Chiunque abbia lavorato in un ufficio conosce la straordinaria importanza che riveste la condivisione di informazioni. 

Ormai gli esperti di produttività aziendale sono concordi nell’affermare che la conoscenza corretta e aggiornata dei dati lavorati migliora la produttività.

Un’analisi di McKinsey (The data-driven enterprise of 2025) rileva che le aziende che utilizzano dati e analisi avanzate per prendere decisioni hanno una probabilità 5 volte maggiore di essere leader di redditività nel loro settore.

Calando l’affermazione sugli studi contabili, cosa si intende per “dati”?

Da un lato i dati tipici di gestione del business, quindi la contabilità aggiornata con bilanci riclassificati ed in alcuni casi anche le analisi di mercato e della concorrenza. Dall’altro, i dati per cui le nuove tecnologie possono davvero fare la differenza: le informazioni granulari e accurate sul proprio flusso di compiti quotidiani e sull’avanzamento del lavoro contabile per ogni singolo cliente.

Per entrare ancor di più nella routine quotidiana: immagina di poter avere pieno controllo sul  punto a cui sta la riconciliazione bancaria di ogni singola azienda cliente. Ciò consente non solo di capire la mole di lavoro ancora da affrontare, ma soprattutto aiuta a non dimenticarsi niente e a non lasciare lavoro in scadenza. Dare visibilità all’ analitica di processo permette infine un’ evoluzione dei processi produttivi: “What gets measured, gets improved”. 

Lo stato attuale d’avanzamento tecnologico consente fortunatamente di rendere concrete quelle che fino a qualche anno fa erano scenari utopistici.

Ad esempio: immagina di avere la possibilità non solo di delegare a una macchina il download dell’estratto conto, ma anche l’accesso al cassetto fiscale di ogni singolo cliente, e il  match delle fatture con le transazioni bancarie, in ottica di riconciliazione.

Immagina inoltre, insieme alla delega, di poter interrogare una dashboard interattiva e aggiornata in tempo reale, che mostra il numero esatto di operazioni contabili registrate dal robot, le aziende registrate, la relativa percentuale, i corrispettivi registrati fuori dal periodo imponibile o quelli con data antecedente all’ultima registrazione IVA, il numero di fatture o riconciliazioni bancarie effettuate in totale. Immagina di poter avere a casa tua una mappa di processo proprio come accade nei grandi impianti industriali che “vedono” ogni gradino della produzione.

Chi utilizza Teamsystem Studio o Teamsystem Gamma probabilmente riconosce la grande importanza di vedere in un’unica schermata determinati dati del processo contabile.

Ma focalizziamoci solo sulla riconciliazione bancaria:

Cosa accadrebbe se si potesse vedere il processo di riconciliazione bancaria nella sua interezza?

Se si potesse vedere quale collaboratore si è occupato di un’azienda o dell’altra, e quanto lavoro gli manca da fare?

A questo punto è fondamentale capire l’impatto che può avere sulla produttività la robotizzazione.

Il robot Mentally Riconcilia si occupa nello specifico di riconciliazione bancaria, sostituendo in tutto e per tutto un dipendente “umano”.

Il robot Mentally Riconcilia non solo è in grado di accedere in autonomia al cassetto fiscale acquisendo fatture, corrispettivi e molte altre tipologie di documenti, ma anche di “comprendere” ciò che legge quando vede un mero elenco di transazioni bancarie.

Mentally Riconcilia può analizzare con cadenza giornaliera, settimanale o mensile il reddito e il fatturato di ogni singola azienda cliente. Il suo vantaggio è mostrarlo in una comoda schermata, insieme a tutte le analitiche utili per monitorare il processo della riconciliazione bancaria.

Questo livello di dettaglio delle analitiche del robot ha in sé dei vantaggi decisamente competitivi.

Vantaggi quali:

• Visionare in tempo reale tutte le aziende clienti e le loro operazioni di riconciliazione;
• Vedere tutti i dati utili per capire a che punto del processo di riconciliazione bancaria si è, sul singolo cliente e per tipologia di transizione;
• Monitorare il carico di lavoro del singolo dipendente;
• Utilizzare il dato per implementare un processo che Diminuisce l’intensità dei picchi di lavoro contabile;
• Consentire di risparmiare moltissimo tempo nell’elaborazione e nell’inserimento dei dati;
• Elaborare con pochi clic dei report periodici e aggiornati sulle aziende clienti;
• Migliorare la visibilità del cliente, che si ritroverà a conoscere meglio la propria liquidità;
• Non commettere errori, grazie a un accurato sistema di feedback (come spieghiamo meglio in questo articolo);
• Ridurre fino a 3 volte la mole di lavoro contabile per la riconciliazione bancaria.

Ecco perché diciamo che Mentally Riconcilia riesce a dare al commercialista un ruolo ben più strategico per le aziende, rispetto alla tradizionale e obsoleta figura di contabile o tributarista!

Grazie al robot Mentally e all’efficienza che è in grado di portare allo studio, questa differenza di ruoli sarà ancora più evidente agli occhi del cliente.

E il tuo studio, è pronto per l’innovazione?

Per utenti Team System Gamma o Teamsystem Studio, o per utenti con un gestionale fruito su browser.