero di fattura, il fatto che si tratti di fornitore o cliente…
Dall’altro, il vantaggio unico di un robot, che clicca pulsanti diversi sullo schermo, accede al cassetto fiscale, e in sostanza va oltre i tradizionali limiti di un gestionale.
È solo questo connubio tecnologico a consentire al robot di imparare, e dopo un certo periodo di feedback ricevuti, di processare informazioni in autonomia.
Tutto ciò, restando sempre in grado di identificare casi speciali da sottoporre al giudizio umano.
Nel momento in cui lo studio vede una percentuale di errore dello 0%, può dichiarare concluso lo “stage” del dipendente-robot, e affidargli fino a 4 volte il carico di lavoro contabile di un collaboratore umano.
Lo “stage” è comunque molto breve.
Il periodo di training dell’Intelligenza Artificiale integrata al robot dura per un periodo compreso tra le 4 e le 8 settimane, a seguito delle quali normalmente è pronto per svolgere riconciliazioni in automatico, sottoponendo al collaboratore umano solo una frazione residuale dei volumi – lasciando quindi inalterata la capacità dello studio e del robot di identificare i casi particolari da gestire in maniera manuale.
Logorare i dipendenti con mansioni ripetitive è ormai uno scenario del passato.
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