GiuliaLa nostra esperienza con il gestionale Teamsystem e con Profis ci ha insegnato diverse lezioni sul drastico miglioramento dei processi di Studio. Eccone una sintesi.
Nonostante sempre più commercialisti stiano guardando con serietà e interesse alla robotizzazione dei processi di studio, rimangono domande e scetticismi spesso veicolati da una cattiva informazione.
La questione centrale è che i gestionali costano e talvolta anche parecchio. Salvo alcune eccezioni nella parte bassa del mercato in generale il gestionale costa allo studio cifre importanti che vanno in un range che va dai 5k€ a 75k€ per i modelli con opzioni più esose e avanzate.
Alcuni studi si pongono il problema dell’ottimizzazione dei costi senza però considerare che l’equazione del costo include anche il costo del personale, dell’errore che proviene dal personale e della demotivazione di alcuni.
Tradizionalmente in Italia le ditte che producono gestionali si sono focalizzate sulla compliance legale che concerne la contabilità e la fiscalità ma, meno attenzione è posta ai costi inerenti ai processi di studio, ne abbiamo già parlato qui.
PRENOTA
30 MINUTI DI CONSULENZA GRATUITA
Perché investire allora nel potenziamento del gestionale?
La motivazione in termini economici è semplice: si abbassano i costi operativi e/o si migliora la ritenzione del cliente.
Cerchiamo di capire meglio l’argomento trattato in maniera un po’ più tecnica e concentrandoci su un gestionale come Teamsystem.
I gestionali hanno diverse aree funzionali:
- Acquisizione di Dati – per esempio TS Digital e TS Pay
- Registrazione contabile di fatture, corrispettivi e ritenute– esempio Econs
- Registrazione delle transazioni bancarie– per Esempio TS Cosplay
- Gestione adempimenti IVA e F24 – Esempio TS Regiva
- Dichiarazione Fiscale
- Impostazioni generali di sistema– Per Esempio TS Anaditte e Estartup
In ognuna di queste aree il robot ci viene in aiuto. Come?
Facile: moltiplicando le potenzialità del gestionale attraverso un drastico indebolimento della dipendenza da parte del personale nei confronti dello stesso al fine di ridurre gli errori.
Immagina il robot, o la robotizzazione più in generale, come un autista che guida la macchina al posto tuo, consentendoti di sfruttare il tempo speso seduto sul sedile in maniera utile e strategica.
Ma come è possibile che un Robot interagisca con queste aree funzionali del gestionale?
In primo luogo: tieni presente che il robot non altera in alcun modo il gestionale né stabilisce alcuna interazione interna con esso.
Sostanzialmente il robot sostituisce in parte l’utente che utilizza il gestionale, guidandolo al posto suo. Inoltre il robot dispone di un sistema intelligente che, coadiuvato con l’esperienza del commercialista, gli permette di operare una porzione di decisioni in quasi totale autonomia.
Parlando di trasferimento delle mansioni sul robot, focalizziamoci sull’area inerente all’importazione dei dati; anche in questo caso, è il robot che svolgerà buona parte del lavoro di routine che spesso richiede diverse ore di concentrazione.
Lavoro manuale tedioso che prevede l’importazione di dati trattando una ditta per volta. Dunque tempo sprecato in mansioni poco remunerative, quando invece il robot può liberarvene ottenendo risultati più precisi.
Campo registrazione fatture
Come già ribadito diverse volte in molti dei nostri articoli (eccone uno), il robot è in grado di prendere in consegna la registrazione delle fatture, un processo che talvolta spaventa il commercialista a causa della complessità di alcune operazioni. Tale diffidenza si rivela tuttavia immotivata e scaturisce la maggior parte dei casi da una scarsa propensione al pensiero logico che impedisce di concepire correttamente la robotizzazione delle fatture.
L’aspetto centrale del discorso è che una buona porzione di fatture prevede una certa regolarità di esecuzione.
E le eccezioni come vengono trattate?
Come spiegato, essendo il robot dotato di una sua intelligenza, è in grado di individuare l’eccezione e notificarla all’utente tramite feedback, in modo da renderla più facilmente e velocemente gestibile per l’essere umano.
Grazie al diagramma riportato di sotto capirai come avviene il processo. In sostanza, il robot non pretende di trattare i pochi casi complessi che gli si presentano davanti. Il robot è talmente abile da riconoscere quei casi nella mole di lavoro che invece può gestire e affidarli a te.
Il robot dunque agisce di concerto con il gestionale in maniera simbiotica per garantire non solo compliance legale ma anche, efficienza di processo e risparmio di costi
Ora però spostiamoci sul campo della riconciliazione delle transizioni bancarie con le fatture. Qui nuovamente occorre disfarsi dei malintesi.
Il robot agisce in due direzioni:
- risoluzione del problema matematico circa l’associazione della transazione bancaria alla fattura.
- sostituzione del lavoro manuale incentrato sull’introduzione dei dati elaborati nel gestionale. Nel nostro caso di esempio Teamsystem CONSPAY.
Entrambe le attività portano sì a un risparmio di tempo, ma in due maniere differenti. Nel primo caso, non si riesce completamente a disaccoppiare il tempo dell’operatore umano da quello della macchina, nel secondo invece avviene un disaccoppiamento completo.
Insomma l’utente finale ha l’opportunità di dedicarsi ad altro mentre il robot si occupa della riconciliazione.
Questo dettaglio è fondamentale per comprendere come il gestionale viene amplificato nel lavoro in simbiosi con il robot.
Per quel che riguarda l’impatto del robot sulla Gestione adempimenti IVA e F24, Dichiarazione Fiscale , Impostazioni generali di sistema, te ne parleremo in maniera approfondita in un ulteriore articolo, così da semplificare l’assorbimento dei concetti.
Il vantaggio economico segreto del nostro approccio ai Robot
Da quanto abbiamo descritto prima, si evince che uno stesso robot può al tempo stesso aiutare con l’immissione dei dati nel gestionale, con la registrazione delle fatture e con la riconciliazione.
Questo porta inevitabilmente ad economie di sinergia tra le varie funzioni che sono invece difficili da ottenere quando si accede a prodotti verticalizzati su una sola di queste.
Esistono già soluzioni individuali per alcuni aspetti della riconciliazione e dell’acquisizione dei dati nel mercato italiano. Tuttavia, a nostro avviso, queste si adattano meglio alle esigenze di un’impresa che non a uno studio professionale. La ragione è che, data la mole di uno studio professionale, l’effetto sinergistico di condensare tutte le funzioni in un unico robot è sostanziale.
Perché scegliere il Robot Mentally?
Finora abbiamo parlato degli aspetti tecnici, ma nel concreto perché molti professionisti del tuo settore si sono affidati alla robotizzazione e non hanno intenzione di tornare indietro.
Come cambia la vita di un commercialista che opta per la robotizzazione? Facciamo delle considerazioni…
Il commercialista che sceglie il robot
- Ha più tempo per sé, più tempo da dedicare ai propri spazi personali perché sa che la macchina continua a lavorare al posto suo anche quando è fuori città per una vacanza
- Ottiene maggiore controllo sui processi di studio senza dover spendere ore davanti al computer. Pochi minuti e l’operazione è completa.
- Sa di non dover combattere con cumuli di lavoro arretrato o pericolose imprecisioni perché il robot abbassa drasticamente il margine d’errore.
- Ha la certezza che gli adempimenti verranno rispettati senza dover compiere particolari sforzi.
- Ottiene maggiore credibilità agli occhi del cliente perché la robotizzazione gli consente di sfoltire la maggior parte del lavoro di routine e quindi liberare tempo per offrire un servizio completo e puntuale.
- Riesce a sfruttare appieno il potenziale dei suoi collaboratori che, grazie a un processo efficace, possono canalizzare le loro capacità in direzione di mansioni più redditizie e stimolanti.
La lista potrebbe continuare oltre, ma ci fermiamo qui. Hai tutte le informazioni necessarie per scegliere di agire. Il tuo studio può ottenere risultati migliori di quelli registrati negli ultimi anni. Prenota una sessione gratuita. I nostri esperti ti aiuteranno nella valutazione del piano più adatto a te.
PRENOTA
30 MINUTI DI CONSULENZA GRATUITA
