Tanti software cominciano a proporre l’I.A. integrato con le Fatture.

Ma la maggior parte delle volte questo strumento non serve a nulla. Semplicemente, perché non rispetta le 3 fasi dell’Accounting Optimization. Gli studi con meno di 10K fatture possono automatizzare 80% delle fatture senza I.A. (Intelligenza Artificiale)  

 

Quando si sceglie di digitalizzare un servizio, o di efficientare un processo, è necessario seguire delle fasi progressive, che dipendono molto anche dalla preparazione dei collaboratori che affrontano il processo.

Per comprendere di cosa si parla, prendiamo nel dettaglio il processo di Accounting Optimization, ovvero il miglioramento delle prestazioni di uno studio di contabilità – processo che si basa su diversi tipi di tecnologie digitali. L’accounting optimization è un processo stratificato, che in fase finale consente allo studio di delegare completamente le azioni ripetitive e meccaniche a una macchina, riducendo le tempistiche per la singola operazione contabile fino a 10 volte.

Ma vediamolo più nel dettaglio:

Vediamo che l’I.A non è necessaria in una prima fase, e anzi a volte risulta essere addirittura controproducente: lo studio infatti non ha sviluppato quei processi che sono un pre-requisito per l’automazione.

Molti studi sono sotto le 10mila fatture, e quindi pagare un software per un’implementazione dell’I.A. potrebbe diventare più oneroso che redditizio, allontanando il break even point.

Infatti negli studi contabili con questi volumi, il 70-80% delle fatture ha spesso delle caratteristiche ripetitive. Questa base di partenza consente di risparmiare il lavoro manuale e ripetitivo automatizzando la registrazione delle fatture, ma senza bisogno di I.A. C’è una variabilità nella qualità dei risultati a seconda del gestionale usato. Profis ha qualche vantaggio su Teamsystem e Zucchetti, ma comunque i processi di questi tre prodotti leader di mercato possono essere migliorati senza I.A. 

Passo 1 dell’accounting optimization – gestione fatture ordinarie

In un panorama sempre più digitalizzato, gli studi di commercialisti sono saliti sul carro del vincitore e stanno iniziando ad avvicinarsi in modi diversi agli strumenti di I.A. e robotizzazione. Molti software gestionali iniziano a proporre strumenti integrati di Intelligenza Artificiale, e svariati consulenti si fanno pagare a peso d’oro per implementare soluzioni di IA negli studi professionali.

Ecco perché è importante capire di quali automazioni si parla davvero.

Facciamo un esempio 

Lo studio sta creando un bilancio d’esercizio per un’azienda cliente, e ha in mano fatture e scritture contabili.

Per poter inserire in modo automatico i dati contenuti nelle fatture si può senz’altro agire manualmente, mettendoci una quantità di tempo inaccettabile. 

Oppure, si possono creare delle mappature sui dati forniti dal cliente, in modo che un sistema automatico prenda e classifichi le scritture contabili – e la mandi in automatico nei mastrini, o direttamente nel bilancio – o dove serve.

Come funzionano le mappature?

Si può creare un’automazione per la quale alcuni fornitori vengono registrati in un certo modo, e i codici costo di conseguenza. 

Pensiamo però a un caso pratico: un’azienda metalmeccanica che effettua una spesa di rappresentanza. Tra le spese aziendali avremo la fornitura di 10mila viti, 7 barre d’acciaio, e successivamente una spesa che comprende due spaghetti all’amatriciana, un’acqua minerale e due dessert.

È evidente che i codici costo, l’IVA e il trattamento fiscale siano diversi – come del resto saranno diverse anche le fatture. O meglio, la differenza è evidente per un operatore umano. La buona notizia è che è possibile rendere automatico il processo di riconoscimento di queste spese, e rendere questo passaggio automatizzato.

Ad esempio, l’automazione può riguardare il nome del fornitore. Le fatture contenenti il nome fornitore “Nuova Trattoria delle Stelle” saranno immediatamente classificate come spesa di rappresentanza, e non certo come fornitura di materiale. 

Oppure, è possibile istruire il cliente al giusto inserimento di parole chiave nelle causali delle fatture; ciò consente a queste spese, una volta prese in mano dallo studio del commercialista, di essere assegnate in automatico a diverse voci di costo e ricavo, e quindi a diversi trattamenti fiscali.

Un esempio di parole chiave che i clienti potrebbero usare nella causale delle fatture è “Ristoranti”, “fornitura”, “materiale”, o altri nomi simili.

Vuoi scoprire di più su questo tipo di automazione? Ne parleremo in modo più dettagliato nella nostra mail di venerdì.

Comunque, ci basti sapere che la scelta di parole chiave standard rientra in un processo di standardizzazione, e non prevede I.A., ma solo l’ottimizzazione di un processo. Quindi, il livello di consapevolezza digitale richiesto ai collaboratori di studio è medio-basso. 

Sono richieste però forti capacità logiche e organizzative.

Due note:

• Questa automazione è gratuita
• Questo processo può riguardare circa il 70-80% delle fatture in mano a un qualsiasi studio.

Ecco perché non bisogna farsi irretire dai vari “pacchetti I.A.”, inutilmente costosi. 

Il loro effetto è lo stesso – e spesso inferiore – di quello che otterresti con un’automazione fai-da-te. Perchè se lo studio non ha approntato dei processi adeguati finisce:

1- Per ricontrollare tutte le fatture

2- Per non standardizzare i dati all’entrata – per cui l’I.A. comunque non funzionerebbe bene. 

Ma come fare per il restante 20% delle fatture?

Seconda fase: gestione delle fatture meno comuni (outlier)

Il secondo passaggio previsto dalla Accounting Optimization prevede un primo embrionale inserimento dell’I.A. – che può essere fatto in casa, anche se in maniera tediosa, usando ChatGPT o Google Gemini (vedi il nostro corso per capire come). 

Per questa fase è richiesta una medio-buona competenza digitale da parte dei collaboratori di studio, che devono impostare correttamente le cosiddette personalizzazioni. 

Queste personalizzazioni consentono di classificare meglio le fatture, ad esempio andando a “capire” le voci di costo e inserendole correttamente in una tabella.

Per creare un vero vantaggio in questa fase l’I.A. non è sufficiente. Facciamo un parallelismo con la meccanica: a cosa serve un motore a 16 valvole montato su una vettura senza un adeguato sistema di risparmio carburante? Allo stesso modo, con l’I.A. serve creare un processo di personalizzazione e feedback. 

Il primo vantaggio di un processo di personalizzazione la possibilità di apprendere delle regole.

E tali regole vengono comunicate attraverso delle specifiche personalizzazioni in fase iniziale. C’e’ una necessità di combinare regole con un processo di apprendimento. 

Ma il secondo vero vantaggio è il feedback. 

Non dimentichiamolo: l’I.A. può essere istruita: se le prime volte con le personalizzazioni l’IA sbaglia, glielo si comunica. Se classifica correttamente la fattura e il codice costo, allora le si dà un feedback positivo (per questo si dice che le IA “imparano”, proprio come un dipendente umano). Questo ha due benefici: da un lato, evita allo studio di dover controllare il lavoro dell’ I.A., ma dall’altro aumenta gradualmente il numero di fatture che si auto-registrano.