Tutti sappiamo che la transizione digitale può avere un impatto migliorativo sull’attività di uno studio professionale. Allo stesso modo, tutti sappiamo che nel nostro flusso di lavoro quotidiano potrebbe esserci una tecnologia che migliora l’efficienza, che riduce i tempi morti, e che in definitiva fa impennare i profitti dello studio.

Tuttavia, come rileva un paper di ricerca sulla Digital Transformation e sulle sfide per le HR (Digital Transformation: Challenges for Human Resources Management, Università di Scienze Applicate VERN, Zagreb), una delle sfide più difficili da affrontare globalmente  è la formazione.

Il dipendente, ma anche il titolare dello studio, non sempre si sente pronto ad affrontare il processo di cambiamento e la formazione che ne consegue, per una serie di difficoltà pratiche.

Difficoltà 1: non è facile abbandonare le vecchie abitudini

Ogni nuova tecnologia richiede da parte del personale dipendente una certa dose di adeguamento, che si tratti di software di gestione paghe, per le revisioni contabili, o di intelligenza artificiale.

Se pensiamo a un processo che è stato svolto in modo identico per anni, è noto che sia richiesta una certa dose di energia per scardinarlo e per impostarne uno nuovo.

La riconciliazione manuale delle fatture, ad esempio, è un processo faticoso, ma ad alcuni sembra che l’unico modo per svolgerlo in modo affidabile sia proprio quello manuale.

Quindi, quando si parla di tecnologie digitali, non è tutto oro ciò che luccica. 

Un altro esempio: benché sia universalmente noto che il data entry manuale su Excel sia lungo, oneroso e noioso, spesso è più difficile di quel che sembri trovare un’alternativa. 

E se il software che si sceglie non è altrettanto intuitivo?

E se si spende più tempo a imparare un nuovo processo con un corso di Excel avanzato, rispetto al tempo impiegato per fare il lavoro ripetitivo senza cambiare nulla?

Ad esempio, ho elaborato di recente un caso studio sulle Macro di Excel. Immaginiamo un dipendente che ogni giorno deve inserire un CERCA.VERT in un file di riepilogo, prendendo i dati da un altro file. Il tempo impiegato nel processo, tra inserimento della funzione e attesa del programma, è di 6 minuti. Avviando una Macro di Excel, il tempo sarebbe sceso a 3 minuti giornalieri. 

Ma per quanti giorni bisogna utilizzare questo processo per ammortizzare il tempo speso per seguire un corso sulle Macro di Excel e impostare la Macro stessa?

E quanto rimarrà attivo quel processo? 

Ma soprattutto: come quantifichiamo le energie mentali spese per impostare la Macro, e il tempo che il personale che si è formato ha “tolto” all’attività di routine dello studio?
Sono tutte valutazioni di management delle risorse umane che vanno svolte oculatamente.

Quindi, la prima difficoltà nell’adeguamento digitale è abbandonare dei processi già consolidati e che, per quanto lenti e farraginosi, “funzionano”.

In realtà, e ben lo sa chi lavora nel settore, questi processi non funzionano affatto, e le alternative esistono ormai da anni. 

Come vedremo alla fine di questo articolo, non è necessario adottare nuovi gestionali o pagare costosi corsi dei produttori di software per imparare a usare meglio gli esistenti. Spesso, come motiveremo a breve, è sufficiente “assumere” un robot. 

Difficoltà 2: Il costo delle nuove tecnologie

L’adozione di un nuovo software è un investimento di denaro notevole, che impatta sul bilancio dello studio. Pensiamo ad esempio che commissionare e far sviluppare un nuovo software gestionale proprietario ha costi in media superiori ai 35mila euro, e solo per la fase iniziale – a tale costo si aggiunge anche la manutenzione. 

La maggior parte dei professionisti sceglie di pagare una licenza per un software non proprietario, come Teamsystem, Profis, Zucchetti, SAP e similari.

Imparare a usare un gestionale richiede dei corsi di formazione, oppure richiede di assumere personale già formato (e quindi, in media, che richiede una RAL tra i 40mila e i 55mila€).

Difficoltà 3: nessun dipendente vuole fare copia-incolla

Le difficoltà per il personale non finiscono dopo la formazione specifica a un software: anche con l’investimento più alto e oculato in digitalizzazione dello studio, adottando software gestionali nuovi, potrebbe capitare al personale dipendente di dover prendere in carico mansioni demotivanti e ripetitive, spesso di mero copia-incolla di dati da una pagina all’altra.

Risultato sul medio-lungo termine? 

I dipendenti se ne vanno, in cerca di mansioni più stimolanti. Secondo le stime di Mentally AI, un nuovo dipendente costa, nei primi 3 anni, 10000€ di formazione , 6000€ di opportunità per clienti persi o simili, e la spesa stimata per trovare nuovo personale è di 5000€.

Ma soprattutto, diventa difficile assumere nuove leve, che riconoscono la ripetitività del lavoro proposto, e scelgono altro.

Difficoltà 4: personale dedicato alle nuove tecnologie

Per imparare un nuovo software o un nuovo processo che viene svolto in studio, serva qualcuno che l’abbia studiato, compreso e che sia disposto a formare il resto del personale a riguardo. Capita spesso nel luogo di lavoro di avere un dipendente “tuttofare”, preposto ad alcune mansioni più strettamente tecnologiche.

Come spesso accade, quando manca questo dipendente – vuoi per ferie o malattia, o nello scenario meno auspicabile per l’abbandono del posto di lavoro – la macchina di alcuni processi rimane ferma.

Anche qui, la robotizzazione dei processi aiuta, perché il suo utilizzo è talmente intuitivo da non necessitare di formazione.

Difficoltà 5: integrazione tra software diversi

Questa è la principale difficoltà che uno studio in transizione digitale deve affrontare. Prendiamo ad esempio i gestionali che offrono dei moduli di automazione contabile che funziona tramite Intelligenza Artificiale. Sono ottime strategie, che però lasciano gli studi

in una difficoltà non indifferente: l’integrazione con altri programmi.

Questo concetto è di solito chiaro solo quando si vede all’opera un robot in grado di “passare” agevolmente informazioni e dati da un programma all’altro, cliccando in autonomia su pulsanti, aprendo finestre, svolgendo funzioni che prima pensavamo come prettamente “umane” .

In una parola: un robot è capace di maggiore integrazione.

Invece, lo studio che sceglie di aggiungere un modulo AI al proprio gestionale si sta nuovamente vincolando a un tipo di tecnologia. Si tratta di una buona tecnologia, ma limitatamente a un piccolo contesto, quello del gestionale.

Quindi, rimane la difficoltà per il personale dello studio di integrare i dati raccolti e gestiti all’esterno, come abbiamo spiegato più diffusamente in questo articolo.