GiuliaUn viaggio nella strategia acuta e dirompente degli studi contabili che hanno abbracciato i robot di Mentally per eccellere e espandersi. Il salto qualitativo per gli studi commercialisti verso efficacia operativa e posizionamento di mercato.
Quando le storie di successo nel settore contabile trascendono i confini del convenzionale, diventano fonte di ispirazione e di profonda riflessione per i professionisti. Questa serie di articoli si dedica all’esplorazione di alcune narrazioni pionieristiche, che non solo meritano di essere celebrate, ma offrono anche stimoli e spunti innovativi per il settore. Iniziamo con uno studio di commercialisti del Padovano, il quale ha saputo distinguersi per aver sapientemente tessuto insieme le pratiche della contabilità industrializzata con le tecnologie più avanzate, delineando così un percorso distintivo rispetto alla concorrenza. Sebbene non esista una strategia universalmente valida, l’analisi approfondita di casi specifici può rivelare spunti preziosi per raggiungere nuovi traguardi.
Queste intuizioni possono diventare il fulcro per sviluppare un piano d’azione più incisivo, andando oltre i limiti imposti dall’abitudine. Procediamo allora nell’articolare il profilo di questo specifico caso, aprendo una finestra sulle metodologie adottate.
Profilo e metodologie dello Studio
Inquadrando lo scenario di questo studio, emergono dettagli di una realtà che si distingue nell’affrontare sfide e opportunità tipiche di un settore in evoluzione. Gestendo il volume di contabilità con una industrializzazione spinta, questo studio si pone in netto contrasto con altri studi meno attrezzati per gestire soluzioni robotiche avanzate. Guidato da un team di professionisti esperti, il focus è orientato verso l’espansione strategica, mirando ad acquisire ulteriori studi per estendere e modernizzare il proprio approccio contabile su una scala più ampia.
La base di partenza si fonda su una meticolosa gestione di circa 20.000 fatture annuali, affidata a un team ristretto ma altamente specializzato, che si occupa di consulenza sia aziendale che legale.
Il catalizzatore di questa trasformazione è stata la visione lungimirante del partner principale, la quale, dopo aver esaminato e scartato diverse soluzioni tecnologiche meno performanti, ha optato per la nostra proposta, Mentally. Tale scelta è stata guidata da un’analisi di mercato accurata e da un forte impulso verso il potenziamento di alcuni processi operativi.
Il trasferimento di questa energia innovativa all’intero team ha prodotto risultati straordinari in tempi sorprendentemente brevi. In appena un mese, lo studio ha raggiunto un’efficienza del 90% nell’elaborazione automatica delle fatture, un traguardo che evidenzia l’efficacia dell’apprendimento e dell’adattamento del personale dello studio. Questo successo si è tradotto in un risparmio di 25 ore di lavoro al mese, equivalenti a 750 euro, rispetto a un investimento iniziale di circa 350 euro mensili. Questi risultati sono il frutto di un uso intelligente della robotizzazione, integrato con una strategia ben definita per un’espansione mirata nel mercato contabile.
Analisi Dettagliata delle Performance del Bot
Nell’analisi delle prestazioni dello studio, emerge la notevole efficienza del bot utilizzato per la registrazione delle fatture. La figura 1 illustra dettagliatamente queste prestazioni, evidenziando una percentuale imprescindibile: l’88% delle fatture viene elaborato automaticamente dal bot. Questo dato acquista maggiore rilevanza quando si considera il potenziale latente: il 8.86% del totale rappresenta fatture in attesa di feedback da parte degli operatori, suggerendo un potenziale di recupero del 6% e portando l’efficienza totale del bot a circa il 94%. Questo indicatore non solo conferma l’efficacia del sistema, ma riflette anche l’adattabilità e la flessibilità del processo automatizzato di contabilità.
Un ulteriore aspetto rilevante, mostrato nel pannello inferiore della figura, è l’incremento progressivo del numero e del volume delle fatture elaborate. Questa tendenza, più che indicare la sola stabilità del bot, mette in luce la capacità dello studio di perfezionare e ottimizzare i propri processi. I grafici a barre mostrano come lo studio abbia efficacemente configurato il robot per ottenere le migliori prestazioni possibili, adeguandosi alle esigenze specifiche del lavoro.
Tali osservazioni non solo attestano un avvio promettente da parte dello studio, ma evidenziano anche la cruciale necessità di un approccio strategico nella scelta e nell’uso di tecnologie avanzate. La sinergia tra bot e competenza professionale crea un ambiente di lavoro ottimale, dove efficienza ed efficacia si fondono, superando le aspettative iniziali e gettando le basi per una crescita sostenuta e di successo.
Figura 1. In meno di un mese, il robot ha raggiunto un’efficienza del 90% nella registrazione delle fatture, risparmiando 25 ore di lavoro al mese, equivalenti a un valore economico di 750€, a fronte di un investimento di 350€. A regime, il guadagno in termini di ore lavorate è previsto aumentare di 3 o 4 volte rispetto al costo iniziale. Punto di forza aggiuntivo: il robot lavora ininterrottamente, anche la domenica, ottimizzando il flusso di lavoro e la produttività.
Efficienza e Innovazione: La Multifunzionalità dei Robot nello Studio
Occorre però soffermarsi su un ulteriore aspetto della strategia adottata dallo studio: l’adozione di una strategia basata su più robot, ciascuno specializzato in diverse funzioni, che insieme hanno contribuito a una trasformazione completa del processo contabile. Uno degli esempi più lampanti di questa strategia è il robot dedicato all’importazione delle fatture dal cassetto fiscale, un sistema che ha raggiunto il 100% dei risultati previsti.
Questo particolare robot si occupa di prelevare le fatture direttamente dal cassetto fiscale e di importarle nel sistema gestionale dello studio. Il suo ruolo è cruciale per gestire le fatture di quei clienti che non utilizzano il sistema di fatturazione dello stesso gestionale dello studio o gestionali compatibili per l’emissione delle fatture attive. In pratica, questo robot elimina la necessità di un intervento manuale nel processo di raccolta delle fatture, una funzione particolarmente utile per i clienti con sistemi meno avanzati.
La figura 2 illustra chiaramente le prestazioni di questo robot, non solo la sua efficacia nel compito assegnato, ma anche la sua importanza nell’ottimizzazione dei processi di lavoro. Sebbene il risparmio di tempo non sia l’unico beneficio – l’operazione in sé, infatti, è nota per essere estremamente tediosa e richiede una notevole attenzione ai dettagli – l’affidabilità e l’efficienza del robot sono evidenti.
Inoltre, la capacità del robot di acquisire automaticamente i file XML e registrarli direttamente nel gestionale sottolinea la sua funzione di semplificazione e automatizzazione di un processo altrimenti complesso e soggetto a errori umani. Questo non solo migliora l’efficienza operativa dello studio ma anche la qualità del servizio offerto ai clienti, garantendo un’accuratezza e una velocità di elaborazione che sarebbero impossibili manualmente.
Figura 2. Il robot implementato dallo studio garantisce un significativo risparmio di tempo in operazioni tradizionalmente monotone, assicurando un processo altamente affidabile e efficiente per la gestione contabile.
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Ottimizzazione e Affidabilità: Il Robot per l’Acquisizione Dati dall’ADE
A spiccare nel portfolio tecnologico dello studio è anche il robot dedicato all’acquisizione dei dati dall’ agenzia delle entrate [ADE] , elemento chiave per l’ottimizzazione delle procedure fiscali.
Specificatamente calibrato per interfacciarsi con l’ADE, il robot si distingue per la sua affidabilità e regolarità operativa. Tale coerenza nell’acquisizione dei dati è fondamentale per mantenere standard di precisione e tempestività difficilmente raggiungibili in contabilità. Si tratta di un supporto massiccio che permette allo studio un monitoraggio efficace e un controllo dinamico dei processi lavorativi, agevolando l’espansione delle attività e l’adattamento a una clientela variegata.
Figura 3. Il robot si distingue per le sue elevate performance e per l’affidabilità nell’acquisizione dei corrispettivi e delle fatture così come di altri dati dal cassetto fiscale, garantendo la disponibilità immediata e accurata delle informazioni contabili. La sua implementazione si è rivelata capace di affinare notevolmente la gestione delle informazioni, aumentando sia la precisione che l’efficienza.
La robotizzazione apre la strada per la rivendita strategica dei servizi contabili ad altri studi della zona
L’adozione di robot altamente performanti da parte dello studio rappresenta un vantaggio significativo, consentendo di intraprendere la strada delle rivendita di servizi contabili ad altri studi della zona e possibilmente in un futuro anche a studi localizzati in altre parti d’ Italia.
I pilastri di questa abilitazione alla penetrazione del mercato della rivendita B2B dei servizi contabili sono essenzialmente due e vale la pena esaminarli in maggiore dettaglio.
Da un lato, c’è un evidente beneficio economico:
- con lo stesso personale, lo studio è in grado di gestire un volume di lavoro che va dalle tre alle cinque volte superiore rispetto a prima. Questo rappresenta non solo un aumento della produttività, ma anche un risparmio significativo in termini di costi operativi. L’aumento di produttività si può adesso riversare sul mercato per catturare la domanda di servizi latenti nel mercato dei commercialisti così come in quello delle imprese.
Tuttavia, il vero punto di forza risiede nello sviluppo di un’expertise specifica nell’utilizzo dei robot per la contabilità robotizzata. :
- questa competenza specializzata pone lo studio in una posizione di vantaggio competitivo nei confronti di coloro che non hanno ancora intrapreso un percorso simile di innovazione. Con questa expertise, lo studio può offrire servizi contabili a costi ridotti o gestire volumi di lavoro maggiori, aumentando così la propria attrattività sia nel mercato business-to-business (B2B) di studi e aziende.
Inoltre, grazie a questa specializzazione
- lo studio si sta affermando come punto di riferimento per coloro che non dispongono di tale know-how, creando di fatto una barriera all’ingresso per eventuali nuovi concorrenti. Questo non solo porta a una crescita del fatturato e del profitto, ma anche alla costruzione di una posizione di mercato strategica e difficile da erodere.
Questa barriera, risultato della loro expertise unica, rappresenta un ostacolo significativo per gli altri studi contabili che non hanno ancora intrapreso un simile cammino di innovazione e a cui occorrerebbe tempo ed expertise in casa per poter riprodurre gli stessi risultati.
Uno sguardo al posizionamento strategico in chiave futura
Strategicamente, questa situazione pone lo studio in una posizione ideale per considerare acquisizioni e fusioni (M&A) di altri studi contabili, in particolar modo quelli diretti da partner anziani prossimi al pensionamento. Acquisizioni che, non solo espandono ulteriormente la rete e il portafoglio clienti dello studio, ma consolidano anche la sua presenza nel mercato.
Tale dinamica sottolinea il nucleo centrale dell’articolo: l’uso strategico dei robot non è limitato a migliorare l’efficienza interna dello studio, ma si estende a creare barriere strategiche di mercato, precludendo l’ingresso a concorrenti meno avanzati, cosi’ come a catturare porzioni del mercato contabile che richiedevano prima investimenti significativi in personale e marketing. In questo modo, lo studio sta tracciando un percorso di crescita e espansione sostenibile, sfruttando la propria posizione unica nel settore contabile.
Scegliere la soluzione adatta al tuo percorso
Esaminando i successi ottenuti dallo studio, emerge una notevole abilità nella selezione di soluzioni tecnologiche perfettamente allineate ai suoi ambiziosi obiettivi. In un contesto italiano progressivamente orientato verso la robotizzazione, dove si assiste alla nascita di un ventaglio sempre più ampio di innovazioni tecnologiche, alcune decisamente di dubbio valore e decantate come iper innovative, lo studio ha mostrato una spiccata capacità di discernimento. Con un occhio critico e una visione acuta, ha saputo navigare attraverso un oceano di opzioni apparentemente simili, evitando le insidie di scelte meno efficaci o fuorvianti.
Allontanandosi dalle soluzioni più tradizionali e consuete, la scelta dello studio si è orientata verso Mentally, rivelando una decisione non solo di rottura ma di netto vantaggio. Mentally si distingue dalle altre opzioni per il suo approccio multidimensionale, offrendo benefici operativi e strategici superiori. Questa selezione non si è limitata a un semplice aggiornamento tecnologico, ma è stata una mossa strategica ben ponderata, proiettando lo studio in una posizione di forza nel contesto competitivo. L’adozione di Mentally ha presto portato a vantaggi tangibili su più livelli, confermando la sua decisione non come una semplice deviazione dalle soluzioni standard, ma come un autentico salto qualitativo verso un approccio contabile più completo e prospettico. Cercare di ottenere un simile beneficio è un obiettivo alla portata di qualsiasi studio, a patto di sviluppare una strategia su misura per le proprie esigenze.
Se desideri iniziare a delineare questa strategia e scoprire come Mentally può essere applicato nel tuo contesto, ti invitiamo a metterti in contatto con i nostri esperti. Basta cliccare sul pulsante in basso per prenotare una sessione di consulenza gratuita.
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