Giuditta SpassiniUna serie di 6 articoli per capire come rendere la riconciliazione bancaria completamente robotizzata con minimo intervento dell’operatore contabile.
Immagina se esistesse un collaboratore di studio che con la velocità di un computer compila una prima nota in pochi secondi.
Per uno studio professionale e per un’azienda questo scenario è a dir poco utopico, soprattutto se pensiamo alla riconciliazione bancaria.
Nella vita di ogni azienda ogni giorno vengono emessi, inviati e ricevuti diverse tipologie di documenti – fatture, documenti per il pagamento dei tributi (varie tipologie di F24), report delle carte di credito, cedolini per gli stipendi, resoconti INPS e INAIL,…
Come sappiamo, a fine mese è il momento di associarli a delle precise transazioni bancarie. Questa operazione può essere laboriosa specie se vanno divisi i totali delle transazioni ed assegnati a più documenti o a più conti spesa ricavo. Un’operazione che tedia molti operatori contabili negli studi e nelle aziende.
Esiste una macchina in grado di comprendere questo concetto di matching?
Difficile a dirsi.
In passato questo problema è stato affrontato dalle varie case di software permettendo all’utente di inserire delle regole di registrazione più o meno complesse a seconda del gestionale. Ne citiamo uno per tutti: il gestionale Profis, con un sistema di regole molto esteso. Tuttavia con le regole sussistono due grandissime limitazioni:
1) Non è così scontato avere tra i collaboratori qualcuno con sufficiente pensiero computazionale da creare una strategia di regole, e poi applicarle coerentemente nel tempo.
2) Le regole sono sempre limitate e prima o poi falliscono. In media si stima che rimangano non registrate da tali regole il 25% delle operazioni.
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In più, i gestionali per i commercialisti sono stati progettati per “rincorrere” gli adempimenti fiscali e normativi.
Senza considerare l’aspetto della produttività e delle ore lavorate, ma soprattutto senza tracciare i flussi di lavoro e ottimizzarli. Questa caratteristica dei gestionali aggiunge un ulteriore livello d’inefficienza e di perdita di tempo nel processo di riconciliazione
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Vi sono delle difficoltà reali nell’applicazione dell’I.A. alla riconciliazione bancaria
Innanzi tutto, perché la banca e l’azienda/studio spesso non annotano le operazioni con lo stesso nome, e sicuramente non con le stesse tempistiche. Questa è per l’appunto la ratio della riconciliazione bancaria: armonizzare due modi diversi di registrare le transazioni.
In secondo luogo, per le varie modalità di transazione e pagamento.
Come possiamo affidare a un computer la distinzione tra addebiti SEPA o RIBA, ad esempio, o tra pagamento tramite assegno o carta di credito?
Ma poi, c’è un discorso di cadenza: le diverse notazioni potrebbero essere riempite di informazioni da allineare solo con tempistiche molto diverse – ad esempio vi è un lasso di tempo che intercorre tra emissione della fattura e suo pagamento. Consideriamo anche solo le tempistiche mensili, trimestrali o semestrali per le scritture contabili, e comprendiamo come il quadro per un ipotetico “computer intelligente” si complichi.
Insomma: l’associazione di un documento con la transazione bancaria è per un’Intelligenza Artificiale ancora più difficile della registrazione della fattura.
E i gestionali oggi in uso non aiutano. Molti hanno sistemi arcaici e costringono l’utente a svariati passaggi inutili e farraginosi, e a volte solo per l’importazione dei dati dalla banca.
Ma gestire un’importazione dei dati non significa riconciliare, ovviamente. Anche se spesso le due cose sono considerate come sinonimo dal personale addetto alle vendite dei software gestionali.
E a questo punto molti studi si chiedono:
Perché non gestire con Excel?
Certo, le Macro sono comunque un passo in avanti rispetto all’operazione svolta manualmente, ma non sono purtroppo sufficienti.
Innanzi tutto, perché bisogna avviare l’operazione, e ciò richiede tempo ed energie computazionali. Ma anche perché purtroppo le Macro non sono ancora in grado di operare i distinguo elencati sopra, e lavorano a fatica sulle grandi moli di dati. In più, la psicologia del lavoro insegna che il nostro cervello si rifiuta di fare operazioni banali e tediose, come può esserlo il caricamento di un file Excel in un gestionale con la lista delle transazioni già riconciliate.
Gli errori, come gli studi di commercialisti sanno, costano cari. E il tempo dei dipendenti anche di più.
Risultato:
Spesso la riconciliazione, e in generale la compilazione della prima nota, è comunque in gran parte manuale, perché questa grande varietà di informazioni deve poi essere processata da un dipendente “umano”.
Ma cosa accadrebbe invece se il dipendente fosse digitale?
La soluzione di Mentally
Il robot Mentally.ai, già da 3 anni valido alleato degli studi commercialisti per la registrazione delle fatture, ha ufficialmente un consimile: è Mentally Riconcilia, che si specializza nella riconciliazione bancaria.
Come funziona Mentally Riconcilia?
In buona sostanza, grazie a un’intuizione semplice: l’I.A. oggi sul mercato, da sola non è in grado di fornire previsioni certe, di cui ci si possa fidare. Produce anche allucinazioni, dati sbagliati ed errori che portano a sballare completamente il risultato finale.
Ciò è inammissibile per chi ha bisogno di migliorare la propria gestione contabile – che sia un’azienda o uno studio professionale.
Bisogna avere un collaboratore di cui ci si può fidare, e non un programmino qualsiasi che bisogna ricontrollare a ogni uso per evitare che faccia danni!
Ecco che Mentally Riconcilia risponde a questo bisogno con l’integrazione di due tecnologie: la robotizzazione e l’Intelligenza Artificiale.
Mentally Riconcilia riconosce 4 tipi di transazioni bancarie:
1- Transazioni che si possono prevedere e categorizzare con regole semplici lato utente e che hanno possibilità di errore zero;
2- Transazioni più sofisticate ma che si possono prevedere con intelligenza artificiale e che hanno probabilità di errore nulla o trascurabile;
3- Transazioni che si possono prevedere con l’intelligenza artificiale ma che hanno una piccola probabilità di errore;
4- Transazioni che necessariamente richiedono di parlare con il cliente oppure, nel caso si tratti di un’azienda, di accedere ai propri documenti e controllarli.
Le prime due categorie vengono gestite dal robot in autonomia, mentre la terza e la quarta vengono mandate al feedback utente.
Ma qui ci sta la rivoluzionarietà di Mentally Riconcilia: tramite il feedback il robot impara, un cliente alla volta. Nel tempo, il robot diventa un dipendente vero e proprio, proprio come un fidato collaboratore con esperienza, che conosce la realtà di studio e i suoi ritmi.
Solo Mentally Riconcilia può raggiungere questo livello di personalizzazione.
Nei primi tempi, potrebbe essere necessario correggere le previsioni del robot, inserendo nuove regole ed eccezioni.
Ma dopo una fase iniziale di 3-7 settimane, il robot Mentally può raggiungere la piena autonomia e imputare direttamente sul gestionale il match fattura-transazione bancaria, o F24-transazione bancaria etc., in modo dettagliato e ideale per la compilazione della prima nota.
Cosa si intende con robotizzazione del processo?
Il grande vantaggio del robot Mentally Riconcilia per la riconciliazione bancaria è che solo la creazione di regole ed eccezioni è in grado di dare all’I.A. quella spinta che rende utile l’intervento della macchina.
L’Intelligenza Artificiale da sola si rivelerebbe una perdita di tempo e di risorse, perché si basa su regole a noi ignote e sulle quali non abbiamo di norma nessuna possibilità di controllo. Anzi, per una buona parte degli studi contabili l’Intelligenza Artificiale sulle fatture è controproducente, soprattutto se si ha un gestionale vecchio.
L’I.A. da sola è una scatola nera.
Invece Mentally Riconcilia ti mette nella stanza dei bottoni.
Le aziende e gli studi potranno non solo sfruttare l’enorme potenziale dell’I.A., ma anche “istruire” l’I.A. con raziocinio, attraverso un sistema di feedback.
Quindi non è un’IA che “impara da sola”, ma un’I.A. che, come un buon collaboratore contabile, impara sul vostro gentile consiglio (e non sbaglia più).
E ricordiamo:
Mentally Riconcilia nasce per gli studi commercialisti, ma può essere utilizzato anche da un’azienda che gestisce autonomamente la contabilità in house.
Quindi, arriva prima dei tuoi clienti!
