GiuliaCome i commercialisti che scelgono Mentally.ai per Teamsystem traggono valore dalla standardizzazione di processo.
Perché il commercialista vuole la robotizzazione? Nella maggior parte dei casi, l’idea che ci facciamo è che voglia sostituire l’operatore umano a favore della macchina. Però non è così.
Il bisogno che spinge il professionista a scegliere il robot è legato alla puntualità e alla precisione dei processi operativi. L’umano continua a mantenere un ruolo di primo piano, ma si dedica stavolta ad attività più redditizie, lasciando le attività che gli riescono meno alla tecnologia. Si tratta di sfruttare le potenzialità affinché la pianificazione del lavoro di studio sia strategico.
Troppe volte ci si imbatte in cumuli di lavoro da svolgere a ridosso degli adempimenti, troppo spesso ci si imbatte in errori da risolvere con assoluta urgenza. Standardizzare i processi serve ad evitare tutto ciò.
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I problemi della mancata standardizzazione.
Ti vogliamo fornire degli esempi che probabilmente ti suoneranno familiari. Problemi che saltano fuori ogni anno e che hanno a che fare con tutte quelle attività di precisione in cui l’essere umano non può permettersi errori, pena il ritardo cronico.
Registrazione fatture multicodice
Ecco il primo caso, un esempio lampante. Le fatture attive con più codici ricavo. Questa è certamente una delle situazioni in cui l’assenza di standardizzazione all’interno di uno studio professionale mostra le sue più grandi debolezze. Debolezze legate a un sistema di esecuzione del lavoro poco omogeneo.
Nella fase di elaborazione di fatture attive multicodice non accade infatti di rado che si lasci ampio spazio alla libera interpretazione di ciascun dipendente che, non seguendo delle linee guida prestabilite, necessariamente penalizza la generale capacità dello studio di fornire un servizio preciso e affidabile per il cliente. Queste imprecisioni si trasformano poi in incapacità di offrire un servizio di controllo di gestione accurato ed informativo.
Come il robot risolve il problema
L’abbiamo detto poco fa. Il commercialista sceglie il robot perché ha bisogno di precisione e omogeneità nell’esecuzione di tutte quelle attività che richiedono precisione.
Nel caso delle fatture attive con più codici ricavo, la necessità è di limitare quanto più possibile la discrezionalità soggettiva dei lavoratori a favore della regola che tu, titolare di studio, prediligi affinché il risultato finale risulti soddisfacente. Il robot fa esattamente questo. La standardizzazione che il robot ti permette di ottenere fa sì che quella discrezionalità umana tanto dannosa in tali processi venga drasticamente limitata, se non eliminata del tutto.
La standardizzazione la ottieni con il robot che, in base a un sistema preconfigurato, standardizzato e personalizzato per il singolo studio, esegue il lavoro sulla base di precise indicazioni.
Il robot, nello specifico, mettendo delle stringhe va a mappare X conto togliendo l’elemento discrezionalità umana a favore della regola. Il robot automaticamente imposta sempre X conto comprendendo le analogie fra descrizioni e articolo nelle righe di fatturazione.
Campo ritenuta d’acconto e ritardi nella quadratura di fine anno
Altro caso concreto in cui l’assenza di standardizzazione comporta puntualmente ritardi e non ti permette di rispettare gli adempimenti di fine anno.
Molti studi professionali, specialmente i meno avanzati dal punto di vista tecnologico sperimentano ogni anno in misura maggiore il disagio legato a un sistema lavorativo lento e poco efficace.
I ritardi sono ordinaria amministrazione nel tuo studio, eppure intorno a te noti che sempre più professionisti del tuo settore hanno scelto di prendere una direzione diversa, optando per la tecnologia. Ma tu resti in ritardo sulla tabella di marcia.
Come il robot risolve il problema
L’intervento di un robot è finalizzato a snellire e facilitare le attività di routine e burocratiche del commercialista. Una novità per alcuni, un supporto ormai consolidato per altri, il robot è uno strumento intelligente di automatizzare i processi, controllare i vari documenti, capire cosa manca, notificare eventuali problematiche.
Seguendo dei processi standardizzati, il collaboratore tecnologico registra la fattura, riconosce la ritenuta d’acconto, la legge e divide i ricavi tra ricavi con o senza ritenuta, facilitando la quadratura di fine anno.
Intercettazione dell’errore: registrazione dei corrispettivi e Reverse Charge
In entrambi i casi sottoposti il problema di fondo consiste nell’intercettazione dell’errore e nella tempestività con il quale questo viene risolto.
La mancanza di standardizzazione dei processi all’interno del tuo studio conduce necessariamente a un sistema operativo lento e inefficace dove gli errori talvolta non vengono intercettati o, nella migliore delle ipotesi, si accumulano, costringendo il lavoratore a perdere tempo prezioso per risolvere il problema nel minor tempo possibile. Cosa che non accade facilmente, dato che si tratta di operazioni che richiedono tempo e dedizione.
Come il robot risolve il problema
Il robot è in grado di segnalare casi complessi e intercettare anomalie in tempo reale, permettendoti di risolvere eventuali problematiche seduta stante.
E’ il caso dei corrispettivi, registrabili dal robot in maniera autonoma . Ciò significa che se in una determinata settimana si verifica un andamento anomalo perché qualcuno ha battuto un corrispettivo più elevato o perché banalmente si palesa un errore nell’emissione dello scontrino, il robot ti consente di agire prontamente.
Disponendo di questa possibilità, potrai informare velocemente il cliente e intervenire per tempo rispettando i tempi tecnici per annullare i corrispettivi telematicamente.
Altra capacità di intercettazione del robot è legata alle operazioni reverse charge, per le quali è in grado di intercettare già dalla fattura il codice che la identifica e portare a termine l’operazione, sistemando gli errori..
Quali altri benefici garantisce la standardizzazione promessa dal robot?
Tutti i benefici e le problematiche sulle quali interviene il robot hanno a che fare con la necessità del commercialista di risparmiare tempo e guadagnare efficienza.
Nello specifico vediamo come la robotizzazione
- ti permette l’aggiornamento in tempo reale. Con un processo standardizzato sarà più facile per te rispettare le scadenze, effettuare la dichiarazione dei redditi a fine anno senza sforare, dichiarare l’iva al cliente prima degli altri già al giorno cinque. Il problema viene trattato in maniera intelligente e automatica, abbattendo l’errore umano.
- ti permette di monitorare l’utile di impresa in tempo reale. Potrai dunque intervenire non più a dicembre, ma a settembre.
- ti permette di evitare cumuli di lavoro lasciati indietro. Spesso infatti ci si imbatte in ritardi in ambiente di fatturazione, fatture non registrate di mesi prima.
- ti permette di avere piena consapevolezza dei processi e di sapere a che punto è stata registrata la singola fattura in modo da ottenere uno stato di avanzamento nelle registrazioni contabili.
Un caso particolare. Un beneficio inaspettato
Un aspetto interessante che abbiamo notato e che i nostri utenti ci hanno notificato è che il robot, oltre a svolgere le funzioni per le quali è stato ideato, spesso nasconde delle capacità del tutto inaspettate.
Capacità che risultano particolarmente utili in casi specifici. Una tra queste è la possibilità che il robot concede al professionista di scovare eventuali comportamenti inappropriati.
Il titolare che possiede il robot ha scoperto i comportamenti inadeguati del collaboratori e, grazie alla standardizzazione, ne è venuto a conoscenza in tempo reale ed è stato in grado di risolvere in tempo reale un problema che non sapeva di avere. Si tratta di controllo di gestione. E in questo, con l’ausilio del robot puoi eccellere.
Mentally, in simbiosi con Teamsystem, fa tutto questo. E altro.
Mentally è un prodotto innovativo, risultato di anni di studi e esperienza grazie alla collaborazione tra esperti ingegneri e commercialisti. La robotizzazione sta prendendo piede, lasciando indietro gli studi professionali più arretrati. Alcuni tuoi colleghi hanno deciso di affidarsi da noi e già dopo una breve fase di sperimentazione hanno beneficiato dei primi vantaggi.
Sei curioso di conoscere l’esperienza di altri utenti? Sul nostro blog, troverai alcune interessanti testimonianze. Commercialisti che, come te, operano in Italia e hanno deciso di affidarsi alla standardizzazione per rimanere al passo con i tempi.
Si sono affidati a Mentally perché:
- permette a tutti i collaboratori, compreso il titolare oberato di lavoro, di leggere le fatture che arrivano dai clienti spendendo pochi minuti al giorno grazie a una reportistica veloce e accurata. Ne guadagni tempo da dirottare a favore di attività più redditizie per il tuo studio
- permette di mantenere il controllo persino a distanza. In malattia, in ferie, durante i weekend, il robot continua a operare in quasi totale autonomia. Le registrazioni contabili procedono con assoluta efficienza.
- garantisce puntualità nel rispetto degli adempimenti grazie allo snellimento del lavoro routinario, svolto in maniera quasi automatica. Con la robotizzazione niente più ritardi o lavoro arretrato.
E non solo….
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