Articolo 3 di 4: ascoltare Tante Voci per Una Risposta Unica: La Consulenza Fiscale su Misura
Nei precedenti articoli della serie, abbiamo messo in luce un punto cruciale per chi opera nel settore della consulenza fiscale; nel primo articolo (leggi qui), abbiamo trattato la necessità di superare il semplice approccio delle risposte automatiche, proponendo l’adozione di un assistente digitale integrato che, oltre a fornire risposte, stimola il pensiero analitico e supporta decisioni fiscali informate in tempo reale. Questo modello va oltre la semplice automatizzazione, integrando un’analisi contestuale e un flusso continuo di informazioni.
Abbiamo poi ampliato questa prospettiva nel secondo articolo (scopri di più), mostrando concretamente attraverso diagrammi ed esempi dettagliati come la tecnologia possa estrarre e contestualizzare i dati in tempo reale, rispondendo a una delle esigenze più sentite dagli studi professionali: l’accesso non solo rapido, ma qualitativamente diversificato alle informazioni. Questa è la vera differenza. Non ci si limita più a una singola fonte o a risposte standardizzate, ma si offre un ventaglio di opinioni e prospettive che nessuna soluzione tradizionale può garantire.
E questo è anche il punto di svolta: mentre altre soluzioni sul mercato si appoggiano a una banca dati singola e preconfezionata, noi parliamo di un ecosistema capace di integrare diverse voci, incluse quelle provenienti da banche dati private, anche se con un costo legato alla personalizzazione e al rispetto dei diritti d’ autore delle case editoriali. Ed è proprio qui che si crea valore: chi cerca una consulenza di qualità non può accontentarsi di una sola risposta, ma ha bisogno di un sistema che sappia ascoltare molteplici prospettive e trasformarle in un vantaggio competitivo.
In questo articolo, faremo un ulteriore passo avanti:
Analizzeremo qui il problema del recupero delle informazioni già esistenti e la frammentazione dei dati interni allo studio e alle organizzazioni, mostrando come una soluzione realmente integrata possa non solo ottimizzare il tempo, ma anche elevare la qualità del servizio offerto dagli studi professionali.
E con qualità del servizio non ci si limita alla sua erogazione, ma si espande alla capacità di agire in modo più mirato, preciso e tempestivo, grazie alla valorizzazione di dati che altrimenti potrebbero rimanere inutilizzati e difficilmente reperibili.
Diversità di Informazioni e Punti di Vista: Un Vantaggio Strategico
La diversità di informazioni non è solo una questione di quantità, ma di qualità. Poter attingere a molteplici fonti e prospettive consente agli studi di consulenza di accedere a opinioni variegate, talvolta contrastanti, che arricchiscono la visione complessiva. Questo approccio è particolarmente cruciale quando le decisioni fiscali devono tenere conto di molteplici variabili: normative, interpretazioni giurisprudenziali, prassi consolidate e scenari di mercato.
Il vero valore risiede nella diversità dei punti di vista. Non si tratta solo di recuperare informazioni, ma di avere a disposizione un ecosistema di conoscenze che permette di affrontare ogni quesito con maggiore profondità.
Il Problema del Recupero delle Informazioni: Un Ostacolo Sottovalutato
Una delle sfide principali per gli studi professionali è l’incapacità di recuperare velocemente porzioni specifiche di documentazione già esistente, quali reports, contratti, formulari, fogli excel ed emails con opinioni e/o allegati particolari.
Che si tratti di email, PDF, report, moduli compilati, fogli excel, fogli google sheet o altri tipi di documenti digitali, le informazioni sono spesso distribuite su diversi sistemi, rendendo complesso localizzarle in modo tempestivo. Questo problema non è solo un ostacolo operativo, ma anche strategico: il tempo speso a cercare documenti potrebbe essere impiegato per attività di valore aggiunto, come l’analisi o la consulenza personalizzata.
Molti tentano di ovviare al problema utilizzando chatbot generici o soluzioni basate sull’ integrazione di ChatGPT di primo livello,senza ovvero integrarsi ai sistemi informativi pre-esistenti.. Tuttavia, queste tecnologie standard non hanno l’integrazione necessaria con i processi di uno studio. Perché? Perché per essere davvero efficace, un sistema deve connettersi a ogni strato del flusso di lavoro: dai sistemi di email ai database interni, passando per i file di archiviazione. L’esempio tipico è quello di un PDF complesso che un chatbot non riesce a elaborare correttamente: una situazione comune che evidenzia la necessità di una soluzione più sofisticata, specificamente progettata per gli studi.
Questa figura evidenzia un esempio pratico della problematica: quando un file PDF è particolarmente complesso, ad esempio con tabelle o formattazioni avanzate, l’assistente digitale potrebbe non riuscire a leggerlo correttamente. Esistono assistenti specializzati disponibili su marketplace come quello di ChatGPT, capaci di migliorare l’accuratezza dell’analisi su singoli file. Tuttavia, se è necessario gestire un grande volume di documenti o non si ha il tempo di caricare manualmente ogni file, diventa indispensabile una soluzione più avanzata e automatizzata, in grado di analizzare i dati in modo rapido e su larga scala.
Un Sistema Integrato per il Recupero e l’Elaborazione Efficiente delle Informazioni
La soluzione non risiede solo nell’intelligenza artificiale, ma in un sistema integrato che sappia localizzare, estrarre e riutilizzare le informazioni pertinenti in modo fluido. Immaginate un software che, partendo da sorgenti diversificate, sia in grado di presentare in pochi clic le porzioni rilevanti di precedenti report, email o documenti specifici, offrendo così la possibilità di comporre nuovi report in modo rapido e accurato. Non si tratta di copia-incolla, ma di un’elaborazione intelligente delle informazioni:
- Riutilizzo mirato: il sistema può selezionare automaticamente le parti pertinenti dei documenti precedenti.
- Ottimizzazione del tempo: si riducono drasticamente i tempi di ricerca e composizione.
- Qualità e varietà: la capacità di attingere a fonti eterogenee consente di fornire una consulenza più ricca e personalizzata.
Questa integrazione, però, non è banale.
Richiede competenze che uniscono processi gestionali, progettazione informatica e capacità di implementazione. Non basta un chatbot: serve una soluzione costruita su misura per gli studi professionali, capace di dialogare con ogni sistema interno, garantendo così precisione e velocità.
Questa figura illustra un esempio di sistema progettato per soddisfare le esigenze specifiche di professionisti come commercialisti, avvocati e consulenti, che producono pareri e consulenze personalizzate per i loro clienti. L’obiettivo principale è facilitare il recupero di informazioni interne, comprese opinioni e documenti precedentemente elaborati, integrandole in modo efficace con fonti esterne, per offrire una consulenza più completa e tempestiva.
Come centralizzare e utilizzare al meglio le informazioni interne per ottimizzare la consulenza fiscale
Per realizzare un sistema di consulenza fiscale di qualità che risponda a tutte le necessità degli studi professionali, le informazioni interne devono essere strategicamente selezionate e centralizzate. Ma quali sono le informazioni più cruciali che dobbiamo avere a disposizione? Si tratta di una combinazione di dati storici e di documentazione corrente che, integrata in un sistema intelligente, consente di rispondere rapidamente ed efficacemente a qualunque esigenza.
- Dati Contabili e Fiscali Storici: Per offrire una consulenza approfondita, è fondamentale avere accesso a tutte le dichiarazioni fiscali, i bilanci e i report annuali già prodotti per ciascun cliente. Questi dati devono essere facilmente consultabili, ma soprattutto, devono essere “contestualizzati” in base all’evoluzione normativa, per fornire risposte precise e tempestive.
- Comunicazioni e Correspondence Precedente: Un altro set di informazioni chiave riguarda le email e le comunicazioni precedenti con il cliente. Il recupero immediato delle discussioni passate permette di comprendere meglio il contesto di un nuovo quesito e rispondere senza dover ripetere informazioni già comunicate.
- Documenti Ad Hoc per Clienti Specifici: Ogni cliente ha esigenze uniche. Se un cliente ha avuto una consulenza su una questione fiscale particolare, recuperare quella documentazione e comprendere come si è sviluppato il suo caso nel tempo diventa essenziale per continuare a fornire un servizio su misura.
La capacità di integrare queste informazioni, ordinarle e renderle facilmente accessibili è ciò che distingue una consulenza professionale di alta qualità da una che si limita a rispondere a domande generiche. In un sistema integrato, queste informazioni non sono solo disponibili, ma sono anche intelligenti, ovvero, possono essere utilizzate per anticipare le necessità del cliente, grazie all’intelligenza artificiale che analizza, ordina e suggerisce le risposte più efficaci.
Situazione mercato americano/italiano: Un Ritardo Sostenibile?
Il mercato delle soluzioni tecnologiche per gli studi professionali è in rapida evoluzione, sia in Italia che negli Stati Uniti, ma ci sono notevoli differenze nelle esigenze e nelle soluzioni adottate nei due paesi.
Stati Uniti: Negli USA, l’adozione di tecnologie avanzate per la consulenza fiscale e legale è ormai diffusa nei grandi studi da più di un decennio, con soluzioni che vanno dalla gestione documentale automatica all’utilizzo dell’intelligenza artificiale per l’analisi dei dati. Tuttavia, nonostante la disponibilità di strumenti sofisticati, le soluzioni esistenti spesso non sono completamente integrate nei processi quotidiani degli studi professionali. Il mercato delle soluzioni tecnologiche per gli studi professionali è estremamente diversificato, dominato da attori consolidati ma arricchito dalla presenza di numerose startup specializzate, ognuna focalizzata su settori o funzionalità specifiche, come la gestione documentale avanzata, l’intelligenza artificiale o l’automazione dei processi. Questa varietà offre ampie possibilità di scelta, adattandosi sia agli studi più tradizionali che a quelli con esigenze di innovazione più spiccate.
Gli studi con redditi elevati e alti costi operativi, in particolare quelli legati al personale qualificato, sono sempre più orientati verso soluzioni personalizzate. Sebbene inizialmente queste rappresentino un investimento considerevole, il ritorno è notevole. Si riducono significativamente i costi legati agli stipendi, migliorando al contempo l’efficienza operativa e la qualità del servizio offerto ai clienti. Questa combinazione di risparmio e maggiore produttività rende le soluzioni custom un elemento strategico per mantenere la competitività e ottimizzare le risorse interne.
Italia: In Italia, gli studi professionali, soprattutto quelli attivi nel settore fiscale, sono tradizionalmente ancorati a sistemi consolidati e spesso sfruttano solo parzialmente le potenzialità offerte dalla digitalizzazione, in particolare dall’intelligenza artificiale. Il mercato italiano si caratterizza per una forte frammentazione: le software house dominanti tendono a creare ecosistemi chiusi, dove gli studi adottano soluzioni digitali prevalentemente dallo stesso fornitore, limitando così l’adozione di tecnologie innovative provenienti da diverse fonti.
Di conseguenza, nonostante la digitalizzazione sia in crescita, l’integrazione di sistemi avanzati basati sull’AI e sulla consulenza personalizzata rimane una scelta rara e adottata prevalentemente da realtà molto avanzate. Gran parte delle soluzioni di intelligenza artificiale disponibili si concentrano sull’automazione dei processi di base, come la gestione della contabilità o la compilazione delle dichiarazioni fiscali, trascurando le opportunità di ottimizzazione strategica.
Questa situazione rappresenta un’importante opportunità per gli studi che desiderano differenziarsi e affrontare il mercato con un approccio più innovativo. Soluzioni come quelle offerte da Mentally rispondono a questa esigenza, integrando flussi di lavoro, intelligenza artificiale e risposte personalizzate, consentendo agli studi di migliorare l’efficienza operativa e offrire un servizio distintivo e altamente competitivo.
In entrambi i mercati, l’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate è destinata a crescere, ma in Italia c’è una maggiore necessità di educazione e sensibilizzazione riguardo ai benefici delle soluzioni integrate e personalizzate. Mentally ha il vantaggio di un’esperienza consolidata nel mercato italiano, dove la necessità di risposte rapide, accurate e personalizzate è molto sentita, e può rispondere efficacemente a questa esigenza.
Dalla formazione a soluzioni Personalizzate per Studi Fiscali e Aziende Internazionali.
Negli ultimi tre anni Mentally ha assistito gli studi professionali italiani sia in attività formative che di sviluppo di soluzioni tecnologiche specializzate. Abbiamo cosi’ adattato 20 anni di esperienza negli USA alla specificità del comparto fiscale italiano.
In questo percorso il know-how tecnico si è arricchito con quello di decenni di pratica professionale consolidata data dai nostri consulenti fiscali , siamo in grado di sviluppare soluzioni specifiche, funzionali sia nel contesto della contabilità che in quello della gestione dell’ informazione. Per gli studi che si vedono leader sia nazionali che internazionali e esplorare un livello di integrazione dei dati profondo come quello descritto precedentemente, proponiamo soluzioni sviluppate su misura. Queste soluzioni permettono agli studi di ottenere il massimo ritorno d’ investimento dalla tecnologia per rispondere in modo preciso e tempestivo alle sfide quotidiane.
Per costruire le soluzioni specializzate partiamo da un un sistema base esistente e pronto, altamente flessibile e scalabile, che integra e arricchisce i dati aziendali e fiscali, sfruttando l’intelligenza artificiale per ottimizzare il flusso di lavoro e rendere ogni consulenza più accurata e personalizzata. Questo minimizza i costi e massimizza i ritorni di investimento.
Soluzioni Personalizzate costruite su misura per una Clientela Selezionata
Le soluzioni che proponiamo sono ideali per studi di medio-grandi dimensioni, ma anche per Aziende che sono pronte a investire nella qualità del servizio, offrendo loro l’ opportunità unica di creare processi informativi molto accurati e che riducono il costo di tempo lavorato in maniera drastica. Questi clienti sono in grado di affrontare l’investimento necessario per implementare una soluzione customizzata che si integra perfettamente nei loro processi esistenti e genera un un significativo ritorno di investimento così da garantire una consulenza che non solo è precisa e rapida, ma che arriva anche a un livello di dettaglio con un costo di ore lavorate molto migliore delle soluzioni generiche.
Per chi cerca una soluzione altamente specializzata e capace di affrontare anche le sfide più complesse della consulenza fiscale, Mentally offre sia capacità progettuale di soluzioni che capacità implementative sviluppate nel tempo attraverso progetti di complessità via via crescente. in termini di efficienza e qualità.
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Ade Mentally: L’opzione Accessibile per una Consulenza Fiscale di Qualità
Per gli studi invece che desiderano una consulenza fiscale di qualità, ma che non necessitano di una soluzione completamente su misura, Ade Mentally, il nostro prodotto base, rappresenta un’opzione efficace per un ritorno d’ investimento alto e costi moderati.
Ade Mentally è la risposta ideale per quegli studi che, pur avendo risorse moderate, vogliono comunque sfruttare un sistema intelligente che migliora la qualità e la velocità del comparto consulenziale e la fruizione dell’ informazione interna allo studio stesso. Come descritto in articoli precedenti questa soluzione risponde a 4 livelli operativi diversi e coniugati: produttività intorno all’ acquisizione dati dal cassetto fiscale, analitiche avanzate sulle fatture elettroniche, F24, Contratti, Corrispettivi ed altri documenti, assistente legale e ricerca tributaria, Reportistica per il cliente finale con una varietà di supporto IA.
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Grazie alla nostra soluzione tecnologica, potrai unire velocità, precisione e una visione a 360 gradi con un basso, se non quasi nullo, sforzo formativo .
Potenziamento operativo: analisi dei vantaggi del Robotic Hub
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