Nel panorama dei gestionali per commercialisti, Profis è un nome che spicca e che merita di essere preso in considerazione. Questo software, rispetto ad altri come TeamSystem e Zucchetti, dei quali abbiamo parlato in precedenti articoli, presenta una serie di caratteristiche distintive che lo rendono un’opzione allettante per molti studi di consulenza fiscale.

Uno dei punti di forza di Profis è la sua stabilità. Il software è percepito come affidabile e robusto, in grado di gestire volumi di lavoro elevati senza problemi di prestazioni o crash inaspettati. Un altro aspetto importante di Profis è il suo sistema di controllo degli errori. Ci sono diversi livelli di blocchi implementati che permettono di minimizzare la possibilità di errori nell’inserimento dei dati e nella gestione dei processi contabili.

Profis, inoltre, è particolarmente apprezzato per la sua gestione avanzata dei dichiarativi fiscali, specie in situazioni complesse. Questa funzionalità gioca un ruolo di primo piano per tutti gli studi che si occupano di consulenza fiscale e si trovano ad affrontare dichiarazioni fiscali articolate.

Un ulteriore punto di forza di Profis è certamente l’assistenza. L’assistenza è decentralizzata sul territorio, offrendo ai suoi utenti un servizio di supporto qualificato e facilmente raggiungibile. Questa distribuzione del servizio di assistenza è considerata una garanzia per una risposta rapida e competente, contribuendo a creare una percezione di qualità.

Ma chi sono i veri utilizzatori di Profis e perché scelgono questo software?

La qualità ha un prezzo e Profis, in base alle informazioni che abbiamo accumulato,  tende a costare tra il 20 e il 35% in più rispetto ad altri gestionali. Questo aspetto rende gli utenti Profis  appetibili  per fornitori di servizi IT. Questo perché gli studi che optano per Profis dimostrano generalmente una maggiore propensione a investire in servizi informatici di qualità.

Niente però è gratuito e dai dati in nostro possesso emerge che gli studi che utilizzano Profis tendono ad avere un coefficiente IT inferiore rispetto alla media dei commercialisti. Ciò suggerisce che il costo e la difficoltà nel servire questi studi a basso coefficiente IT è più alto rispetto al già altissimo costo di supporto di questa categoria professionale. 

Cerchiamo quindi di guardare alla robotizzazione di processo inerentemente a questo gestionale. 

Quale ruolo gioca la robotizzazione in tutto questo? 

La scelta di procedere con la robotizzazione dei processi dipende da vari fattori. Il ritorno sull’investimento e il periodo di recupero del capitale investito sono ovviamente elementi cruciali, così come la complessità tecnica della robotizzazione, la frequenza e l’entità degli aggiornamenti del software su cui i robot agiscono. Il coefficiente IT del cliente e il potenziale costo di supporto, l’organizzazione interna del cliente e le competenze del personale, la loro propensione all’apprendimento, l’evoluzione, il tempo e le energie dedicate dal management alla trasformazione del processo, sono tutti aspetti che influiscono sulla scelta e sul disegno dei processi di robotizzazione per un determinato gestionale.

Nella fase di valutazione, gli studi professionali che cercano soluzioni di robotizzazione possono affidarsi ad esperti. Tuttavia è bene tenere a mente un concetto base: il processo che porta alla scelta di un percorso di robotizzazione risponde a diversi e variegati fattori.

Ecco dove diventa interessante: Profis e la sua migrazione verso il cloud.

Riguardo Profis, Sistemi S.p.A. ha scelto di portare il software sul cloud tramite la tecnologia di virtualizzazione Citrix. Questa scelta presenta delle sfide significative quando si parla di robotizzazione. In un ambiente Citrix, i robot di automazione dei processi possono sperimentare alcuni problemi nel riconoscere i controlli dell’interfaccia utente, dovendo invece fare affidamento su tecniche di riconoscimento ottico. Questo non solo rende la robotizzazione più complicata e propensa ad errori, ma può anche influire negativamente sulle prestazioni.

Inoltre, la virtualizzazione attraverso Citrix può presentare problemi di latenza, che si traducono in ritardi tra l’azione dell’utente e la risposta del sistema. Non solo: altri problemi possibili sono legati alla stabilità dell’applicazione, a crash inaspettati e problemi di interoperabilità con dispositivi periferici come stampanti. Infine, in un ambiente Citrix, le applicazioni legacy che non sono state progettate per l’uso simultaneo da parte di più utenti talvolta comportano problematiche di concorrenza.

Sulla base della nostra esperienza possiamo asserire con certezza che quando si tratta di disegnare soluzioni di robotizzazione per questo gestionale, problemi di questo tipo sono alquanto comuni.

Quindi, esiste una via per una soluzione RPA per Profis?

Nonostante vi siano piattaforme RPA in grado di offrire soluzioni specializzate per Citrix, queste sono spesso fuori dalla portata economica dei commercialisti. In più, la complessità tecnica della robotizzazione di Profis è amplificata dal gran numero di aggiornamenti annuali dell’interfaccia utente.

La decisione di Mentally di operare con il gestionale Profis non è una scelta univoca, ma è piuttosto il risultato di un processo multilivello che prende in considerazione vari aspetti di questo panorama.

Inizialmente, data la particolare situazione con Profis, Mentally ha deciso di concentrarsi principalmente sul ciclo di registrazione delle fatture. Questa scelta è motivata da vari fattori. Innanzitutto, sembra esistere ancora in alcune piccole realtà un certo grado di scetticismo verso l’IT tra i commercialisti più conservatori, e di conseguenza una sorta resistenza all’adozione di soluzioni tecnologiche avanzate. Resistenza che però va attenuandosi progressivamente di fronte all’evidenza: in un contesto sempre più digitalizzato, voltare le spalle allo sviluppo tecnologico significa rimanere fuori dal mercato. Leggi anche qui.

Per giunta, ci sono le varie limitazioni discusse in precedenza, tra cui il costo elevato delle soluzioni RPA. Di fronte a queste sfide, Mentally ha optato per una robotizzazione del flusso di lavoro più comune in Profis, rendendo il robot economicamente accessibile e relativamente facile da gestire per questa categoria di utenti. Questa soluzione permette di robotizzare tra il 30% e il 60% del volume delle fatture attive e passive.

Il secondo livello di intervento riguarda un aspetto più complesso: la “vaccinazione” del software. Con questo termine ci riferiamo all’introduzione nella base dati di Profis di un “vaccino” all’intelligenza artificiale, che permette di aumentare il numero di fatture registrate del 15-30%, portando il totale di fatture registrate all’incirca tra il 75% e l’85%. Questa operazione è molto più costosa, in quanto richiede un intervento semi-manuale e personalizzato caso per caso. La qualità dei risultati varia da caso a caso e dipende anche dalla frequenza dei “richiami”, che devono essere effettuati almeno una volta ogni due anni, ma che possono essere effettuati anche ogni tre mesi se lo studio ha il budget per farlo.