uidato dai nostri esperti potrai imparare a gestire in maniera più efficiente le performance del tuo studio.

I commercialisti tendono a sottovalutare i vari benefici legati a una piena consapevolezza del proprio gestionale, così generando perdite monetarie pari a migliaia di euro nell’arco di un solo anno.

Negli articoli precedenti  spesso abbiamo affrontato il tema dei vantaggi della robotizzazione di processo per gli studi professionali. Da una recente visita in Italia studio per studio siamo giunti alla conclusione che l’avversione al digitale da parte dei commercialisti pare essere una vera e propria operazione di autosabotaggio. 

Ne abbiamo parlato altre volte. Abbiamo inoltre messo in evidenza che il partner o proprietario dello studio, non svolgendo più lavori di contabilità, ha perso visibilità su tutta una serie di processi di studio o preziose opportunità di ottimizzazione. Visibilità che però talvolta si perde a causa delle modalità di utilizzo del gestionale.

Esistono diversi errori nell’utilizzo del gestionale che si traducono in veri e propri costi operativi quantificabili nelle decine di ore lavorate per anno. In questo articolo ne analizziamo tre tra i più comuni commessi dai professionisti.

1. Piano dei conti non impostato correttamente e scarsa utilizzazione della fattura elettronica.
2. Mappature dei codici costi e ricavi eccessivamente rigide che richiedono maggiore controllo
3. Mancanza di standardizzazione tra i diversi impiegati. Ciò rende spesso l’utilizzo dei dati complicato e poco efficace.

Procediamo con ordine…

Cerchiamo di comprendere appieno come e perché si commettono tali errori con il piano dei conti. Prendiamo un esempio banale: la detraibilità dei carburanti; per l’auto si aggira intorno al 40%, per un camion incrementa fino al 100%. E’ possibile però orchestrare l’automatismo nel piano dei conti senza doversi necessariamente rivolgere all’operatore per conoscere informazioni in merito alla detraibilità. Inoltre, qualora il cliente possedesse sia auto che furgoni o camion, si può utilizzare la fattura elettronica richiedendo al cliente l’inserimento della targa del furgone/camion..  

Così facendo, il professionista  risparmia decine di click e ore di lavoro preziose. Tuttavia gli studi professionali non solo ignorano tale possibilità, ma perdono ulteriore tempo contattando il cliente attraverso modalità più che obsolete: le chiamate. Esempio che aiuta a rendere la natura del problema.

Un’altra tipica complicazione è connessa invece alle mappature dei codici di conto. Teamsystem non offre una logica avanzata come Profis, ma permette comunque di sfruttare delle opzioni che possono avvantaggiare molte piccole automazioni.

La questione è questa: 

Molti studi optano per una combinazione di due approcci estremi: o rinunciano alla mappatura, determinando un accumulo di fatture rosse che richiedono diversi per essere registrate, oppure mappano tutto come cliente o fornitore. In questo caso, ogni qualvolta Teamsystem rileva un certo fornitore, gli assegna in automatico un codice costo. Sembra fantastico, ma non lo è.

Questo perché il contabile, in un secondo momento, dovrà necessariamente controllare tutte le fatture e verificare se ci sono cespiti o articoli che sono merce da rivendita o altri codici. In tal modo si configura un approccio all’automazione che inevitabilmente genera un controllo del 100% del volume. Una vera assurdità, considerando che una priorità dovrebbe essere la creazione di una strategia  di assegnazione dei codici, e dunque profondere gli sforzi in altre direzioni.

Ne parleremo a breve in un webinar l’8 novembre.