Espandiamo la sintesi delle lezioni imparate con i gestionali Teamsystem e Profis con uno sguardo al futuro.

Da ormai quasi due anni ci occupiamo di tematiche circa il  miglioramento dei processi e della produttività in campo contabile e fiscale.

E’ cominciato tutto in maniera casuale, grazie all’invito da parte di un imprenditore italiano a progettare dei corsi di formazione in Italia. Una proposta che si è poi concretizzata in una  serie di corsi sull’ intelligenza artificiale con un numero di partner sul territorio italiano. 

Nell’articolo precedente abbiamo approfondito il tema dei processi operativi, focalizzandoci sulla possibilità di migliorare e irrobustire le funzionalità del gestionale utilizzato in studio.

Nello specifico, siamo giunti alla conclusione che investire sul potenziamento del gestionale comporta non solo una drastica diminuzione dei costi operativi ma anche una più solida possibilità di ritenzione del cliente. 

I gestionali hanno diverse aree funzionali:

1. Acquisizione di Dati – per esempio TS Digital e TS Pay
2. Registrazione contabile di fatture, corrispettivi e ritenute– esempio Econs
3. Registrazione delle transazioni bancarie– per Esempio TS Cosplay
4. Gestione adempimenti IVA e F24 – Esempio TS Regiva
5. Dichiarazione Fiscale
6. Impostazioni generali di sistema– Per Esempio TS Anaditte e Estartup 

In ognuna di queste aree il robot ci viene in aiuto. Come?

Facile: moltiplicando le potenzialità del gestionale attraverso un drastico indebolimento della dipendenza da parte del personale nei confronti dello stesso al fine di ridurre gli errori.

Immagina il robot, o la robotizzazione più in generale, come un autista che guida la macchina al posto tuo, consentendoti di sfruttare il tempo speso seduto sul sedile in maniera utile e strategica.

Nell’ articolo precedente  ci siamo occupati delle funzionalità elencate nei punti 1-3. In questo articolo vogliamo soffermarci invece su quelle specificate nei punti 4-6. 

In queste aree la variabilità è notevole, dunque durante il nostro percorso potrebbe essere necessario lo sviluppo di un software su misura. Soluzione che giocoforza ha costi superiori rispetto alle funzionalità pronte all’uso. 

Partiamo per esempio dalle impostazioni generali di sistema: quest’area del gestionale rappresenta un enorme scoglio per tutti gli studi che stanno pensando di migrare da un gestionale a un altro. Le paure sembrano essere sempre le stesse:

1- Perdita di dati

2-Tempo e complessità nella migrazione dei dati 

3-Re-training del personale. 

La robotizzazione però allevia di molto queste problematiche.

Questo perché da un lato permette un accurato e veloce trasferimento dei dati, dall’ altro permette di ridurre il carico di formazione per trasferire il know how da un gestionale all’altro. 

In questo caso si può intervenire in varie maniere, sia con dei corsi di formazioni su misura sia optando per un approccio organizzativo strategico: selezionare all’interno dello studio poche figure in grado di occuparsi della contabilità robotizzata.

Si tratta però di un argomento talmente vasto da richiedere uno spazio tutto suo… 

Veniamo a come la robotizzazione può migliorare l’area della Gestione adempimenti IVA e F24.

Cosa succede al gestionale?

Ne abbiamo già parlato in altri articoli (ad esempio qui o qui): nel caso del commercialista, la robotizzazione di processo deve essere applicata in maniera da non generare errori.

Ciò è possibile applicandola alle porzioni di processo che potrebbero determinare una scelta probabilistica della macchina, oppure laddove non si presentino ambiguità.

In generale, nel campo della liquidazione IVA  e dell’F24 valgono gli stessi principi di robotizzazione validi per le  fatture: tentiamo di ridurre la quantità di tempo che l’essere umano spende in attività ripetitive.

In questo contesto le aree su cui abbiamo agito, generalmente con contratti di sviluppo software ad hoc per clienti di dimensioni importanti, sono quella della stampa delle dichiarazioni Iva e quella dell’ Invio dell’ F24. 

Si tratta di due processi tediosi e ripetitivi che sì possono essere delegati alla macchina ma che, data la loro criticità,  richiedono particolare cura.

Hanno bisogno di particolare attenzione proprio perché parliamo di processi che vanno eseguiti solo in determinati momenti dello scadenzario mensile e devono essere elaborati con estrema efficienza rimanendo all’interno dell’arco di tempo prestabilito.

E’ qui che il controllo di qualità è essenziale. E’ in questi casi che la robotizzazione va pensata al fine di evitare asincronie con il lavoro di studio. 

Esistono diverse innovazioni di processo che si possono sperimentare per evitare una comunicazione inefficace e di scarso valore con il cliente. 

Il tuo è uno studio di grandi dimensioni in grado di sostenere lo sviluppo di un software personalizzato? Se sì, potrai contattarci qui.

Settore Dichiarazione Fiscale

Ecco, questa è un’area ancora relativamente inesplorata.

Dalle nostre analisi preliminari i gestionali possono essere migliorati in vari modi:

1- offrire un’interfaccia di consulenza contestualizzata per risolvere i casi più complessi o meno frequenti dove il professionista potrebbe mancare di conoscenze.

2- l‘estrazione automatica di dati da sorgenti esterne, ovvero documenti di corredo alla dichiarazione fiscale 

3-  la completa robotizzazione delle dichiarazioni più semplici con lo scopo al tempo stesso di fornire un servizio più immediato e scaricare l’ ufficio da processi lavorativi durante i picchi. 

Nella nostra esperienza le tre aree discusse in questo articolo presentano sfide nella robotizzazione soprattutto perché legate a una domanda che raggiunge il suo picco in alcuni momenti del mese e dell’ anno. 

Tale domanda va evasa velocemente con affidabilità, attraverso processi che talvolta differiscono di studio in studio. 

Perché i tuoi colleghi hanno scelto Mentally?

Nelle aree più produttive dove l’adozione di tecnologie adeguate e al passo con i tempi rappresenta una vera e propria urgenza, gli studi professionali guardano alla robotizzazione come un’ancora di salvezza. A tal proposito, sul nostro blog potrai trovare una serie di testimonianze di professionisti che, come te, operano in Italia e da tempo si sono affidati alla nostra proposta, Mentally. 

Il motivo? Eccone più di uno: Mentally

• a dispetto di quanto temono molti professionisti, è semplice da utilizzare. Non richiede particolari competenze digitali perché è stato progettato appositamente per il commercialista che utilizza il sistema in griglie di Excel, proponendo un’interfaccia familiare e facile da gestire.

• garantisce una comunicazione efficace con l’utente, in modo tale da consentire un’efficace gestione dei processi senza perdere tempo prezioso in operazioni ripetitive. Il robot interagisce tramite feedback interpellando l’utente nei pochi casi in cui è necessario il suo intervento.

• elimina i tempi morti, sfruttando i momenti di pausa, le ferie, i weekend, la notte per portare avanti il lavoro in modo da sfoltire i processi e liberare tempo da dedicare ad attività più remunerative.

• permette ai tuoi collaboratori di sfruttare il proprio potenziale a favore di attività più stimolanti. Grazie alla robotizzazione, nessuno dovrà più occuparsi di lavori da macchina, ecco perché a trarne maggiore sollievo è il team di studio.

Per ora fermiamoci qui. Se sei interessato a potenziare i processi di studio, puoi entrare in contatto con i nostri esperti prenotando una sessione di consulenza gratuita. Prenotando, avrai a tua disposizione trenta minuti per scoprire insieme a noi come aiutare la tua attività. Inoltre, prenotando, potrai accedere a uno dei nostri corsi dove trattiamo in maniera approfondita il tema dell’automazione e dell’AI in relazione alla tua professione.

Giulia