GiuliaValutare il vero ritorno sull’investimento nella contabilità robotizzata
La robotizzazione di processo offre numerosi vantaggi per le aziende e per gli studi professionali. Tra questi, figura un aumento del guadagno e dell’efficienza organizzativa grazie alla riduzione degli errori e all’autonomia nella gestione delle mansioni di routine. Inoltre, permette di migliorare la ritenzione dei clienti, offrendo servizi più utili e completi basati sull’analisi delle fatture. Quest’ultimo, punto dolente per molte realtà professionali, dove il tempo sembra non bastare per coordinare le varie mansioni e quindi garantire al cliente una certa efficienza. Ne parliamo anche qui.
Una delle caratteristiche distintive della robotizzazione è la sua capacità di operare in modo continuo, eliminando i tempi morti dovuti alle ferie o alle assenze dei lavoratori. In questo modo, si riducono i ritardi negli adempimenti e si aumenta la produttività. A confermarlo è uno studio professionale operante nelle Marche che da tempo si affida alla robotizzazione; leggi la testimonianza.
L’uso di robot dotati di intelligenza artificiale consente di dialogare rapidamente e in modo intelligente con gli utenti, facilitando il controllo del lavoro svolto e permettendo di dedicare più tempo ad attività strategiche.
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Ma possiamo stimare il vero ritorno d’ investimento in maniera concreta? Oseremo dire in maniera contabile?
Per valutare il ritorno d’investimento di un robot dobbiamo guardare a delle situazioni tipo che riguardano la tipologia di studio, la tipologia di processo robotizzato e la tipologia di gestionale.
Prendiamo in esame studi che utilizzano il Gestionale Teamsystem per questo articolo.
Esiste un novero di processi che possono essere robotizzati. Qui te ne indichiamo alcuni:
- Importazione fatture dal cassetto fiscale- casi particolari
- Registrazione fatture
- Registrazione corrispettivi
- Riconciliazione delle transizioni bancarie in modalita’ semplice
- riconciliazione delle transizioni bancarie in modalita’ avanzata.
- Compilazione ed invio F24
- Liquidazione IVA
- E molti altri…
Prendiamo in considerazione per il momento i processi connessi alla registrazione contabile delle fatture e dei corrispettivi per semplificare i calcoli.
Per impostare un calcolo quantitativo dobbiamo definire i parametri o i KPIs che intendiamo misurare; sulla base della nostra diretta esperienza ne riportiamo alcuni:
- Numero di ore lavorate risparmiate e valore economico associato
- Tempo per arrivare al break even economico.
- Monetizzabilità delle ore risparmiate
- Tempo di formazione e trasformazione dello studio, learning curve
- Benefici nella sfera intangibile quali attrattività, migliore qualità di lavoro, autostima, soddisfazione personale etc..
Allo stesso tempo dovremmo focalizzarci nello specifico su tre tipologie di studio:
- Studi con meno di 3 persone dedicate alla contabilità
- Studi con 5-10 persone dedicate alla contabilità
- Studi con 10-30 persone dedicate alla contabilità
I KPIs che abbiamo definito prima tipicamente oscillano tra tipologia di studio e casistica specifica. L’impatto più significativo è dato dalla struttura organizzativa e dalla capacità di recepire il cambiamento.
Riportiamo però alcuni numeri per ottenere un quadro complessivo più nitido.
Gli studi che appartengono all’ultima categoria, con 10-30 persone, hanno ritorni di investimento più cospicui, tipicamente un valore economico di ore risparmiate pari a 4 o 5 volte il costo del robot. In questi casi, la monetizzazione è immediata dal momento che di frequente i collaboratori operano part-time oppure perché la riduzione del numero delle ore pagate nell’ammontare annuale risulta operazione facile.
Il tempo per arrivare al break-even è di solito di qualche mese dopo la curva di apprendimento. In questi studi, il KPI più difficile da gestire è quello del tempo impiegato per raggiungere il regime. Spesso si tratta di strutture tipo corporate dove non tutti i collaboratori remano nella stessa direzione. Il modo più efficace per far fruttare l’investimento in questo contesto è quello di identificare un capitano con vero potere decisionale e responsabilità per il successo nell’implementazione della robotizzazione.
Guardiamo ora agli studi nella categoria 5-10 persone che si occupano di contabilità. Anche in questo caso, ritorno economico di ore lavorate e payback ottengono risultati piuttosto positivi, tipicamente tra 2-4 volte il costo del robot e meno di mezzo anno dopo la fase di formazione.
Generalmente la fase di formazione è più fluida e si risolve in tempi minori, ma possono sempre verificarsi forti variazioni. La monetizzazione avviene di solito spostando e riorganizzando il personale verso attività a più alto valore aggiunto oppure semplicemente attraverso una più stabile presenza offerta al cliente.
In termini di risparmio diretto, abbiamo osservato una diminuzione delle ore lavorate dei collaboratori part-time a partire dal secondo anno quando lo studio ha collaudato i processi. Inoltre, in molte circostanze esiste una fascia di personale che, ad esempio, gradisce restare a casa il venerdì in maniera sistematica e questo non può che rappresentare un win-win.
Per gli studi sotto le 3 unità lavorative, il ritorno d’investimento è fortemente legato alla monetizzazione delle ore di consulenza e può variare sensibilmente; si va da un fattore 1.5 ad un fattore 5 per chi ha attività di consulenza remunerative. Qui, però, la curva di apprendimento è solitamente abbastanza veloce e lo studio entra a regime in pochi mesi, specie se il partner è molto presente. In questa categoria sono molto importanti i ritorni di tipo intangibile come qualità del lavoro, autostima e attrattività.
Mentally su misura del tuo studio professionale
Tra i diversi studi che usufruiscono del gestionale Teamsystem e che da anni si affidano alla nostra proposta, Mentally, figurano un’ampia gamma di situazioni differenti alle quali la robotizzazione ha saputo adattarsi con grande facilità. Questo perché, una volta operata la scelta di passare a una gestione dei processi più all’avanguardia, il commercialista ha la possibilità di confrontarsi con i nostri esperti al fine di disegnare la soluzione più giusta in base alle esigenze dello studio professionale. Tutto ciò affinché sperimenti i vantaggi di tale scelta nel minor tempo possibile. Come già detto in precedenza, non si tratta esclusivamente di vantaggi economici, ma di tutta una serie di benefici che si ripercuotono sul benessere dei collaboratori, sulle modalità di lavoro e, non ultimo, sulla qualità delle mansioni eseguite da ciascuno. Approfondiamo l’argomento anche qui. Grazie a Mentally infatti lo studio professionale:
- guadagna tempo prezioso a favore di attività più stimolanti e remunerative. Il robot lavora di notte, nei weekend, persino durante le ferie per abbattere i momenti morti.
- evita accumuli di lavoro che impediscono di rispettare gli adempimenti. Mentally infatti riesce ad eseguire in quasi totale autonomia fino al 96% delle attività contabili, interagendo in maniera semplice e veloce con l’utente attraverso feedback.
- riesce ad organizzare meglio la sua squadra di collaborazione. Perché è il robot ad occuparsi delle mansioni ripetitive, l’intero team potrà essere riorganizzato in modo da sfruttare al meglio e indirizzare in maniera efficace le capacità di ognuno.
Questi solo pochi dei vantaggi citati poc’anzi. Vuoi conoscerne altri per aiutare il tuo studio a progredire? Prenota una sessione gratuita di trenta minuti con i nostri esperti. Comincerai a compiere i primi passi di un percorso volto verso il successo.
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