GiuliaCome l’AI può aiutare i commercialisti con le fatture estere: benefici e sfide
Per una volta, dopo molto tempo,l’Italia diventa il primo paese al mondo in qualcosa. Un qualcosa che sembra portare avanti con zelo. In fatto di riscossione delle tasse il Belpaese è infatti diventata una vera superpotenza tecnologica, la prima al mondo! L’unico paese al mondo ad aver introdotto la fattura elettronica sia sul B2C che nel B2B ( e, ovviamente, anche il B2G).
Sorprendente: nessuno in Europa, né tantomeno negli Stati Uniti, dove una tale innovazione condurrebbe ad un vero scontro civile, aspirerebbe a raggiungere i livelli di eccellenza digitali da noi raggiunti.
In Francia nel 2020 è iniziato un processo di digitalizzazione delle fatture per le transazioni tra imprese (B2B) con l’obiettivo di rendere obbligatoria la fatturazione elettronica entro il 2025. A partire dal 2023, le grandi aziende sono tenute a emettere e ricevere fatture in formato elettronico. Questo requisito sarà esteso alle medie imprese nel 2024 e a tutte le imprese dal 2025.
Polonia, Romania, Danimarca; tutti hanno una roadmap per l’ introduzione delle fatture elettroniche.
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Quali sono le conseguenze per le fatture di acquisto scambiate tra paesi europei ed extraeuropei?
I commercialisti, in questi casi, sono ancora costretti ad agire manualmente: queste fatture, come in passato, vengono eseguite manualmente, talvolta attraverso un processo piuttosto contorto. La fattura deve essere letta da un operatore di studio, sia essa cartacea o in formato PDF; successivamente i vari dati vengono inseriti nel software gestionale, il quale provvederà a creare un file XML e a inviarlo all’agenzia delle entrate.
Si tratta di una gran perdita di tempo e sicuramente dell’ennesimo lavoro noioso da svolgere anche per gli studi commercialisti italiani. L’argomento viene trattato anche qui.
Ma L’intelligenza artificiale può aiutarci con le fatture estere?
La risposta è ovviamente sì. Il problema, semmai, si presenta altrove. Diamo ora una sbirciata al passato: torniamo a prima del 2015, momento in cui la nuova intelligenza artificiale si è affermata.
Al tempo esisteva comunque una tecnologia chiamata optical character recognition, OCR, che trasformava i caratteri in una fattura stampata in caratteri digitali. Malgrado ciò, i problemi sussistevano e assumevano varie forme. Vediamone alcune:
- Foglio inclinato o stropicciato
- Inchiostro un po’ schiarito che comportava errori
- Caratteri difficili da riconoscere da altri che portavano ad errori di ortografia
- L’incapacità di capire gli elementi della fattura causavano difficoltà nel catalogare elementi come data, importo iva, importo totale , numero articoli etc.. gli errori erano significativi
- Incapacità di comprendere il layout, ovvero il disegno, della fattura…
Pian piano, dal 2015 e soprattutto dal 2022 in poi, il deep learning, la computer vision hanno determinato un drastico miglioramento della situazione. Gli errori sui caratteri, secondo alcune statistiche, sono diminuiti del 38%. La velocità di esecuzione è aumentata notevolmente, merito dell’hardware; la capacità di evitare errori ortografici e di identificare la struttura del documento è cresciuta parecchio.
Risultato?
Il risultato più semplice e, forse, lapalissiano è che ad oggi in Italia le fatture estere potrebbero essere convertire in file XML autonomamente dalle macchine. Certo rimarrebbe in ogni caso una buona dose di errore, la quale andrebbe gestita attraverso un processo di robotizzazione intelligente del flusso di lavoro al fine di limitare l’intervento del commercialista solo a casi particolari o a particolari aspetti della fattura. In tal modo, si avrebbe l’opportunità di abbassare drasticamente la quantità di tempo di cui il professionista ha bisogno per maneggiare le fatture di spesa estere.
Diverse ditte hanno chiesto a Mentally, la nostra proposta, di introdurre queste nuove tecnologie all’interno del processo di robotizzazione del ciclo passivo; la grande domanda però rimane: il problema è sentito dai professionisti? Poi, un servizio di robotizzazione sarebbe ritenuto importante al punto da giustificare un investimento?
In sostanza, il servizio consisterebbe nel richiedere ai clienti di inviare le fatture cartacee ad una email specifica oppure caricarle su un sito web; un sistema robotico provvederà dopo a creare l’ XML ed ad inviarlo all’ agenzia delle’ entrate automaticamente.
Se il robot dovesse incappare in un problema e avere bisogno di un feedback, verrebbe interpellato un apposito sistema di interazione.
Perché il commercialista ha sempre più bisogno del robot?
Negli ultimi anni, molti professionisti del settore, soprattutto quelli che operano in ambienti dinamici e innovativi, hanno scelto di adottare sistemi automatizzati e al passo con i tempi per aumentare l’efficienza e migliorare il lavoro in team. La robotizzazione di processo, infatti, ha dimostrato di essere un valido alleato per i commercialisti, non solo perché evita che lo studio rimanga indietro rispetto alla concorrenza ma anche perché,grazie ad essa, il personale viene liberato da tutte quelle operazioni tediose e ripetitive che dovrebbero essere appannaggio della macchina.
L’adozione di sistemi automatizzati, come Mentally, ha permesso ai commercialisti di ottenere molteplici vantaggi. Grazie all’ausilio della nostra soluzione, infatti, i professionisti che usufruiscono del gestionale Teamsystem, riescono ad ottenere risultati sorprendenti.
Coloro che già si affidano a Mentally hanno notato un notevole potenziamento delle funzioni legate al gestionale ( leggi qui e qui) nonché tutta una serie di altri benefici che hanno a che fare con il perfezionamento delle performance di studio. Eccone alcuni:
- Efficienza e rapidità: il robot svolge gran parte delle attività di routine in modo autonomo, riducendo significativamente la possibilità di errori.
- Personale motivato: grazie al lavoro continuo del robot, i collaboratori hanno maggior tempo per concentrarsi su attività più stimolanti e redditizie.
- Circolo virtuoso: la maggiore dedizione del personale e il miglioramento dei servizi porta a soddisfare pienamente le esigenze dei clienti.
- Snellimento del lavoro di studio: l’adozione del robot non disturba i processi lavorativi esistenti. Si adatta ad essi, apportando alcune modifiche, determinandone un significativo potenziamento.
- Organizzazione strategica del team di studio: l’integrazione del robot permette di valorizzare le competenze del personale e di indirizzarlo verso la gestione del nuovo collaboratore digitale.
Vuoi liberare il tuo studio dalle attività ripetitive e fornire al tuo team le risorse per concentrarsi su attività che generano valore? Affidati a Mentally. La robotizzazione di processo è diventata una tendenza tra i professionisti italiani e, oltre a comportare notevoli vantaggi economici, offre un’efficienza senza pari. Prenota una sessione di consulenza gratuita con gli esperti Mentally e scopri come implementare questa innovazione nel tuo studio in soli trenta minuti.
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