Giuditta SpassiniUn nuovo approccio per affrontare le scadenze fiscali senza stress. Anche se i picchi di lavoro negli studi commercialisti a ridosso delle scadenze fiscali o a ridosso degli adeguamenti normativi sono ormai una situazione accettata, è possibile trovarvi una soluzione.
Si possono ottimizzare i carichi di lavoro dei collaboratori di studio, in modo da migliorare l’efficienza e possibilmente anche limitare il carico di lavoro nei periodi più “caldi”?
In questo articolo vedremo i principali problemi pratici riscontrati dagli studi nel suddividere i carichi di lavoro tra i vari collaboratori.
Tali problemi sono stati rilevati in seguito a un’indagine svolta da Mentally.ai tra alcuni studi commercialisti italiani.
Picchi di lavoro: le cause principali – in sintesi
Chiedendo ai commercialisti italiani, Mentally.ai ha rilevato che le cause principali assegnate alla mala gestio dei picchi lavorativi sono, in ordine di rilevanza:
- Distribuzione dei carichi di lavoro tra i collaboratori;
- Mancanza di tempo per organizzare il lavoro;
- Errori dovuti a mancato tracciamento del lavoro svolto;
- Difficoltà ad assegnare le priorità.
Vediamo questi elementi più nel dettaglio.
1) Distribuzione dei carichi di lavoro tra i collaboratori
Le principali modalità di distribuzione dei carichi di lavoro tra collaboratori di uno studio, come rilevato dall’indagine Mentally AI, sono due:
- Assegnare a ogni collaboratore un certo numero di clienti;
- Assegnare a ogni collaboratore determinate mansioni.
A ogni collaboratore un numero di clienti
Spesso i clienti vengono suddivisi in maniera equa: immaginiamo di assegnarne dieci a ogni collaboratore.
Tuttavia, è evidente che il numero di fatture varia a seconda dei clienti, che non tutti richiedono lo stesso numero di operazioni straordinarie, e che può essere necessario dedicare più tempo ad alcune mansioni.
Alcuni studi di commercialisti hanno già fatto i conti con questo problema: molti studi assegnano ai collaboratori dei clienti in maniera più equilibrata, cercando di considerare nella suddivisione anche le dimensioni aziendali del cliente, o il volume di fatturato, o la necessità di follow-up. Queste metriche generiche sono abbastanza visibili su ciascuna anagrafica tramite i gestionali più comuni, come Profis o Teamsystem.
A ogni collaboratore la sua mansione
L’alternativa è lasciare che ognuno si occupi di quel che sa fare meglio. Potrebbe esserci un collaboratore particolarmente ferrato in compilazione di pratiche rivolte alla pubblica amministrazione, che viene destinato solo a quella mansione.
È comune anche il caso del collaboratore che si occupa solo di contribuenti che lavorano con l’estero, o di quello a cui vengono assegnate prevalentemente aziende di grandi dimensioni.
Ci sono poi partner, esperti contabili, oppure collaboratori che costituiscono personale di supporto, e varie altre casistiche.
È evidente che se un collaboratore si specializza sulla gestione della fatturazione elettronica, non ha senso assegnarlo alla verifica della correttezza dei contratti di locazione, soprattutto se lo studio ha una grande quantità di clienti diversi.
L’informalità non premia
Qualunque sia la modalità scelta in ufficio, esiste uno scenario comune: è difficile che il carico di lavoro tra i collaboratori sia ben distribuito.
Ciò porta un collaboratore ad avere frequenti momenti liberi, ad esempio. Un altro, viceversa, potrebbe essere oberato di mansioni e costretto a lavorare oltre l’orario d’ufficio.
Ormai è noto: dividersi i compiti in modo informale non funziona, come insegnano i business di successo e le grandi aziende.
Dobbiamo contrastare questa gestione emergenziale dei problemi di carico di lavoro, e arrivare a una visione più orientata all’efficienza e più valida nel lungo termine.
2) Non c’è mai tempo per organizzare il lavoro
Tutti siamo a conoscenza del grandissimo vantaggio di una buona organizzazione del tempo per la produttività e l’efficienza. Ma nella pratica, questo tempo non si trova mai.
Non c’è il tempo e non ci sono i mezzi per svolgere un’analisi dati accurata basata sull’attuale mole di lavoro dello studio.
Sembra utopico riuscire ad assegnare in modo scientifico a ogni collaboratore di studio il carico di lavoro adeguato.
Quindi, può sembrare un problema impossibile da risolvere.
E invece non è necessario attingere alla fantascienza!
Come vedremo alla fine di questo articolo, esistono delle soluzioni già praticate da diversi studi.
Il rischio per chi non si adegua alle soluzioni già in commercio è quello di rimanere invischiato in una distribuzione dei carichi di lavoro “spannometrica” e che sovraccarica inutilmente alcuni collaboratori piuttosto che altri.
PRENOTA
30 MINUTI DI CONSULENZA GRATUITA
Rischio principale: la denuncia all’ispettorato del lavoro
Non va dimenticata una conseguenza molto rischiosa del trascurare l’assegnazione dei giusti carichi di lavoro ai propri collaboratori. Nell’era dell’informazione tramite internet, al lavoratore sovraccarico basta una semplice ricerca per imparare i propri diritti e soprattutto per capire come mandare una denuncia all’ispettorato del lavoro per eccessivo carico di lavoro.
Certo, ci auguriamo che a nessuno capiti di incorrere in una denuncia penale per sfruttamento sul lavoro!
3) Errori dovuti al mancato tracciamento del lavoro svolto
La terza difficoltà riscontrata da Mentally.ai nella maggior parte degli studi intervistati è la difficoltà di tracciamento della progressione dei lavori.
Ciò porta a un’evidente difficoltà, che peggiora poi il carico di lavoro durante i picchi di lavoro.
È spesso difficile tracciare quali fatture sono state già registrate e quali no. Oppure, c’è il rischio di sovrapposizione, e più persone si ritrovano a svolgere la stessa mansione.
In più: non sarebbe bello poter vedere in un’unica schermata la progressione dei lavori e il numero di fatture registrate per singolo cliente in un unico grafico?
Oppure: non sarebbe l’ideale vedere in un file tutto il lavoro svolto dal singolo collaboratore?
Di nuovo, sembra un’utopia.
Invece, come vedremo alla fine di questo articolo, un robot è perfettamente in grado di svolgere queste funzioni in modo automatizzato e senza alcun errore o imprecisione.
4) Difficoltà nell’assegnare le priorità
Una delle cause dei picchi di lavoro ingestibili è la difficoltà nel definire delle priorità, soprattutto in previsione del picco di lavoro, magari a ridosso di una scadenza fiscale.
Se analizziamo il problema delle priorità sulla base delle tre difficoltà enumerate in precedenza, tutto torna. Non sapere quale lavoro è stato fatto, non sapere quale collaboratore dovrebbe svolgere ogni mansione, e soprattutto non avere il tempo materiale per mettersi a tavolino ad organizzare una migliore distribuzione dei carichi di lavoro porta inevitabilmente alla difficoltà nella definizione di priorità.
Ogni commercialista sa cosa significa questo:
- Mancato rispetto delle scadenze;
- Ulteriori more da pagare;
- Clienti insoddisfatti;
- Collaboratori sottoposti a stress costanti.
Soluzione tecnologica ai problemi di distribuzione dei carichi di lavoro
Piccola parentesi: non è corretto dire “i picchi ci sono sempre stati, non si risolveranno mai”. Pensiamo all’esempio delle strutture di prenotazione sanitaria come i CUP, alla mole incredibile di richieste che ricevono e gestiscono correttamente. Oppure, agli e-commerce sotto Black Friday o le feste natalizie, che a fronte di un business che sale in modo esponenziale, hanno imparato a contenere i disservizi con una oculata pianificazione.
La pianificazione, se ben affrontata, consente di affrontare qualsiasi tipo di picco, proprio attraverso una migliore distribuzione dei carichi di lavoro.
Dunque, proviamo a riassumere in termini informatici i quattro problemi alla base dei picchi di lavoro, come enunciato sopra.
Potremmo concludere che gli studi hanno bisogno di:
- più trasparenza
- più granularità delle informazioni.
Trasparenza
Per il commercialista sarebbe ottimale poter vedere in un’unica schermata tutte le fatture registrate per ogni azienda. Oppure, tutte le fatture registrate dallo studio con il volume di ogni cliente in percentuale.
Ma sarebbe anche comodo poter avere sia una visione d’insieme di un’azienda cliente dello studio, potendo “zoomare” sulle diverse sezioni contabili di ogni azienda – in modo che rimangano separate nella gestione, ma unite nell’analisi finale delle informazioni.
Questo migliora la trasparenza per le figure apicali dello studio.
Granularità
Ma non sarebbe ottimo anche migliorare anche la granularità dell’informazione, ovvero la possibilità di scomporre un’informazione aggregata in frammenti di informazioni più piccole e più dettagliate, senza però perdere la visione d’insieme?
Pensiamo alla diversa tassazione dei diversi tipi di carburanti – per automobili e per autoarticolati. Pensiamo alla detassazione differenziale in un ristorante, tra giorni feriali e festivi.
Una fattura non sarebbe più solo una cifra vuota, con obbligo di riportare queste informazioni in un foglio Excel a parte.
Come purtroppo sappiamo bene, anche un software avanzato come TeamSystem non è in grado di fornire il tipo di informazioni elencate sopra.
Quindi, senza trasparenza e granularità, come è possibile pensare di distribuire adeguatamente i carichi di lavoro tra i collaboratori, osservando al contempo quanto lavoro è stato già svolto?
Distribuire i carichi di lavoro grazie a Mentally.ai
Dopo svariate ricerche sulla base delle tecnologie più avanzate della Silicon Valley, Mentally.ai ha proposto il proprio robot contabile agli studi di commercialisti in Italia, con una soluzione intuitiva anche per chi non ha familiarità con la tecnologia.
Mentally.ai offre:
- Granularità dell’informazione della singola azienda cliente: fatture registrate, sezioni contabili diverse, diverse percentuali di tassazione applicata a diversi tipi di fatture e spese;
- Possibilità di creare previsioni: in base al lavoro degli anni precedenti, il robot Mentally.ai può dare abbastanza informazioni da consentire di stimare quanto carico di lavoro avrà uno studio. Si può arrivare a stimare con precisione il carico di lavoro da ogni cliente (ma anche globalmente) in ogni periodo dell’anno;
- In base a questa previsione, potrai stabilire delle priorità, migliorando la pianificazione.
Risolvere i problemi di carichi di lavoro con Mentally.ai
Mentally.ai consente di rispondere, grazie a una schermata di Analytics, ad alcune domande fondamentali:
- Quante fatture stanno entrando ogni giorno?
- Quanti corrispettivi?
- Per quali aziende?
- Qual è il carico di lavoro della giornata?
- Chi se ne può occupare?
- Come ha lavorato il robot?
Le risposte arrivano in due modi:
1) Una schermata con numeri e grafici chiari, che non ammettono possibilità d’errore;
2) Delle notifiche chiare e personalizzabili, che il professionista può ricevere dove preferisce, che consentono di monitorare l’andamento del lavoro.
Le notifiche di Mentally.ai sono:
- Facilmente comprensibili anche per i non esperti;
- Di gestione efficace: evitano il sovraccarico informativo e comunicano solo le informazioni importanti;
- Stratificate: organizzano le informazioni per importanza, facilitando la gestione delle priorità;
- Supportate da una formazione ad hoc: Mentally.ai offre formazione iniziale e apprendimento continuo, con tutorial e suggerimenti;
- Personalizzabili: potrete adattare le impostazioni delle notifiche alle vostre esigenze.
Come ottenere Mentally.ai: le nostre 4 opzioni
1) TeamSystem: usi già TeamSystem? Allora Mentally.ai può integrarsi con il tuo flusso di lavoro già in essere. Oltre 240 studi hanno già mostrato interesse per questa soluzione. Unisciti al cambiamento!
2) Altri gestionali con funzionalità non estese: State usando dei gestionali come Ipsoa o Passepartout? Molto meglio il pacchetto combinato Teamsystem+ Mentally.ai per 30 anagrafiche [compila questo modulo per saperne di più];
3) Robot per Profis: Mentally offre robot più semplificati, che si adeguano alla complessità di Profis. Questi robot sono in grado di gestire dal 50 all’80% del flusso annuale di fatture.
4) Partnership: Vuoi investire in soluzioni personalizzate? Se il tuo studio è pronto ad affrontare un investimento più alto, potrai chiedere a Mentally.ai di sviluppare soluzioni su misura che soddisfino le vostre esigenze specifiche.
Scegli l’eccellenza e la produttività.
PRENOTA
30 MINUTI DI CONSULENZA GRATUITA
