GiuliaGli studi che usano Teamsystem in comunione con la robotizzazione di processo raggiungono standard qualitativi superiori alla media italiana.
Ti sei mai chiesto se i tuoi collaboratori sono soddisfatti degli attuali sistemi operativi? I sistemi attuali sono in grado di valorizzare le capacità di ognuno?
In molti casi non è così. Gli studi professionali meno digitalizzati insistono nell’investire le energie del personale in mansioni poco redditizie, di scarso valore, ma soprattutto demotivanti. I professionisti di nuova generazione non sono più disposti ad accettare modalità di lavoro tanto obsolete quanto inefficaci ed improduttive per i loro assistiti.
Giornate intere spese in operazioni routinarie, in un momento in cui gran parte degli studi professionali si sta convertendo alla digitalizzazione dei processi produttivi.
Perché sperperare le energie di lavoratori capaci in operazioni che possono essere svolte da sistemi automatizzati quando avvalendosi di questi ultimi le capacità del personale qualificato potrebbero essere declinate in situazioni a più alto valore aggiunto?
Perché scegliere di perdere tempo e risorse?
La risposta è spesso una: abitudine. Stavolta leggiamo la testimonianza di un giovane professionista di uno studio di Rimini, Davide Maioli, che da diversi mesi sperimenta i benefici del robot Mentally.ai in collaborazione con il gestionale Teamsystem.
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E’ vero che la professione del commercialista ha scarso appeal tra i tuoi coetanei?
-Per statistiche di questo senso, non credo sia totalmente vero. Io credo che in realtà abbia appeal. Magari non è pubblicizzata bene. I giovani probabilmente sono più propensi ad andare in un’azienda piuttosto che in uno studio commerciale.
Al di là dell’ambito professionale, che rapporto hai con il digitale?
-Sono un utilizzatore del digitale, ma non mi reputo un esperto. So usare il computer in maniera generale, quindi pacchetto office, internet, risoluzione problemi. Poi quando entri in una professione ti abitui al gestionale di lavoro.
Diversamente dai miei colleghi senior, penso in cloud. Pensare ai siti, produttori di software, agli operatori del web come imprese che hanno una licenza che eventualmente possono comunicare con altre; variabili che si interconnettono e dialogando con uno e l’altro riesci a fare entrare in armonia i software, proponendo così il tuo servizio sul mercato, come il commercialista fa. I miei colleghi più anziani sono meno abituati a sperimentare nuove funzionalità che i software offrono.
Perché questa diffidenza per il digitale secondo te?
-Va detto anzitutto che l’agenzia delle entrate negli ultimi tempo ha spinto parecchio il processo di digitalizzazione dall’anno in cui la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria.
Prima di allora però il lavoro si svolgeva con cartaceo e funzionava bene per i vecchi standard.
Secondo me i colleghi hanno difficoltà a passare al digitale perché hanno la sensazione che il metodo tradizionale sia più facilmente gestibile e alla loro portata .Quando invece ci si affida al digitale, lo si fa rivolgendosi ad altre imprese, al virtuale, percependo la sensazione di perdita di controllo sull’output, su quello che stai facendo. O almeno in parte.
Il tuo studio lavora con noi da circa un anno, quali sono i pro per un giovane professionista?
-Vedi il mondo che cambia e sai di poterti adattare velocemente alla nuova operatività che spesso è più efficiente e più conveniente, sia che si tratti di digitale o di nuovi assetti organizzativi.
Essendo tu protagonista del cambiamento, impari a valorizzare i cambiamenti futuri che verranno. Ovviamente poi il progresso è essenziale per tutti noi perché non solo ti tiene a galla sul mercato, ma rappresenta una grande opportunità di crescita, di benessere. Un caffè in più, una vacanza in più perché hai finito di lavorare prima. Questo è il progresso.
Per quanto riguarda il tuo studio quali sono stati gli scetticismi iniziali in merito all’acquisizione del robot?
-Premetto che i nostri titolari hanno una forte propensione all’innovazione. Ci tengono al miglioramento e al potenziamento del team. Lo scetticismo principale ha riguardato le procedure di lavoro. In generale sul fatto che il robot potesse rappresentare un guadagno per il costo della contabilità perché sapevamo per certo che le vecchie procedure funzionavano, seppure lentamente.
Arriva il robot, un insieme di elementi diversi, un modo diverso di operare, l’incognita è: funzionerà, ci farà risparmiare? Reinventare le procedure di lavoro, seppur parzialmente,è stato il fattore di rischio e di dubbio più impellente. L’abbiamo superata e il robot è riuscito a sradicare persino lo scetticismo più rigido.
Cosa consiglieresti a un tuo giovane collega che non usa il robot?
-Consiglierei di parlare con te e capire di cosa si tratta. Una volta stabilito se e come il robot possa aiutare lo studio in base alla quantità di mansioni da gestire manualmente e altri fattori, consiglierei di adibire una o due persone all’introduzione del robot.
Successivamente suggerirei di selezionare una manciata di clienti sostanziosi, che abbiano abbastanza materiale su cui lavorare e molto materiale ripetitivo, iniziare a lavorare su di loro, per poi produrre dei risultati costanti nell’arco di alcune settimane di funzionamento pieno del robot.
E infine presentare i risultati al resto del personale. Secondo me in quel momento, quando c’è già la procedura di lavoro ricostruita, lo scetticismo più rigido può essere infranto.
Un grande beneficio?
-Il primo è il risparmio di ogni clic, ogni fase di registrazione della fattura che, idealmente sembra un nulla, però ripetuto per ogni fattura per ogni singolo giorno dell’anno, fa la differenza. Trasferire il lavoro ripetitivo sul robot ci permette di essere lucidi per mansioni più utili, come per i controlli. Il secondo grande beneficio è che quando noi non lavoriamo il robot rimane operativo.
Il vantaggio esiste assolutamente per il commercialista, per chi elabora i dati; noi siamo un centro di elaborazione dati, esistiamo per fornire determinate informazioni al cliente, informazioni che non può ottenere altrove. La visione che gli proponiamo noi commercialisti è esclusiva e averla aggiornata, se il cliente la richiede, è essenziale.
Grazie al robot hai assunto una posizione di responsabilità in pochi mesi nonostante la tua età. Come è successo?
-E’ successo perché c’era necessità di affidare il robot a qualcuno che non avesse attrito, a un qualcuno che fosse dotato di una mentalità più aperta e flessibile. Noi abbiamo creduto nella proposta sin da subito, convinti del fatto che il progresso sta alla base di tutto ciò che è positivo per noi.
Quali sono le funzioni del Robot che hanno dato una marcia in più a Davide e al suo team?
In questa sezione tratteremo di qualcosa di più concreto: in che modo il robot sfoltisce così drasticamente i cicli operativi degli studi in cui opera?
Ebbene, una volta compreso che il robot non è altro che un veloce e preciso collaboratore digitale, il quadro diventa più chiaro. Alcuni tuoi colleghi che usufruiscono di Teamsystem hanno scelto la nostra proposta, Mentally, un Robot ideato per le esigenze specifiche del commercialista. Questo perché Mentally:
- opera in maniera quasi totalmente autonoma dialogando con l’utente in maniera semplice e veloce in modo tale da sfoltire il lavoro senza interferire sulla capacità di controllo dei cicli operativi.
- rende il lavoro dei tuoi collaboratori più stimolante e redditizio. Svolge fino al 96% delle operazioni contabili abbassando drasticamente il margine d’errore.
- restituisce valore al tuo tempo. Se tu vai in vacanza, continua a lavorare con assoluta efficienza
- facilita la fidelizzazione del cliente. Mentally consente di eliminare il rischio di imbattersi in ritardi e criticità, garantendo un servizio fluido ed efficace.
- Ti offre l’opportunità di accrescere la tua base utenti senza dover investire grosse porzioni del tuo fatturato in acquisizione di nuovi assistenti.
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