GiuliaOttimizzazione e Visibilità dei Processi: Il Ruolo della digitalizzazione nella Nuova Strategia Operativa degli Studi italiani che guardano alla crescita ed al futuro della loro attività con grande attenzione.
In un contesto professionale dove la competizione non concede tregua, l’accurata selezione di una configurazione organizzativa diventa un imperativo ineludibile, specialmente nel settore contabile, una dimensione da sempre asfissiata da rigide regolamentazioni,scadenze implacabili e più recentemente da un trend di commodizzazione del servizio che sminuisce il ruolo del professionista ed esalta la battaglia sul prezzo.
Un’inadeguata configurazione può, infatti, degradare notevolmente tanto la qualità del servizio quanto l’efficienza operativa.
Ricerche inerenti alla psicologia dell’organizzazione, benché ancora poco penetrate nel tessuto professionale italiano, evidenziano un impatto decisivo delle strutture organizzative sulle prestazioni aziendali e di studio.
In un simile contesto, a giocare un ruolo di primo piano è l’integrazione di strumenti tecnologici avanzati, veri e propri catalizzatori di sinergie interne rinnovate.
Nonostante le significative lacune in tal senso, sembra registrarsi comunque un crescente riconoscimento dell’importanza di una più solida consapevolezza organizzativa; dinamiche che spingono gli studi di commercialisti verso una riflessione profonda e critica, capace forse di dischiudere opportunità inedite.
Cerchiamo però di approfondire alcuni concetti chiave.
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Ottimizzazione Organizzativa e Psicologia dell’Organizzazione
Come già accennato di sopra, esistono numerose ricerche a dimostrazione dell’importanza rivestita da una struttura organizzativa ottimale per il successo di un’azienda o di un’attività.
Non si tratta di semplici astrazioni accademiche, ma di conoscenze spendibili sul piano professionale, in molteplici contesti. A rivelare infatti il legame tra struttura organizzativa e prosperità aziendale è il noto studioso di scienze gestionali canadese Henry Mintzberg nel suo libro “The Structuring of Organizations” (1979).
Configurazioni e potenziale di applicazione diversi che, in ogni caso, mettono a fuoco un concetto chiave: ogni organizzazione è chiamata a plasmare la propria struttura in armonia con l’ambiente circostante.
Nel cuore del settore contabilità e tassazione, questa consapevolezza diviene ancor più coriacea.
Il caso degli studi professionali
Come sappiamo, nel settore contabile, il modello organizzativo spesso si basa su una struttura funzionale tradizionale, caratterizzata da una divisione del lavoro in base alle funzioni aziendali, come contabilità, revisione, consulenza fiscale, e così via.
In questo modello, i dipartimenti sono organizzati in modo gerarchico, con responsabilità chiare e ben definite per ciascuna funzione.
Questa struttura funzionale è stata storicamente adottata dai professionisti contabili per favorire la specializzazione del personale e garantire un’allocazione efficiente delle risorse.
Nel tempo tuttavia sembra aver rivelato alcuni svantaggi strutturali, come la tendenza alla silosizzazione delle informazioni e dei processi, che può limitare la flessibilità e la capacità di adattamento dell’organizzazione e la qualità del servizio ai clienti specie nel lungo termine.
Negli ultimi anni, con l’avvento delle tecnologie digitali e l’evoluzione delle esigenze del mercato, si è osservata una crescente tendenza verso modelli organizzativi più flessibili e integrati.
Modelli che spesso si basano su
- reti di collaborazione
- piattaforme digitali
- partnership strategiche con altre organizzazioni o professionisti esterni.
Nel caso delle reti di collaborazione, queste consentono agli studi contabili di ampliare la loro portata e offrire una gamma più ampia di servizi ai clienti, sfruttando le competenze specialistiche di partner esterni o di altri professionisti nel settore.
Le tecnologie più performanti, d’altra parte, facilitano la condivisione rapida e sicura delle informazioni e dei dati tra i membri del team e con i clienti, migliorando l’efficienza operativa e la qualità del servizio.
Inoltre, molte organizzazioni contabili stanno esplorando modelli organizzativi ibridi che combinano elementi di diverse strutture, come la matrice o l’organizzazione reticolare. Questo perché consentono un maggiore grado di flessibilità e adattabilità, consentendo all’organizzazione di rispondere in modo più rapido e efficace alle esigenze mutevoli del mercato e alle sfide emergenti quale la continua evoluzione del sistema fiscale, le opportunità di finanza agevolata e il rigetto sempre più marcato delle PMI della pressione legata alla farraginosa macchina burocratica italiana . Ma andiamo più in profondità.
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Innovare per Eccellere – Processi al Centro
Dando uno sguardo al mondo delle imprese, la chiave per spiccare nel panorama competitivo si cela nella costante ricerca dell’eccellenza operativa, un traguardo raggiungibile solo attraverso l’ottimizzazione dei processi.
Come spiegano Goldratt e Cox (autori del celebre libro “The Goal: A Process of Ongoing Improvement”) il vero progresso si verifica quando si identificano e si eliminano i colli di bottiglia, snellendo così il flusso delle operazioni.
Stiamo discutendo di un avanzamento operativo che poggia su due pilastri fondamentali: l’eliminazione degli sprechi e l’implementazione di rigorose pratiche statistiche per ottimizzare la qualità e accelerare i processi (concetti che trovano espressione nelle metodologie Lean Six Sigma e nel Total Quality Management). A testimonianza, il successo di giganti come Toyota e General Electric, dove queste metodologie hanno portato a una drastica riduzione dei costi e a un incremento della qualità.
Come si traduce per gli studi?
La creazione di processi ottimali e l’efficienza operativa sono aspetti cruciali per gli studi commercialisti, che devono far fronte a una crescente complessità normativa e a una pressione sempre maggiore per offrire servizi di qualità a costi competitivi.
Occorre dunque attingere a metodologie consolidate e ampiamente testate per raggiungere standard qualitativi più elevati.
Alcune di queste si imperniano su concetti quali eliminazione degli sprechi, riduzione della variabilità del servizio offerto, focus sulla soddisfazione del cliente e necessità di standardizzazione, elementi che sembrano rispondere precisamente alle esigenze di molti studi professionali.
In questo contesto, alcune best practice possono essere particolarmente efficaci:
Mappatura dei processi chiave: identificare e documentare i processi critici, come l’elaborazione delle dichiarazioni dei redditi o la tenuta della contabilità, evidenziando le attività a valore aggiunto e le aree di potenziale miglioramento.
- Coinvolgimento dei dipendenti: favorire la partecipazione attiva dei collaboratori nell’identificazione delle inefficienze e nella definizione delle soluzioni, sfruttando la loro esperienza sul campo e promuovendo una cultura del miglioramento continuo.
- Implementazione di metriche di performance: definire e monitorare indicatori chiave di prestazione (KPI) specifici per i processi contabili e fiscali, come il tempo medio di completamento delle pratiche, il tempo massimo di completamento delle tasks, il tempo medio di completamento delle task durate periodi di stress, o il tasso di errori, per valutare l’efficacia delle azioni di miglioramento.
Approccio graduale e iterativo: partire da progetti pilota focalizzati su specifiche aree di miglioramento, testando le soluzioni su scala ridotta prima di estenderle all’intera organizzazione, in modo da minimizzare i rischi e massimizzare l’apprendimento.
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Il Limite degli studi Professionali in termini di efficienza operativa: Il Gestionale
La stragrande maggioranza dei software gestionali utilizzati negli studi contabili è stata sviluppata negli anni novanta. Questi sistemi sono ormai obsoleti sia tecnologicamente sia per gli scopi per cui furono originariamente progettati. Sono concepiti con un approccio burocratico, focalizzato sui compiti amministrativi piuttosto che sull’ottimizzazione del tempo lavorativo o sul supporto alla crescente carenza di personale qualificato.
Inoltre, questi gestionali non sono progettati per migliorare l’accesso e la gestione delle informazioni all’interno dello studio. Tendono spesso a rafforzare la creazione di silos operativi e a segregare le attività contabili da quelle di consulenza fiscale. Questo incrementa la distanza tra il vertice decisionale dello studio e gli operatori, lasciando gran parte dei servizi nelle mani di impiegati che, pur essendo di fiducia, frequentemente non possiedono una visione strategica necessaria per ottimizzare i processi.
Infine, il modello di fatturazione delle software house, basato spesso sul numero di licenze per postazione, crea un conflitto di interesse. Le aziende di software tendono a massimizzare i profitti attraverso la vendita di più postazioni, piuttosto che migliorare la produttività individuale, andando contro il miglior interesse economico dei loro clienti.
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Decifrare il Successo – Il Potere delle Metriche
Ebbene, non si può gestire ciò che non si può misurare.
In quest’ottica, le metriche assumono un ruolo cruciale nell’architettura organizzativa.
Per gli studi commercialisti, l’analisi metrica assume una complessità che si snoda attraverso varie sfaccettature, tra cui produttività, qualità e redditività, ognuna delle quali riveste un ruolo cardine nel contesto operativo dello studio.
Se impiegate con precisione e discernimento, queste metriche hanno il potere di trasfigurare ogni aspetto del servizio erogato, dall’attenta gestione del tempo alla risonante soddisfazione del cliente, fino alla robusta crescita strategica del business.
Tra le più rilevanti troviamo quelle emerse da uno studio condotto da Fray e Sonnentag in una pubblicazione dell’American Institute nel 2010, in cui vengono esaminate con rigore scientifico:
Il tempo medio impiegato per il completamento delle pratiche contabili e fiscali. Incluso il tempo medio durante la stagione dei dichiarativi
Il tasso di errori riscontrati nella contabilità, nelle dichiarazioni dei redditi e nei bilanci.
La valutazione della soddisfazione dei clienti e la sua correlazione con il tasso di ritenzione calcolati su periodi di lunghezza temporale rilevante. .
La produttività dei dipendenti, calcolata attraverso indicatori come il fatturato per dipendente, le ore fatturabili, i volumi di contabilità completati da ciascun dipendente .
La marginalità, sia a livello di servizio che di cliente.
E’ importante però tener presente che una focalizzazione eccessiva sulle metriche a breve termine, come la mera redditività immediata, potrebbe condurre a conseguenze negative sulla competitività a lungo termine dello studio.
Per questo motivo, Mentally.ai ha condotto approfonditi studi di prodotto all’interno degli studi contabili italiani e ha constatato che le sole metriche non sono sufficienti per migliorare l’efficienza operativa. Un’esigenza cruciale emersa durante questi studi è stata quella di garantire una visibilità delle operazioni che sia allo stesso tempo dettagliata e agile, permettendo una gestione veloce senza richiedere eccessivo tempo o la necessità di personale specializzato in questo ambito.
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L’Importanza della Visibilità Operativa- La tecnologia fa da Guida
Il punto centrale è la visibilità dei processi, un elemento di grande difficoltà per molti commercialisti. Una buona visibilità infatti rappresenta quasi l’asse portante su cui costruire una gestione efficace.
In tale ottica, ogni studio dovrebbe comprendere il volume di input, la variabilità delle contabilità e dei servizi richiesti e le fluttuazioni stagionali di tali richieste cliente per cliente
Nei contesti contabili italiani, le figure apicali incontrano crescenti difficoltà nel mantenere una visibilità efficace sui processi di contabilità e sull’adempimento di procedure come le liquidazioni IVA, i pagamenti F24 e la gestione contrattuale. Nonostante questi servizi siano spesso prezzati al break even, continuano a essere cruciali sia per la qualità del servizio finale sia per la percezione di qualità riconosciuta dai clienti.
Se una figura apicale trascura completamente il monitoraggio di tali servizi, prima o poi lo studio ne risentirà negativamente.E qui entra in gioco la tecnologia. Adottare tecnologie avanzate che migliorano questa visibilità non solo ottimizza il flusso di lavoro ma apre anche nuove strade per l’innovazione e l’adattamento. In questo contesto, gli studi più proattivi stanno già sperimentando con piattaforme digitali che facilitano una gestione più agile e reattiva, convertendo le sfide in vantaggi competitivi tangibili.
La visibilità dei processi come soluzione e il ruolo di Ade.Mentally
Ottenere una buona visibilità dei processi è come avere una mappa dettagliata del terreno: ti consente di individuare i punti critici, le variazioni e le fluttuazioni stagionali.
Per affrontare queste sfide, lo studio ha bisogno di uno strumento che gli fornisca un accesso completo e in tempo reale ai dati di processo, consentendo di monitorare aspetti quali:
- La quantità e la tipologia di documenti contabili in entrata (fatture, transazioni bancarie, scontrini fiscali, versamenti ed adempimenti vari .)
- La complessità e la variabilità delle pratiche contabili e fiscali per ogni cliente
- L’evoluzione nel tempo dei volumi di lavoro e delle tipologie di documenti
- La distribuzione dei carichi di lavoro tra i diversi operatori dello studio
- Le fluttuazioni temporali dei volumi di lavoro (picchi stagionali, scadenze fiscali, ecc.)
Avere visibilità su questi aspetti chiave consente ai partner e ai manager dello studio di prendere decisioni informate sull’allocazione delle risorse, l’organizzazione del lavoro e il miglioramento dei processi, con l’obiettivo di garantire un servizio di alta qualità ai clienti e un ambiente di lavoro più efficiente e collaborativo per i dipendenti.
È qui che entra in gioco Ade.Mentally
Abbiamo progettato una soluzione innovativa sviluppata specificamente per rispondere alle esigenze degli studi commercialisti. Ade.Mentally offre una serie di funzionalità che consentono di superare le sfide legate alla visibilità dei processi e alla gestione delle informazioni dei clienti:
- Conoscenza dettagliata del cliente: Ade.Mentally consente di acquisire e organizzare in modo strutturato tutte le informazioni rilevanti sui clienti dello studio, fornendo una vista completa e sempre aggiornata della loro situazione contabile e fiscale.
- Aggregazione efficiente dei dati: La soluzione permette di integrare e aggregare automaticamente i dati provenienti da fonti diverse (documenti contabili, transazioni bancarie, ecc.), riducendo significativamente il tempo e lo sforzo necessari per la riconciliazione manuale delle informazioni.
- Accesso automatizzato al Cassetto fiscale: Ade.Mentally è in grado di accedere in modo autonomo al Cassetto fiscale dei clienti, recuperando le informazioni necessarie per le pratiche contabili e fiscali e mantenendo sempre aggiornati i dati a disposizione dello studio.
- Riduzione dei costi di formazione: Grazie all’interfaccia intuitiva e alle funzionalità di automazione, Ade.Mentally riduce la necessità di investire tempo e risorse nella formazione di nuovo personale, consentendo ai nuovi assunti di essere operativi in tempi più rapidi.
- Visibilità per le figure apicali: La soluzione offre dashboard e report personalizzati che permettono ai partner e ai manager dello studio di avere una visione chiara e dettagliata dei processi contabili e fiscali, anche quando non hanno il tempo di seguirli direttamente.
- Assistente digitale evoluto: Ade.Mentally ambisce a diventare il primo assistente digitale in Italia per le materie legali e amministrative, fornendo supporto e risposte automatizzate alle domande più frequenti dei clienti e dei professionisti dello studio.
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L’adozione di una soluzione come Ade.Mentally non rappresenta solo una scelta tecnologica, ma un vero e proprio cambio di paradigma nella gestione degli studi commercialisti.
