Il Futuro del Lavoro Digitale: Notifiche per Tutti, Indipendentemente dalla Proficienza o dal Tempo Disponibile
Se per molti il digitale è ormai diventato necessario per lo svolgimento di qualsiasi mansione, per alcuni professionisti resta qualcosa di misterioso.
Lo scetticismo che le più piccole realtà mostrano nei confronti del mondo dell’informatica e della digitalizzazione porta talvolta il commercialista di vecchia generazione a credere che il robot sia uno strumento complicato per le sue competenze (leggi anche qui). Tali blocchi non fanno che generare un’enorme sperequazione tra gli studi professionali, spingendo di forza i meno digitalizzati verso la periferia del mercato. Una situazione di cui spesso sono responsabili però gli stessi commercialisti che, nonostante il vasto materiale a disposizione, continuano a trascurare i benefici dei robot contabili, tema già affrontato nel nostro blog molteplici volte. Rendiamo più chiari questi benefici: lo schema sottostante illustra come possano influire sulle diverse aree operative strategiche dello studio.
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Come abbiamo spiegato in molti dei nostri articoli, il robot contabile ha la capacità di aiutare lo studio e i servizi di business, introducendo un importante elemento di scalabilità dell’attività, proprio come accade per le aziende che vendono prodotti ( leggi qui). Grazie all’immediatezza del dato, il robot consente di innalzare la percezione di qualità da parte del cliente e quindi, chiaramente, la ritenzione. I robot, per loro natura, sono progettati per registrare tutte le operazioni da loro svolte. Da qui, capire il motivo per cui molti studi non possono più rinunciarvi è facile: i robot diventano una risorsa davvero preziosa per monitorare i processi interni. Soprattutto in un periodo in cui la professione contabile sembra attrarre sempre meno giovani e gli studi faticano a reperire personale qualificato e motivato, approfondiamo l’argomento anche in quest’articolo.
Da dove nasce la nostra idea?
Per la progettazione di questi robot contabili ci siamo avvalsi di studi e conoscenze sviluppate nella Silicon Valley, tenendo in considerazione un’ampia gamma di tipologie di utenti, inclusi quelli di esigua o scarsa digital literacy. A tal proposito, è sulla base di questa bassa digital literacy del contabile medio rispetto alla sofisticazione e l’apprendimento di un nuovo strumento, che abbiamo deciso di strutturare l’esperienza dell’utente attorno al concetto di notifica segmentata e stratificata. Non solo. Tra gli elementi presi in considerazione in fase di progettazione figurano anche le esigenze più pressanti del commercialista: tempo, rispetto delle scadenze, gestione della diversità di ruoli in ufficio ( partner, esperto contabile, personale di supporto ecc.).
Risultato delle ricerche? Un robot su misura del commercialista italiano
Si tratta di Mentally.ai. L’interazione tra il robot Mentally e il personale dello studio contabile si impernia, in gran parte, sull’utilizzo delle notifiche. Tale sistema ha un impatto positivo e significativo anche per il personale con quoziente di digitalizzazione basso così come per i meno inclini al pieno uso delle funzionalità dei software di studio.
Le notifiche di Mentally.ai infatti possono aiutare gli utenti meno digitalizzati o molto impegnati a ottenere il massimo dal software, potenziandone le funzionalità, soprattutto nelle aree di:
- Comprensibilità: Le notifiche di Mentally.ai sono formulate in un linguaggio chiaro e semplice, con istruzioni comprensibili anche per gli utenti meno esperti.
- Gestione delle Notifiche: Il sistema di notifiche di Mentally.ai è progettato per evitare un sovraccarico informativo, aspetto fondamentale per gli utenti con bassa digital literacy che potrebbero sentirsi sopraffatti da un eccesso di notifiche.
- Sistema Stratificato: Mentally.ai organizza le notifiche in base all’importanza o alla rilevanza, permettendo agli utenti di capire quali richiedono un’attenzione immediata e quali possono essere gestite in un secondo momento.
- Supporto all’Apprendimento: Mentally.ai fornisce un’efficace formazione iniziale che descriveremo in un altro articolo, e opportunità di apprendimento continuo, inclusi tutorial o suggerimenti che spiegano il funzionamento delle notifiche e come personalizzare le impostazioni.
- Personalizzazione: Mentally.ai permette agli utenti di personalizzare le impostazioni delle notifiche, una funzionalità particolarmente utile per gli utenti con bassa competenza digitale.
- Aumento della Fiducia: Le notifiche, se ben progettate, possono aumentare la fiducia degli utenti nell’utilizzo del software. Se un utente riceve notifiche che comprende e riesce a gestire, si sentirà più a suo agio nell’utilizzare il robot.
- Interazione Guidata: Le notifiche del robot Mentally.ai possono guidare l’interazione dell’utente con il software. Per gli utenti meno digitalizzati, le notifiche possono servire come prompt per i passaggi successivi, facilitando l’uso del software.
Numerosi impegni e mansioni da svolgere velocemente?
Tra i vantaggi per i manager e i dipendenti più occupati vi sono:
- Efficienza: Le notifiche possono evidenziare rapidamente le questioni che necessitano di un intervento immediato, risparmiando tempo che altrimenti sarebbe speso cercando informazioni nei vari strumenti software.
- Prioritizzazione: Le notifiche stratificate permettono ai manager di concentrarsi sulle questioni più urgenti o importanti, massimizzando l’uso del loro tempo.
- Monitoraggio: Grazie alle notifiche, i manager possono facilmente monitorare le performance dell’azienda, i progressi sui progetti o le questioni relative al personale.
La realizzazione di Mentally tiene conto di entrambe le tipologie di utenti, permettendo a ciascuno di sfruttare al meglio le funzionalità del software. Per saperne di più clicca anche qui. A testimoniare la veridicità di quanto detto finora e a confermare i benefici elencati sono alcune ricerche nel campo dell’interazione Uomo-Macchina (HCI). Un esempio è quella condotta da Gloria Mark, professoressa di Informatica all’Università della California, Irvine, esperta in HCI: la ricerca dimostra come le interruzioni frequenti possano influenzare negativamente la produttività. Le notifiche ben progettate e stratificate, come quelle attraverso cui anche Mentally comunica, aiutano a minimizzare tali interruzioni. Inoltre, un rapporto del Nielsen Norman Group, leader nel campo dell’usabilità e dell’esperienza utente sottolinea l’importanza delle notifiche personalizzabili volte ad aumentare l’efficienza e la soddisfazione dell’utente. Questa è una caratteristica chiave delle notifiche Mentally.ai: consente agli utenti di adattare le notifiche a seconda delle loro esigenze specifiche.
E’ vero che Mentally alleggerisce il lavoro
Lo confermano molti di quelli che da tempo sperimentano le funzioni del robot. Sul nostro blog potrai trovare una serie di articoli-testimonianza dove i nostri clienti raccontano la loro esperienza con Mentally. Alcuni hanno optato per il robot in un periodo in cui la robotizzazione in Italia era meno conosciuta rispetto ad altre aree del mondo; altri invece hanno cominciato più tardi, rassicurati dalle opinioni dei loro colleghi. Nessuno di loro tornerebbe alla vecchia situazione lavorativa, questo è certo. Mentally ha snellito i processi lavorativi in maniera talmente drastica da alleggerire lo spirito del team, adesso libero di focalizzarsi su attività più stimolanti, di maggiore responsabilità e più remunerativi in termini economici per lo studio. L’ingresso del robot all’interno della squadra non solo ha risposto ai bisogni di collaboratori ormai esausti di lavorare a ritmi frenetici, ma ha migliorato i servizi offerti al cliente. Un circolo virtuoso in cui a godere dei benefici sono tutti i profili professionali della tua squadra di collaborazione, nessuno escluso. Questo perché, riassumendo i concetti già esposti:
- il robot riesce a dialogare con l’utente in maniera semplice e veloce, proponendo un’interfaccia familiare al commercialista che utilizza Excel
- il robot riesce a svolgere, al posto dell’essere umano e con maggiore precisione, quasi la totalità delle operazioni che gravano sull’intera squadra e che rallentano sia i processi di gestione e maggiore responsabilità che quelli in apparenza più semplici e ripetitivi.
- il robot svincola il professionista dallo schermo del computer. Poiché sarà la macchina ad eseguire le mansioni di routine, i tuoi collaboratori avranno modo di affiancare il cliente, garantendo maggiore presenza ed efficienza.
Fermiamoci qui. Ora possiedi informazioni sufficienti per agire a favore della tua attività. Se anche tu hai bisogno di adattare il tuo studio professionale agli odierni standard qualitativi, prenota una sessione gratuita di trenta minuti con i nostri esperti.
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